Удалённое ведение бухгалтерского учёта — кто подписывает отчётность

Контроль и полномочия

• Роль директора: директор остаётся владельцем учёта. Он сам подписывает отчётность или выдаёт представителю исполнителя доверенность, получает материалы в порядке, который записан в договоре, и проверяет расчёты с бюджетом справкой налоговой, не зависящей от исполнителя
• Правила взаимодействия: ФЗ-402 ст. 7 ч. 3 — договор оказания услуг законно заменяет штатного исполнителя, а обязанность организовать учёт (ч. 1) остаётся на руководителе. ФЗ-63 ст. 17.2 и 17.3 — представитель подписывает отчётность своей электронной подписью и предъявляет доверенность. НК РФ ст. 32 п. 1 пп. 10 — справка о сальдо единого налогового счёта
• Сроки и уведомление: формат работы сроки не сдвигает. Уведомление об исчисленных суммах налогов подаётся не позднее 25-го числа месяца, в котором установлен срок уплаты, когда налог уплачивают раньше подачи декларации или расчёта либо декларация по нему не установлена (НК РФ ст. 58 п. 9), остальные сроки сдачи сведены в таблицу ниже
• Цена: ведение учёта ООО на УСН или ОСНО — от 5 096 ₽/мес, абонентское обслуживание — от 15 000 ₽/мес, цены без НДС
• Ответственность: за просрочку отчётности отвечает организация: штраф 5% неуплаченного налога за каждый месяц, минимум 1 000 ₽, максимум 30% (НК РФ ст. 119 п. 1), кроме случая, когда по опоздавшей декларации налога к уплате нет (п. 3). Исполнитель не отвечает за соответствие фактам первичных документов, которые составили другие лица (ФЗ-402 ст. 9 ч. 3), а за собственную просрочку возмещает клиенту убытки, если закон или договор не устанавливает иное

При удалённом ведении учёта директор не теряет контроль: учёт ведёт человек-исполнитель по договору оказания услуг, а подпись, документы и проверка цифр остаются за директором. Это передача учёта специалисту. Программа, в которой директор вносит данные сам, к этой модели не относится.

Кто подписывает отчётность, решает клиент. При электронной подаче уполномоченный представитель подписывает документ собственной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и предъявляет доверенность, а в обязательном электронном канале ФНС это машиночитаемая доверенность (МЧД). При бумажной подаче порядок подтверждения полномочий проверяют отдельно. Если отчётность подписывает лично руководитель или сам предприниматель, доверенность не нужна вовсе.

Директор и исполнитель обмениваются первичными документами в виде электронных оригиналов с подписью или сканов бумажных оригиналов: скан служит копией для обмена и силы бумажного оригинала не имеет. Какие материалы директор получает каждый месяц, согласуют в договоре. Расчёты с бюджетом директор может проверить независимо от слов исполнителя: по справке налогового органа о сальдо единого налогового счёта на одну и ту же дату. Календарь сдачи отчётности остаётся прежним. За соответствие первичных документов, составленных другими лицами, фактам хозяйственной жизни исполнитель не отвечает (ФЗ-402 ст. 9 ч. 3).

На каком основании компания может передать ведение бухучёта удалённому исполнителю?

Руководитель вправе передать ведение бухучёта внешнему исполнителю по договору оказания услуг: закон признаёт это альтернативой штатному исполнителю (ФЗ-402 ст. 7 ч. 3). Саму обязанность организовать ведение учёта и хранение документов закон возлагает на руководителя экономического субъекта (ФЗ-402 ст. 7 ч. 1). Договор меняет только то, кто физически ведёт регистры, эту обязанность он не снимает. Есть и третий вариант: руководитель ведёт учёт лично, если у него самого есть на это право. Такое право закон даёт руководителям экономических субъектов, которые вправе применять упрощённые способы учёта, и руководителям субъектов среднего предпринимательства, кроме компаний с обязательным аудитом и других случаев из части 5 статьи 6.

Исполнитель по договору не отвечает за то, что первичные документы от сотрудников клиента не соответствуют реальным фактам хозяйственной жизни (ФЗ-402 ст. 9 ч. 3). Эту границу стоит закрепить и в самом договоре. Договор на бухгалтерское обслуживание фиксирует условия, которые стоит включить в него при переходе на удалённую модель.

Где хранятся документы и база при удалённом учёте и чем электронный оригинал отличается от скана?

Закон не назначает единый физический адрес архива или базы при работе с удалённым исполнителем: место хранения оригиналов и условия доступа стороны согласуют в договоре. До начала работы стоит закрепить пять вещей:

• у кого находятся бумажные оригиналы;
• кто владеет учётной базой и архивом;
• как директор получает к ним самостоятельный доступ и выгрузку;
• как делают резервные копии и восстанавливают доступ при сбое;
• как передают документы и базу при смене исполнителя.

Первичный документ может быть бумажным или электронным с электронной подписью, и в обоих случаях у него должны быть обязательные реквизиты (ФЗ-402 ст. 9 ч. 2, ч. 5). Бумажный дубликат электронного оригинала не требуется. Утверждённый ФНС формат нужен только тем электронным документам, для которых специальный формат установлен. Для универсального передаточного документа (УПД) действует версия 5.03 (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@), а с 1 января 2026 года прекращено действие параллельных форматов документов о передаче товаров и результатов работ. Для перевозок отдельно утверждён формат электронной транспортной накладной.

Формат работы порядок хранения документов не меняет. Первичные документы, регистры и отчётность хранит сама компания-заказчик не менее пяти лет после отчётного года (ФЗ-402 ст. 29 ч. 1). Отдельно закон требует передать документы бухучёта при смене руководителя компании (ФЗ-402 ст. 29 ч. 4). Эта обязанность не связана с тем, кто физически ведёт учёт, поэтому остаётся на компании независимо от исполнителя.

Приёмка базы и документов у прежнего исполнителя перед переходом на удалённую работу — отдельный процесс. Передача учёта новому подрядчику проходит через ту же проверку: сверку остатков и полноты документов.

Кто и чем подписывает отчётность организации при удалённом ведении учёта?

Организация определяет в договоре и в полномочиях, кто подписывает и подаёт отчётность. При электронной подаче через уполномоченного представителя он подписывает документ собственной квалифицированной электронной подписью и одновременно представляет доверенность, оформленную клиентом: своей КЭП, КЭП лица, которому клиент передал право выдавать такие доверенности (передоверие), или через нотариуса (ФЗ-63 ст. 17.2 — для юрлица, ст. 17.3 — для ИП). Сертификат самого клиента для подписи представителя не используется. Для налогоплательщиков, обязанных сдавать электронную отчётность в ФНС через представителя, эта доверенность оформляется как МЧД, и бумажной её там не заменяют.

При бумажной подаче порядок подписи и подтверждения полномочий представителя проверяют отдельно. Когда отчётность подписывает лично руководитель организации или сам предприниматель, доверенность не нужна вовсе. Подпись представителя без действующей доверенности отчётность не подтверждает: полномочия проверяются вместе с подписью.

Для организаций со среднесписочной численностью свыше 100 человек, вновь созданных организаций с численностью свыше 100 человек, крупнейших налогоплательщиков и плательщиков НДС, чью отчётность сдаёт наёмный работник или третье лицо, с 1 марта 2024 года оформить бумажную доверенность нельзя, а налоговый орган вправе отказать в приёме бумажной или сканированной: требуется именно МЧД (ФНС России, nalog.gov.ru). Доверенность оформляют заранее, до первой отчётной даты: оформленная задним числом, она не спасёт уже отправленный без неё пакет.

Какие действия согласуют перед переходом на удалённое ведение учёта?

Рабочий цикл при переходе на удалённый формат согласовывают заранее, по ходу работы его не выясняют. Перед стартом закрывают три вопроса:

• какие данные компания передаёт первой: состояние базы 1С, непереданные или просроченные первичные документы, налоговый календарь и контактное лицо для связи;
• по какому каналу идёт обмен и кто подтверждает получение документов и сообщает о пробелах;
• какой доступ на чтение к базе 1С или системе документооборота будет у директора, то есть что он может проверить сам, без запроса к исполнителю.

Это вопросы для согласования в договоре.

Какие материалы директор получает ежемесячно в рамках согласованной услуги?

Ежемесячно в рамках услуги «Ведение бухгалтерского и налогового учёта» выверяем расчёты с контрольными органами, готовим сводки по денежным оборотам и задолженностям контрагентов и предоставляем отчётность и аналитику. Перечень материалов, периодичность, формат и сроки передачи согласуем в договоре для выбранного обслуживания. Управленческая отчётность — отчёты о доходах, расходах и прибыли для решений директора, это отдельное предложение, от 10 000 ₽/мес без НДС, оно не входит в ежемесячные сверки и сводки.

Чем директор может проверить удалённого бухгалтера без визита в офис?

Контроль держится на двух независимых каналах. Первый канал — доступ к документам через электронный документооборот (ЭДО). Первичные документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу наравне с бумажными (ФЗ-402 ст. 9 ч. 5). Скан бумажного оригинала для обмена служит копией и такой силы не имеет. Какой вид документа применим и кто настраивает доступ к базе и системе документооборота, стороны согласуют до начала работы.

Второй канал не зависит от слов исполнителя. Директор вправе запросить у налогового органа справку о наличии положительного, отрицательного или нулевого сальдо единого налогового счёта напрямую (НК РФ ст. 32 п. 1 пп. 10). Форма справки — КНД 1160082 (код формы в классификаторе налоговых документов), она утверждена приказом ФНС от 05.11.2024 № ЕД-7-8/987@. Справка подтверждает только сальдо единого налогового счёта на дату выдачи, полноту и качество всего учёта она не подтверждает. Её стоит сверять с тем же сальдо на ту же дату из отчётности исполнителя. Для сверки конкретного платежа нужна другая справка — о принадлежности сумм единого налогового платежа.

Так у директора есть источник проверки, независимый от исполнителя. Расхождения цифр он разбирает с исполнителем через согласованный канал: очно, на онлайн-сессии, через электронный документооборот, по телефону или почте.

Кто отвечает за защиту персональных данных и коммерческой тайны при удалённом ведении учёта?

Персональные данные остаются под ответственностью клиента как оператора, то есть того, кто организует их обработку. Меры режима коммерческой тайны устанавливает обладатель информации: для штатных работников трудовыми документами, для подрядчика гражданско-правовым договором. Это разные правовые режимы.

Персональные данные сотрудников

Клиент как оператор вправе поручить обработку персональных данных сотрудников, например для расчёта зарплаты, другому лицу на основании договора, с согласия субъекта персональных данных (ФЗ-152 ст. 6 ч. 3). Исполнитель обязан соблюдать конфиденциальность и принимать организационные и технические меры защиты (ФЗ-152 ст. 18.1, ст. 19). Обработка без законного основания влечёт штраф по КоАП ст. 13.11: на юрлицо от 150 000 до 300 000 ₽ (ч. 1). Без письменного согласия субъекта наказывают строже: от 300 000 до 700 000 ₽ (ч. 2). Повторное нарушение поднимает обе вилки штрафа (ч. 1.1, ч. 2.1).

Коммерческая тайна

Режим коммерческой тайны обязан установить обладатель информации. По ст. 10 ч. 1 п. 4 ФЗ-98 он урегулирует порядок использования сведений своими работниками трудовыми документами, а порядок использования их контрагентами — гражданско-правовыми договорами. Это разные отношения, и условия одного не копируют механически в другой. Со штатными работниками компания регулирует охрану тайны по статье 11 ФЗ-98: знакомит сотрудника с перечнем сведений и режимом под расписку. С исполнителем порядок его доступа к данным и обязанность ограничить доступ своего персонала закрепляют отдельным пунктом договора об оказании услуг.

По этому закону не отвечает лицо, которое использовало информацию, не имея достаточных оснований считать это использование незаконным, в том числе если доступ к ней получен случайно или по ошибке. Но по требованию обладателя тайны оно обязано принять меры по охране конфиденциальности (ФЗ-98 ст. 14 ч. 4, ч. 5).

Меняются ли сроки сдачи отчётности при удалённом ведении учёта?

Формат работы календарь сдачи отчётности и уведомлений не двигает: удалённый исполнитель держит те же сроки, что и штатный бухгалтер. Уведомление об исчисленных суммах налогов — это сообщение налоговой, какую сумму и по какому налогу компания уплатит. Оно требуется только тогда, когда уплата налога, сбора или взноса наступает раньше подачи декларации (расчёта) по нему либо декларация для этого платежа не установлена вовсе (НК РФ ст. 58 п. 9). Для удалённой бухгалтерии это, например, налог с доходов сотрудников, который перечисляют раньше подачи расчёта по нему. Единый срок уплаты и срок подачи декларации по одному и тому же платежу — разные обязательства, и формулу «срок — 28-е число» нельзя переносить с одного налога на другой без проверки конкретной нормы.

Сроки приведены по действующей редакции Налогового кодекса и ФЗ-402. Когда последний день срока выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, он переносится на ближайший рабочий день (НК РФ ст. 6.1 п. 7), поэтому точную дату на текущий год сверяют по календарю. Для бухгалтерской отчётности этот перенос прямо не прописан, и её лучше сдавать без расчёта на него.

Просрочка платежа или отчёта при удалённом формате несёт тот же риск, что и при штатном бухгалтере.

Кто отвечает за позднюю отчётность при удалённом ведении учёта?

Обязанность сдать отчётность вовремя закреплена за организацией независимо от того, кто фактически вёл учёт. За просрочку декларации Налоговый кодекс предусматривает штраф 5% неуплаченной суммы налога за каждый месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1 000 ₽ (НК РФ ст. 119 п. 1). Если по опоздавшей декларации налога к уплате нет, этот штраф не применяется (п. 3), но сдать её в срок нужно. За непредставленный документ, если деяние не образует состав по статье 119 и ряду других статей НК РФ, штраф составляет 200 ₽ за каждый (НК РФ ст. 126 п. 1). Эти две нормы относятся к разным нарушениям и по одному и тому же документу не суммируются.

Отдельно КоАП добавляет штраф на должностное лицо, то есть на того, чьи обязанности фактически охватывали учёт на этом участке, например на руководителя или главного бухгалтера, за грубое нарушение требований к бухучёту. Штраф составляет от 5 000 до 10 000 ₽, при повторном нарушении от 10 000 до 20 000 ₽ либо назначают дисквалификацию на срок от одного до двух лет — запрет занимать должности в исполнительном органе организации, например директора, входить в совет директоров и управлять организацией (КоАП ст. 15.11 ч. 1, ч. 2). К исполнителю по договору эта ответственность за искажение показателей отчётности не применяется, если искажение допущено из-за того, что составленные другими лицами первичные документы не соответствуют фактам хозяйственной жизни и их не передали или передали несвоевременно для регистрации в регистрах бухгалтерского учёта (примечание 1.1 к ст. 15.11). На другие основания грубого нарушения, например отсутствие первичных документов или регистров, это исключение не распространяется.

Если просрочку допустили мы как исполнитель по договору, мы возмещаем клиенту убытки, вызванные неисполнением обязательства (ГК РФ ст. 393), если закон или договор не устанавливает иное: договор вправе ограничить размер возмещения, кроме умышленного нарушения (ГК РФ ст. 15 п. 1, ст. 401 п. 4). Мы отвечаем, даже если считаем, что сделали всё возможное. Освободить нас может только непреодолимая сила, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства. Сбой у нашего субподрядчика или нехватка у нас средств непреодолимой силой закон прямо не признаёт (ГК РФ ст. 401 п. 3).

Сколько стоит удалённое ведение учёта в АФ «Решение»?

Стоимость зависит от выбранного предложения, единого тарифа «удалённое ведение» нет: ведение учёта ООО на УСН или ОСНО — от 5 096 ₽/мес, абонентское бухгалтерское обслуживание — от 15 000 ₽/мес, подготовка управленческой отчётности — от 10 000 ₽/мес. Все три цены указаны без НДС. Они не складываются автоматически и итоговый счёт за удалённую работу не определяют. Точную стоимость и состав конкретного пакета согласуем в договоре после оценки объёма операций и участков учёта. При удалённой работе компания передаёт документы и получает материалы без визитов в офис.

Раздельный учёт по НДС, работа с обособленными подразделениями и объём документооборота влияют на итоговую цену: отдельно их оплачивают, только если эти участки не входят в согласованный пакет. От чего зависит цена ведения бухгалтерского учёта разбирает именно эти переменные, независимо от формата работы.

Ведение учёта на удалённом обслуживании в АФ «Решение»

Ведение бухгалтерского и налогового учёта удалённо — часть бухгалтерских услуг для бизнеса. Берём как полный цикл, так и отдельный участок, конкретный состав уточняем на консультации до договора.

• Разберём состав работ под конкретный бизнес до договора.
• После оценки объёма работ назовём итоговую цену и зафиксируем её в договоре.
• Покажем, какие сверки, сводки и материалы входят в согласованный объём.

АФ «Решение» входит в ТОП-3 в региональном рейтинге. Работа аудиторов застрахована — страхование профответственности ИНГОССТРАХ, 15 млн ₽.

Контакты:

• 📞 +7 (383) 310-00-10
• 📧 office@audit-reshenie.ru
• ✍️ Оставить заявку
• 💰 Удалённое ведение бухгалтерского учёта — стоимость
• 📋 Комплексное бухгалтерское сопровождение — полное бухгалтерское сопровождение компании по всей России

Читайте также

• Состав бухгалтерских услуг для бизнеса — что входит в бухгалтерские услуги целиком
• Полная стоимость штатного бухгалтера и аутсорсинга — как считать обе модели по одной схеме
• Аутсорсинг главного бухгалтера — когда внешний исполнитель ведёт учёт в полном цикле, а право подписи отчётности согласуют отдельно
• Бухгалтерия продавца на маркетплейсе — особенности учёта для торговли на маркетплейсах
• Бухгалтерское сопровождение НКО — учёт целевых поступлений и отчётность НКО
• Бухучёт в сельском хозяйстве и КФХ — особенности учёта на ЕСХН
• Восстановление бухгалтерского учёта — восстановление учёта после ошибок, пропусков или утраты документов

Часто задаваемые вопросы