Аутсорсинг бухгалтерии или штатный бухгалтер — что в цене

Затраты и риски

• Что считать: годовые расходы на штатного бухгалтера (оклад, страховые взносы, рабочее место, программа) и цену аутсорсинга на тот же объём работ. Модели сравнивают за один год и по одному перечню задач
• Нормы: ФЗ-402 ст. 7 ч. 1 и 3 — учёт организует руководитель, он вправе поручить его штатному сотруднику или подрядчику; НК РФ ст. 425 п. 3 — страховые взносы 30% в пределах базы и 15,1% сверх неё; ТК РФ ст. 241 и ГК РФ ст. 15 и 393 — предел ответственности штатного бухгалтера и объём возмещения от фирмы
• Период расчёта: модели сравнивают за один календарный год. Льготный тариф страховых взносов для малого и среднего бизнеса компания подтверждает заново каждый год, а первый год штатной модели дороже на разовую покупку программы
• Цена: ведение учёта ООО — от 5 096 ₽/мес, абонентское обслуживание — от 15 000 ₽/мес, цены без НДС. Это нижние границы цены при неопределённом объёме, и со штатной суммой напрямую их сравнивать нельзя. Штатный бухгалтер при окладе 100 000 ₽/мес обходится компании примерно в 1 651 400 ₽ за первый год (оклад, взносы по тарифу 30%, программа и её сопровождение). В эту сумму не вошли компьютер, мебель и платная замена
• Предел взыскания: со штатного бухгалтера по общему правилу взыскивают не больше среднего месячного заработка, и только при доказанном ущербе (ТК РФ ст. 241, исключения — ст. 243). Фирма по договору при нарушении договора возмещает убытки полностью, если договор не устанавливает меньше (ГК РФ ст. 15, 393)

Оклад штатного бухгалтера и абонентскую плату аутсорсера нельзя сравнивать напрямую: за этими цифрами стоят разные наборы расходов. Кроме оклада компания платит за штатного бухгалтера страховые взносы и обеспечивает ему рабочее место с учётной программой. Отпуск уже входит в его годовую сумму, а при болезни часть оклада за пропущенные дни заменяет пособие, первые три дня которого платит компания. При аутсорсинге компания взносы за работника не платит. Чья программа и база используются и кто платит за их сопровождение, решает договор.

Меняется и цена ошибки. По общему правилу со штатного сотрудника взыскивают не больше среднего месячного заработка, и только при доказанном ущербе и основании ответственности. Полную ответственность закон допускает лишь по отдельным основаниям. Бухгалтерская фирма по договору при нарушении договора возмещает убытки заказчика, если договор не устанавливает иное, и закон не ограничивает эту сумму средним заработком.

Чтобы сравнить модели, нужна годовая смета на один и тот же объём работ: расходы на штат считают по известным статьям, а цену аутсорсинга запрашивают у подрядчика под тот же перечень задач.

Закон разрешает выбрать штат или подрядчика по договору

Закон разрешает оба пути. Руководитель организации либо поручает учёт главному бухгалтеру или другому штатному сотруднику, либо заключает договор об оказании услуг со сторонним исполнителем. Обязанность организовать учёт устанавливает ФЗ-402 ст. 7 ч. 1, а оба способа её исполнить перечисляет часть 3 той же статьи.

Есть и третий вариант: руководитель ведёт учёт сам. Так вправе поступить руководитель компании, которой разрешены упрощённые способы учёта, и руководитель субъекта среднего предпринимательства. Компаниям из ч. 5 ст. 6 ФЗ-402, например обязанным проходить аудит и микрофинансовым организациям, этот вариант закрыт.

За организацию учёта в обоих случаях отвечает руководитель: он либо поручает работу своему сотруднику, либо передаёт её по договору. Расходы и предел ответственности при ошибке у этих вариантов разные.

Из чего складывается стоимость штатного бухгалтера сверх оклада

Оклад — только часть реальной стоимости штатного бухгалтера: сверх него компания платит страховые взносы и обеспечивает рабочее место с учётной программой. Отпуск сотрудника уже оплачен из его годовой суммы. При болезни часть оклада за пропущенные дни заменяет пособие, и первые три дня его платит компания. При аутсорсинге программу компания согласует отдельно: договор определяет, чья лицензия и база используются, кто платит за обновления и сопровождение программы и как компания получает доступ и выгрузку данных при завершении обслуживания.

Страховые взносы — 30% в пределах базы, 15,1% сверх неё

Пока выплаты сотруднику с начала года не превысили предельную величину базы, компания платит взносы по единому тарифу 30%. С выплат сверх этой величины ставка — 15,1% (НК РФ ст. 425 п. 3). На 2026 год предельная величина базы — 2 979 000 ₽. Оклад бухгалтера в 100 000 ₽ в месяц за год до этой границы не доходит, поэтому взносы с него компания платит по ставке 30%.

Субъекты малого и среднего бизнеса (МСП) платят 15% с той части месячной выплаты, которая превышает 1,5 МРОТ, то есть полтора минимальных размера оплаты труда (НК РФ ст. 427 п. 2.4, п. 13.3). С 1 января 2026 года эта льгота положена не каждому субъекту МСП. Основной ОКВЭД компании, то есть код её основного вида деятельности, должен входить в перечень, утверждённый Правительством РФ, и быть заявлен как основной в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Доходы от всех видов деятельности из этого перечня в сумме должны составлять не менее 70% всего дохода по итогам отчётного (расчётного) периода. Право на тариф компания подтверждает заново каждый год: при несоответствии условиям льготу теряют с начала того года, в котором оно допущено.

МРОТ на 2026 год — 27 093 ₽, значит порог 1,5 МРОТ — около 40 640 ₽. Если компания под эти условия не подходит, она платит по общему тарифу 30% и 15,1%.

Право на льготу компания проверяет сама: по своему основному ОКВЭД и по структуре дохода. Чего стоит непроверенная льгота, видно из клиентского кейса АФ «Решение». Сельскохозяйственная организация со 105 сотрудниками с апреля 2020 по декабрь 2023 года, то есть 3 года и 9 месяцев, вела учёт своими силами и платила взносы по ставке 30%, хотя как субъект МСП могла платить 15% с выплат свыше МРОТ. За это время переплата дошла до 10 млн ₽. Ошибку нашли только в начале 2024 года, когда компания сменила аудитора и заказала обязательный аудит за 2023 год: аудиторы увидели, что льготу не применяли вообще. Уточнённые расчёты по страховым взносам (РСВ) сдали за три последних года. За периоды, которые в этот срок уложились, компании вернули 8,5 млн ₽. Дальше она стала платить взносов примерно на 235 000 ₽ в месяц меньше. Условий про ОКВЭД и 70% дохода тогда ещё не было, но компания ни разу не проверила, положена ли ей льгота. Для компании, которая ведёт учёт своими силами, риск переплаты остаётся прежним и сегодня.

Тот же механизм сработал во втором клиентском кейсе — возврате переплаты по взносам и ЕСХН. Сельскохозяйственная организация с апреля 2020 по сентябрь 2023 года, 3 года и 6 месяцев, тоже платила 30% вместо 15% и переплатила 2,8 млн ₽. Ошибку увидели специалисты АФ «Решение», когда внедряли в учётную базу компании автоматизированный модуль расчёта ЕСХН: взносы для этого отдельно никто не проверял. В обоих случаях тариф не сверяли с условиями льготы.

Налог на доходы, отпуск, больничный и рабочее место

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) сверх оклада компания не платит. Она удерживает его из уже начисленного оклада по пятиступенчатой шкале 13/15/18/20/22% (НК РФ ст. 224 п. 1). Сотрудник получает на руки меньше, а расходы компании от этого не растут.

Ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней в году (ТК РФ ст. 115). Пока бухгалтер в отпуске, участок учёта либо стоит, либо его ведёт замена, и её работу тоже нужно оплатить. Первые три дня больничного оплачивает компания, дальше пособие платит Социальный фонд (ФЗ-255 ст. 3 ч. 2 п. 1).

Рабочим местом, компьютером и учётной программой бухгалтера обязан обеспечить работодатель (ТК РФ ст. 22). Цену компьютера и мебели компания считает по своей закупке, в дальнейший расчёт эта статья не входит. Для учётной программы уровня ПРОФ ориентир — 23 000 ₽ разово. Сопровождение программы стоит по тарифу «1С:ИТС ПРОФ» (договор на обновления и поддержку 1С) на 12 месяцев: рекомендованная цена 68 400 ₽, а 57 000 ₽ — льготная цена только при непрерывном продлении договора ИТС. Это выбранный тариф сопровождения, обязательным платежом для каждого штатного бухгалтера он не является.

Абонентская плата закрывает согласованный объём работы

На аутсорсинге компания платит абонентскую плату за согласованный объём работы. Работа сверх этого объёма оплачивается отдельно, если договор не включил её в абонентскую плату. Отпуск или болезнь сотрудника подрядчика не создают у заказчика кадровых выплат: отпускных и оплаты больничных дней в этой модели нет. Как обеспечивается непрерывность обслуживания, проверяют в договоре.

Какие услуги входят в абонентскую плату?

Бухгалтерский и налоговый учёт — это ведение учёта ООО (УСН, ОСНО) от 5 096 ₽/мес и абонентское бухгалтерское обслуживание от 15 000 ₽/мес, без НДС. Это стартовые цифры: состав и итоговую стоимость конкретного пакета фиксирует договор после оценки объёма работы. В объём работ входит:

• регистрируем первичные документы, считаем налоговую базу и формируем бухгалтерские записи;
• ведём учёт основных средств и товарно-материальных ценностей и взаиморасчёты с партнёрами и сотрудниками, поэтому остатки на балансе и суммы задолженностей компания получает уже посчитанными;
• обрабатываем операции в 1С и каждый месяц сверяемся с ФНС и фондами, поэтому база 1С остаётся актуальной.

По согласованному объёму эта работа уходит с компании: закрытый месяц учёта она получает готовым.

Полный цикл идёт от приёмки документов до публикации годовой отчётности. Состав ежемесячной отчётности и аналитики определяет конкретный договор. Ежемесячные сводки по денежным оборотам и задолженностям контрагентов и отдельная подготовка управленческой отчётности — от 10 000 ₽/мес без НДС — это разные результаты. Какие из них войдут в пакет, в каком формате и с какой периодичностью, решает договор.

Отдельно считаем расчёт зарплаты сотрудников компании и работу с обособленными подразделениями. Учёт НДС тоже отдельная строка, и таких строк две. Если компания стала плательщиком НДС, это учёт и подготовка декларации от 6 000 ₽/квартал без НДС. Если она совмещает налоговые режимы или ведёт облагаемые и необлагаемые НДС операции в рамках одного режима, это раздельный учёт от 8 000 ₽/мес без НДС. У каждого участка своя цена, и при необходимости обе строки заказывают одновременно. Документы передаём и принимаем удалённо: удалённое ведение бухгалтерского учёта присутствия бухгалтера в офисе компании не требует.

От чего зависит цена аутсорсинга бухгалтерии

Цена аутсорсинга зависит от объёма операций, числа сотрудников, системы налогообложения и того, какие участки учёта передаёт компания. Ведение учёта ИП (УСН, ОСНО или патент) и ООО (УСН или ОСНО) стоит от 5 096 ₽ в месяц, абонентское обслуживание — от 15 000 ₽ в месяц, цены без НДС. Участки вне согласованного объёма компания заказывает отдельно, а включение каждого участка и его оплату фиксирует договор. Учёт НДС и подготовка декларации стоят от 6 000 ₽ в квартал без НДС, расчёт зарплаты и кадровый учёт — от 600 ₽ за сотрудника без НДС, управленческая отчётность — от 10 000 ₽ в месяц без НДС.

Цены стартовые, точную сумму называем в договоре после оценки объёма операций компании. Чем больше объём операций, чем больше сотрудников и чем больше участков учёта компания передаёт, тем выше сумма в договоре.

Риски компании при аутсорсинге бухгалтерии и способы их снизить

За первичный документ, который компания составила и передала с ошибкой, отвечает она сама. Исполнитель ведёт учёт по договору об оказании услуг и не отвечает за то, что чужие первичные документы расходятся с реальными фактами хозяйственной жизни (ФЗ-402 ст. 9 ч. 3). Он обрабатывает то, что ему передали.

Если руководитель и исполнитель разошлись в оценке данных, последнее слово остаётся за руководителем. Он письменным распоряжением принимает данные к учёту и один отвечает за созданную информацию (ФЗ-402 ст. 7 ч. 8).

Этот риск снижают две вещи: опись при каждой передаче документов и письменное подтверждение спорных решений, письмом или отметкой в системе документооборота. Тогда видно, где заканчивается ответственность компании за первичные документы и начинается ответственность исполнителя за их обработку. Если возникнет спор с налоговым органом или с самим исполнителем, опись покажет, какие документы и когда компания передала.

У штата ответственность ограничена средним заработком, у фирмы по договору — полным возмещением убытков

Штатный бухгалтер и фирма по договору отвечают за один и тот же ущерб по-разному. Со штатного сотрудника компания взыскивает не больше его среднего месячного заработка. Больше можно только там, где это прямо разрешает ТК РФ или другой федеральный закон (ТК РФ ст. 241).

Весь ущерб сотрудник возмещает в случаях, которые перечисляет часть 1 ТК РФ ст. 243. Среди них умысел, состояние опьянения, приговор суда, недостача ценностей, которые сотрудник получил по отдельному письменному договору. Для главного бухгалтера есть ещё одно основание вне этого перечня: часть 2 той же статьи допускает записать полную ответственность в его трудовой договор.

Для главного бухгалтера этот же предел подтверждает Пленум Верховного Суда РФ № 52. Если в трудовом договоре нет условия о полной ответственности и нет иных оснований для неё, с главбуха взыскивают не больше среднего месячного заработка (Постановление Пленума ВС РФ № 52, п. 10).

Сколько по договору возмещает бухгалтерская фирма

Бухгалтерская фирма работает по договору как предприниматель. Если она нарушила договор, она возмещает убытки заказчика, пока договор или закон не устанавливает иное. Освободить её от возмещения может только непреодолимая сила, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства. Нарушение обязательств её контрагентами и нехватка у неё денег непреодолимой силой не признаются (ГК РФ ст. 401 п. 3).

Размер возмещения по общему правилу полный: и прямые потери компании, и упущенная выгода (ГК РФ ст. 15, ст. 393). Закон не ставит для этой суммы потолок в рублях, но сам договор вправе задать меньшее возмещение. Исключение — умышленное нарушение обязательства: условие об ограничении ответственности за него ничтожно (ГК РФ ст. 401 п. 4). Поэтому до подписания договора проверьте, отвечает ли фирма независимо от вины или только при вине и есть ли в договоре предел суммы.

Разницу между двумя моделями компания оценивает как риск и гарантированной суммой её не считает. Часть возможного ущерба сверх среднего месячного заработка компания покрывает из своих денег, если исполнитель штатный. По договору с фирмой закон возлагает эту часть на фирму, если сам договор не ограничил её меньшей суммой.

Сравнение стоимости штатного бухгалтера и аутсорсинга по одной счётной схеме

Чтобы оценить полную стоимость штатного бухгалтера и аутсорсинга, обе модели считают по одним правилам: за один год, при одинаковом объёме работ и по одному перечню денежных статей. Цена «от» для такого сравнения не подходит. Оклад или абонентская плата — лишь часть суммы: к ней добавляются страховые взносы, рабочее место и программа для штата. Предел ответственности при ошибке в этот счёт не входит, его сравнивают отдельно как риск. Счёт идёт от условного оклада 100 000 ₽/мес, свою цифру компания подставит вместо него. Опубликованные 15 000 ₽/мес без НДС у аутсорсинга — нижняя граница цены при неопределённом объёме. Готовым предложением на тот же перечень задач эта цифра не является.

Последняя строка таблицы описывает риск, а расходом она не является: в годовую сумму эта строка не входит и денег не требует, пока ошибка не произошла.

Штатная модель добавляет к окладу страховые взносы и рабочее место. Страховые взносы на аутсорсинге несёт исполнитель, эту статью расходов компания не платит. Рабочее место и программу аутсорсинг снимает с компании не автоматически: чья лицензия и база задействованы и кто платит за обновления, решает договор. Третье отличие — цена ошибки. Это риск, и расходом он не считается, поэтому в годовую сумму он не входит. Предел ответственности штата и фирмы описан в предыдущем разделе.

При окладе 100 000 ₽/мес и общем тарифе взносов сумма перечисленных статей первого года штатной модели — около 1 651 400 ₽. Она складывается из оклада с уже включённой оплатой отпуска — 1 200 000 ₽, взносов — 360 000 ₽, разовой покупки программы — 23 000 ₽ и выбранного тарифа её сопровождения — 68 400 ₽. Это условный итог перечисленных статей. Полной ценой рабочего места он не является: компьютер и мебель компания считает отдельно по своей закупке, а сопоставимую цену аутсорсинга на тот же перечень задач называет подрядчик после оценки объёма. Платная замена на время отпуска добавится к этой сумме, только если компания её организует, цену задаёт выбранный вариант.

Если в этот год были больничные, сумма не растёт на фиксированную величину: часть оклада за дни болезни заменяет пособие, и его первые три дня компания платит из своих средств. При льготном тарифе 15% с выплат свыше 1,5×МРОТ сумма перечисленных статей выходит дешевле — около 1 544 552 ₽. Абонентское обслуживание за год стартует от 180 000 ₽ без НДС, а итоговую сумму задаёт согласованный объём участков учёта.

Чтобы получить сопоставимую цифру, компания фиксирует для обеих моделей один и тот же список и запрашивает у подрядчика цену именно под этот перечень. В список входят: сколько документов и операций в месяц, какой налоговый режим, сколько сотрудников в штате, нужен ли учёт НДС, раздельный учёт или оба этих участка сразу, какая отчётность и сколько точек у бизнеса, что компания оставляет за собой. Иначе на руках окажутся два ориентира разного объёма. Первый год штатной модели отдельно несёт разовую покупку программы: повторные годы дешевле на эту сумму, поэтому годовую оценку и оценку на повторный год сравнивают раздельно.

Когда штатная модель бухгалтера оправдана, а когда выгоднее аутсорсинг

Выбор проверяют годовым расчётом на одинаковый объём работ. Одно число операций ответа не даёт. Большое число участков учёта — учёт, зарплата, склад, валютные операции — само по себе не доказывает, что штат выгоднее: для него всё равно считают начисления, взносы, рабочее место и программу. Узкий и стабильный объём тоже не гарантирует, что аутсорсинг дешевле: ответ даёт только предложение подрядчика на тот же перечень работ.

Если работы хватает на полный рабочий день, посчитайте годовые расходы на штат и сравните их со сметой подрядчика на те же участки. Если работы меньше, оклад, взносы и рабочее место всё равно оплачивают полностью, поэтому для небольшого или сезонного объёма запросите цену аутсорсинга на тот же объём. Дешевле ли он в конкретном случае, показывает договорное предложение, сам узкий профиль работы этого не показывает.

Кроме цены сравнивают непрерывность работы и контроль над участком: кто заменяет отсутствующего специалиста и как компания получает доступ к данным. Мы оцениваем объём операций и число сотрудников до расчёта цены. Возможен и смешанный вариант: часть работы остаётся в штате, а внешняя команда ведёт согласованный объём учёта. Кто подписывает готовую отчётность, директор или представитель по доверенности, стороны фиксируют отдельно.

Объём операций — не единственный критерий выбора. Второй критерий — цена типичной ошибки в учёте. Если такая ошибка стоит дороже среднего месячного заработка бухгалтера, есть смысл смотреть в сторону договора с фирмой. Закроет ли он эту часть ущерба, зависит от предела, который установит сам договор: его стоит проверить до подписания. Если ошибка стоит дешевле, решают объём операций и загрузка штатной единицы.

Ведение учёта на аутсорсинге в АФ «Решение»

Ведение бухгалтерского и налогового учёта в АФ «Решение» входит в бухгалтерские услуги для бизнеса — берём учёт целиком или отдельным участком, по договору об оказании услуг.

• Разберём состав работ под конкретный бизнес до договора.
• После оценки объёма работ назовём итоговую цену и зафиксируем её в договоре.
• Покажем, какие сверки, сводки и материалы входят в согласованный объём.

АФ «Решение» входит в ТОП-3 в региональном рейтинге. Работа аудиторов застрахована — страхование профответственности ИНГОССТРАХ, 15 млн ₽.

Контакты:

• 📞 +7 (383) 310-00-10
• 📧 office@audit-reshenie.ru
• ✍️ Оставить заявку
• 💰 Аутсорсинг бухгалтерии или штатный бухгалтер — стоимость
• 📋 Ведение бухгалтерского и налогового учёта — полный цикл учёта от приёмки документов до публикации годовой отчётности

Читайте также

• Состав бухгалтерских услуг для бизнеса — что входит в бухгалтерские услуги целиком
• Аутсорсинг главного бухгалтера — когда внешний исполнитель ведёт полный цикл учёта, а право подписи отчётности согласуют отдельно
• Удалённое ведение бухгалтерского учёта — как строится документооборот без визитов в офис
• Бухгалтерия продавца на маркетплейсе — особенности учёта для торговли на маркетплейсах
• Бухгалтерское сопровождение НКО — учёт целевых поступлений и отчётность НКО
• Бухучёт в сельском хозяйстве и КФХ — особенности учёта на ЕСХН
• Восстановление бухгалтерского учёта — что делать, если учёт нужно привести в порядок

Часто задаваемые вопросы