Аутсорсинг главного бухгалтера — полный цикл учёта командой

Распределение ролей

• Что передаёте: полный цикл от обработки первичных документов до бухгалтерской отчётности, с двойным контролем каждой операции и заменой специалиста при болезни. Организация учёта и решение по спорным операциям остаются у руководителя
• Полномочия и квалификация: ФЗ-402 ст. 7 ч. 1 и 3 — учёт организует руководитель, а исполнение работы он вправе передать по договору; ст. 7 ч. 8 — спорную операцию закрывает его письменное распоряжение; ст. 7 ч. 6 — квалификация исполнителя: высшее образование, стаж и отсутствие неснятой судимости за экономические преступления; физлицо отвечает этим требованиям лично, фирма через одного штатного работника
• Отчётность и доверенность: годовую отчётность подают в налоговый орган не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года (ФЗ-402 ст. 18 ч. 5). При обязательном аудите аудиторское заключение подают вместе с отчётностью либо в течение 10 рабочих дней после его даты, но не позднее 31 декабря года, следующего за отчётным. Право подписи и доверенность оформляют до этих сроков
• Цена: аутсорсинг главного бухгалтера — от 20 000 ₽/мес, итоговую сумму определяет расчёт под объём операций
• Убытки и полномочия: со штатного главного бухгалтера по общему правилу взыскивают не больше среднего месячного заработка, а исполнитель-предприниматель при нарушении договора возмещает убытки заказчика, если договор не устанавливает иное. Право подписи отчётности договор автоматически не переносит

Директору, у которого учёт уже ведёт штатный расчётчик или он сам, стоит сравнить задачи своей команды с нашим полным циклом аутсорсинга главного бухгалтера. Сначала проверьте, кто в вашей компании обрабатывает первичные документы, проверяет операции, готовит и сдаёт отчётность. Затем выясните, как оформляются разногласия по спорным операциям и кто вправе подписывать отчётность, и только после этого сравнивайте цену с окладом штатного сотрудника.

Хватает ли компании нынешнего распределения учётных задач?

Нынешнего распределения хватает, если у каждой задачи полного цикла есть исполнитель и проверяющий. Цикл состоит из приёмки и обработки первичных документов, ведения учёта, расчёта налогов, проверки операций, подготовки и сдачи отчётности. Для каждой задачи отметьте, кто делает её у вас и кто проверяет результат. Задачи, у которых нет исполнителя или проверяющего, передают аутсорсеру, остальные остаются у команды.

Руководитель, у которого текущий учёт уже ведёт расчётчик, до договора согласует, кто обрабатывает первичку, проверяет операции, готовит и сдаёт отчётность. Как оформляются разногласия по спорным операциям и кто вправе подписывать отчётность за компанию, определяет конкретный договор. Состав бухгалтерских услуг для бизнеса закрывает перечень задач текущего учёта, а какие из более сложных задач компания добавляет и кому их поручает, определяет согласованный объём работ.

Профессиональный стандарт «Бухгалтер» (приказ Минтруда России от 21.02.2019 № 103н) описывает трудовые функции бухгалтера и уровни квалификации, от 5 для текущего учёта до 8 для консолидированной отчётности и управления услугами аутсорсинга. Уровень квалификации — ступень, которую стандарт присваивает функции. Штатное расписание стандарт не определяет, и компании вводить отдельную должность методолога или подписанта уровня 8 он не обязывает. Свою команду сравнивают с полным циклом по задачам.

Кому закон предъявляет требования к квалификации главбуха и внешнего исполнителя?

Главный бухгалтер организаций закрытого перечня должен соответствовать трём требованиям части 4 статьи 7 ФЗ-402. В перечень входят публичные акционерные общества, кроме кредитных организаций, страховые организации, негосударственные пенсионные фонды, акционерные инвестиционные фонды, управляющие компании паевых инвестиционных фондов, эмитенты, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам (кроме кредитных организаций), и организации бюджетной сферы, которые готовят консолидированную отчётность. К главному бухгалтеру такой организации закон предъявляет три требования:

• высшее образование;
• стаж работы с бухучётом или аудитом не менее трёх лет из последних пяти — или пяти лет из последних семи без профильного образования;
• отсутствие неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления.

Часть 6 той же статьи регулирует исполнителя по договору отдельно, и от того, входит ли заказчик в перечень части 4, она не зависит. Физическое лицо-исполнитель обязано само соответствовать всем трём условиям. Юридическое лицо-исполнитель обязано иметь в штате по трудовому договору не менее одного специалиста, который им соответствует. Это требование к исполнителю действует для любого заказчика. Для штатного главбуха компании вне закрытого перечня часть 4 дополнительных требований не устанавливает.

Переходное исключение части 2 статьи 30 ФЗ-402 касается только тех, кому ведение бухучёта поручили до вступления закона в силу. Нового исполнителя оно не защищает: ему нужно соответствовать условиям частей 4 и 6.

Директор вправе запросить подтверждение этой квалификации у любого исполнителя, не только у того, кто обслуживает компанию из закрытого перечня.

Какие работы входят в аутсорсинг главбуха и какие обязанности остаются у компании?

Мы берём на себя полный цикл работы — от обработки первичных документов до формирования бухгалтерской отчётности, с двойным контролем каждой операции. Приёмку документов, ведение учёта, расчёт налогов, подготовку и сдачу отчётности мы не делим между разными подрядчиками с разными зонами ответственности. Кто именно подписывает готовую отчётность, стороны согласуют отдельно. Если специалист временно отсутствует, его заменяют, поэтому работа не прерывается из-за одного человека.

Организация самого учёта остаётся обязанностью компании: договор эту часть работы не переносит. По части 1 статьи 7 ФЗ-402 организовать учёт обязан руководитель. По общему правилу он вправе передать по договору исполнение этой работы, но саму обязанность организовать учёт передать нельзя. На практике это значит одно: первичные документы нужно передавать исполнителю вовремя, иначе двойному контролю не с чем сверять.

Если в компании уже есть штатный расчётчик, а услугу подключают поверх его работы, состав задач стоит явно развести в договоре: какие операции остаются за штатным сотрудником, а какие переходят исполнителю. Совмещение регулирует договор, профстандарт его не определяет. Наше предложение — полный цикл, вариант с сохранением штатного расчётчика согласуют отдельно. Если в уже поданной отчётности могли накопиться ошибки прошлых периодов, их состояние проверяет восстановление бухгалтерского учёта.

Каким образом команда проверяет операции и заменяет отсутствующего специалиста?

Каждую операцию при аутсорсинге главного бухгалтера проверяют два специалиста, а между аналитическим и синтетическим учётом ежемесячно проводят сверку. Двойной контроль идёт по каждой операции: ошибка, которую пропустил один специалист, попадает на проверку второму до того, как операция ляжет в отчётность.

Ежемесячная сверка решает другую задачу. Итоговую сумму по аналитическим счетам, то есть в разрезе конкретных контрагентов и договоров, раз в месяц сопоставляют с суммой на синтетическом счёте того же участка учёта. Расхождение сумм вскрывает ошибку, которую двойной контроль на уровне одной операции пропустил. Например, операцию отразили в синтетическом учёте, но не разнесли по аналитике, или наоборот.

Если специалист временно отсутствует, например болеет, его заменяют, и ведение учёта на время его отсутствия не приостанавливается. Для компании, которая уже сталкивалась с паузой в учёте из-за отпуска или увольнения штатного бухгалтера, встроенная замена убирает именно этот риск.

Тот же принцип действует там, где бизнес выбирает удалённое ведение бухгалтерского учёта: передача документов и двойная проверка тогда идут в цифровом формате, независимо от того, работает ли специалист в офисе клиента.

Чем ответственность штатного главного бухгалтера отличается от ответственности исполнителя на аутсорсинге?

Материальная ответственность штатного главного бухгалтера по Трудовому кодексу по общему правилу ограничена его средним месячным заработком. Больше можно взыскать только в случаях, которые перечисляет ст. 243 ТК РФ: например, при умысле, при недостаче ценностей, полученных по отдельному письменному договору, или по приговору суда. Для главного бухгалтера есть ещё одно основание: трудовой договор с ним может прямо установить полную материальную ответственность (часть 2 той же статьи и пункт 10 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52). Без этих оснований главбух отвечает в пределах своего среднего заработка, даже если ущерб компании доказан.

Исполнитель по договору возмездного оказания услуг, если он действует как предприниматель, при нарушении договора возмещает убытки заказчика, даже если считает, что сделал всё возможное. Так закон устроен, если закон или договор не устанавливает иное. Освободить его может только непреодолимая сила, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства (ст. 401 п. 3 ГК РФ). Для физлица по договору гражданско-правового характера (ГПХ), которое предпринимателем не является, это правило автоматически не действует: если договор об ответственности молчит, оно отвечает при вине и само доказывает её отсутствие (ст. 401 п. 1 и 2 ГК РФ). Тот, кто систематически оказывает платные услуги без регистрации, может отвечать как предприниматель (ст. 23 п. 4 ГК РФ). Нарушение обязательств контрагентами исполнителя, отсутствие на рынке нужных товаров и нехватка денег непреодолимой силой не считаются.

Заказчик вправе требовать доказанные убытки: реальный ущерб и упущенную выгоду (ст. 15, 393 ГК РФ). По общему правилу они возмещаются полностью, но закон или договор вправе установить меньший размер. Исключение — умышленное нарушение обязательства, где такое условие ничтожно (ст. 401 п. 4 ГК РФ). Договор может и вовсе установить ответственность только при вине исполнителя. Поэтому до подписания проверьте, отвечает ли исполнитель независимо от вины и есть ли в договоре предел суммы. За соответствие фактам первичных документов, которые составили другие лица, исполнитель не отвечает (ч. 3 ст. 9 ФЗ-402).

Из таблицы следует практический вывод для директора, который сравнивает штатную ставку с подрядом. Полная ответственность штатного главбуха требует одного из оснований ст. 243 ТК РФ или отдельной строки в трудовом договоре. При аутсорсинге такая ответственность действует по общему правилу, если её не ограничил сам договор. Мы дополнительно возмещаем штрафы, начисленные по нашей вине. Это условие услуги «Аутсорсинг главного бухгалтера», точные условия возмещения уточняют в договоре.

Кто и в каком объёме отвечает за ошибки, которые аутсорсер обнаруживает после передачи дел, разбирает ответственность за ошибки в бухгалтерском учёте. Ответственных определяют закон и фактически исполнявшиеся обязанности. Приказ и договор показывают распределение задач. Ответственность подрядчика перед компанией — отдельный слой, его определяет договор.

Сколько стоит аутсорсинг главного бухгалтера и от чего зависит цена?

Аутсорсинг главного бухгалтера у нас стоит от 20 000 ₽ в месяц, это стартовая цена. Итоговую сумму под объём операций компании определяет расчёт, который делают перед заключением договора.

Цена зависит от объёма операций, числа сотрудников, системы налогообложения и передаваемых участков учёта: подробнее в статье «Стоимость ведения бухгалтерского учёта». Если директор сравнивает эту цену напрямую с окладом штатного сотрудника, сравнение получается неполным: кроме оклада компания платит страховые взносы и обеспечивает рабочее место с учётной программой. Как посчитать обе стороны на одном объёме работ, показывает статья «Аутсорсинг бухгалтерии или штатный бухгалтер».

Кто принимает решение и кто отвечает, если руководитель и главный бухгалтер расходятся во мнениях по учёту?

Решение при разногласиях между руководителем и бухгалтером остаётся за руководителем. Он даёт письменное распоряжение: принять или не принять данные первичного документа к учёту, отразить или не отразить объект в отчётности (часть 8 статьи 7 ФЗ-402). И он один отвечает за то, что в итоге получилось: за информацию, созданную распоряжением, либо за достоверность представления финансового положения, финансового результата и движения денежных средств. Правило действует одинаково для штатного главбуха и для исполнителя на аутсорсинге. Спорная операция закрывается письменным распоряжением руководителя, и это не снимает ответственности исполнителя за иные нарушения.

Договор об оказании услуг право подписи отчётных документов автоматически не переносит. Документы, которые компания подаёт в налоговые органы, подписывает руководитель или представитель по доверенности. Кто именно, стороны согласуют отдельно.

Письменное распоряжение и доверенность решают разные задачи. Распоряжение — это решение руководителя по спорной операции: пока его нет, спор с исполнителем не закрыт. Доверенность — это право подписывать отчётные документы за компанию: без неё подписать их вправе только сам руководитель. Поэтому директору нужны оба документа заранее, до спора или проверки.

Подпись по доверенности важна и для того, кто подписывает. По разъяснению Пленума Верховного Суда РФ субъектом преступления по статье 199 УК РФ может быть директор или представитель, уполномоченный доверенностью подписывать отчётные документы за налоговый (расчётный) период. Таким представителем может оказаться и главный бухгалтер, если он сам подписывает документы для налоговой по такой доверенности. Поэтому полномочия подписанта лучше определить в доверенности заранее.

Чем аутсорсинг главного бухгалтера отличается от полного бухгалтерского сопровождения и от простого ведения учёта?

У нас три предложения с пересекающимися задачами, строгой иерархии уровней между ними нет. Ведение бухгалтерского и налогового учёта охватывает обработку первички, ежемесячную выверку с контрольными органами и сводки по оборотам и задолженностям. Аутсорсинг главного бухгалтера охватывает полный цикл, двойной контроль операций, ежемесячную сверку аналитического и синтетического учёта, зарплатный и кадровый блок и замену специалиста при болезни. Комплексное сопровождение включает анализ предыдущих периодов, учётную политику, настройку 1С, регламенты документооборота, обучение и сопровождение при налоговых проверках.

Жёсткой иерархии между тремя услугами нет. Состав работ, формат ежемесячных материалов и цену конкретного пакета стороны фиксируют в договоре, название услуги этого не определяет. Тот же выбор повторяется в отраслевых версиях: у бухгалтерии продавца на маркетплейсе, в бухгалтерском сопровождении НКО и в бухучёте сельского хозяйства и КФХ.

Чем найм главного бухгалтера по совместительству (неполная занятость) отличается от аутсорсинга функции?

У главбуха-совместителя, как правило, есть дневной лимит — не более четырёх часов, кроме дня, свободного по основному месту работы. У аутсорсинга такого лимита нет: объём работы определяет только договор с исполнителем. Главный бухгалтер по совместительству — штатный сотрудник по отдельному трудовому договору, который прямо называет работу совместительством. Такую занятость специалист вправе оформить у любого числа компаний, если иное не предусмотрено федеральным законом, но её продолжительность ограничена: не более четырёх часов в день, а в дни, свободные по основному месту работы, можно отработать полный день. За месяц продолжительность работы по совместительству не превышает половины месячной нормы рабочего времени.

Эти ограничения части 1 статьи 284 ТК РФ не действуют в трёх случаях. Первый: работник приостановил работу по основному месту, потому что зарплату задерживают больше 15 дней (ст. 142 ТК РФ). Второй: его отстранили от работы по основному месту, потому что по медицинскому заключению нужен временный перевод на другую работу на срок до четырёх месяцев, а он отказался или такой работы нет (ч. 2 ст. 73 ТК РФ). Для главного бухгалтера по основному месту такое отстранение возможно только с его письменного согласия (ч. 4 ст. 73). Третий: иные случаи, которые установило Правительство.

Требования к квалификации главбуха — образование, стаж и отсутствие судимости за экономические преступления — распространяются на совместителя так же, как на любого штатного главбуха, если организация относится к закрытому перечню части 4 статьи 7 ФЗ-402. Часть 6 статьи 7 ФЗ-402 написана для договора оказания услуг и к штатному совместителю, оформленному трудовым договором, не применяется.

Аутсорсинг часами в день не ограничен, объём работы определяет договор. Совместитель вне свободного от основной работы дня, как правило, ограничен четырьмя часами в день независимо от фактической потребности компании.

Кто отвечает за защиту данных при работе внешней команды?

Компания-заказчик как обладатель коммерческой тайны сама устанавливает режим её охраны, прежде чем эта защита начнёт действовать. Обязательный минимум состоит из пяти мер:

• определить перечень охраняемых сведений;
• ограничить доступ к ним;
• учитывать, кому доступ предоставлен;
• урегулировать порядок использования информации работниками и контрагентами по гражданско-правовым договорам;
• промаркировать материальные носители грифом «Коммерческая тайна» с указанием обладателя.

Компания вправе дополнить этот минимум и другими техническими средствами защиты, если ей нужно больше.

Со своими штатными работниками компания регулирует охрану тайны трудовыми документами. По статье 11 ФЗ-98 работодатель обязан ознакомить сотрудника с перечнем сведений и режимом под расписку, а сотрудник обязан соблюдать этот режим и не разглашать сведения даже после увольнения, в течение всего срока действия режима коммерческой тайны.

С фирмой-аутсорсером эти отношения регулирует гражданский договор. Обязательный минимум мер режима, включая урегулирование порядка использования информации контрагентами по гражданско-правовым договорам, закон возлагает на обладателя информации (часть 1 статьи 10 ФЗ-98). Договорные обязанности самого исполнителя стороны закрепляют отдельно: порядок его доступа к данным и обязанность ограничить доступ своего персонала.

Нарушение режима влечёт дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность виновного лица, в зависимости от того, кто нарушил режим и при каких обстоятельствах. По этому закону не отвечает тот, кто использовал информацию, не имея достаточных оснований считать это использование незаконным, в том числе если доступ к ней получен случайно или по ошибке. Но по требованию обладателя тайны такое лицо обязано принять меры по охране конфиденциальности (статья 14 ФЗ-98). Директору, который передаёт учёт наружу, стоит свериться с текстом самого договора на обслуживание: закрепляет ли он доступ исполнителя к данным и обязанность ограничить доступ его персонала.

Аутсорсинг главного бухгалтера в АФ «Решение» — состав услуги и порядок начала работы

Разбор дел начинается с изучения текущего состояния учёта и требований к отчётности конкретной компании. Цену называем после этого разбора.

• Разберём состав работ под конкретный бизнес до договора.
• После оценки объёма работ назовём итоговую цену и зафиксируем её в договоре.
• Покажем, какие сверки, сводки и материалы входят в согласованный объём.

АФ «Решение» входит в ТОП-3 в региональном рейтинге. Работа аудиторов застрахована — страхование профответственности ИНГОССТРАХ, 15 млн ₽.

Контакты:

• 📞 +7 (383) 310-00-10
• 📧 office@audit-reshenie.ru
• ✍️ Оставить заявку
• 💰 Абонентское бухгалтерское обслуживание — стоимость
• 📋 Аутсорсинг главного бухгалтера — команда экспертов вместо одного сотрудника

Читайте также

• Состав бухгалтерских услуг для бизнеса — полный перечень задач текущего учёта
• Полная стоимость штатного бухгалтера и аутсорсинга — счётная схема сравнения обеих моделей
• Ответственность за ошибки в бухгалтерском учёте — кто отвечает, директор, главный бухгалтер или подрядчик
• Удалённое ведение бухгалтерского учёта — документооборот без визитов в офис
• Бухгалтерия продавца на маркетплейсе — особенности учёта для торговли на маркетплейсах
• Бухгалтерское сопровождение НКО — учёт целевых поступлений и отчётность НКО
• Бухучёт в сельском хозяйстве и КФХ — особенности учёта на ЕСХН
• Восстановление бухгалтерского учёта — что делать, если в учёте накопились ошибки

Часто задаваемые вопросы