Приходящий бухгалтер или бухгалтерская фирма — кто отвечает

Два исполнителя

• Чем различаются: приходящий бухгалтер — физическое лицо (специалист, ИП или самозанятый) на договоре возмездного оказания услуг (ГК РФ ст. 779), фирма — организация. Различаются они основанием ответственности за ошибку, проверкой квалификации и ценой
• Нормы передачи учёта: ФЗ-402 ст. 7 ч. 3 — руководитель вправе передать учёт по договору вместо штатной должности; ст. 7 ч. 4 и 6 — исполнитель должен иметь высшее образование, стаж (3 года из последних 5, а без профильного образования 5 из последних 7) и не иметь неснятой судимости за экономические преступления: физлицо лично, фирма через одного штатного работника; ГК РФ ст. 401 п. 3 — предприниматель при нарушении договора возмещает убытки, если закон или договор не устанавливает иное
• Отчётность и архив: годовую отчётность сдают не позднее трёх месяцев после окончания года (ФЗ-402 ст. 18 ч. 5), документы бухучёта хранят не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 ч. 1). Оба срока остаются на компании, кто бы ни вёл учёт, поэтому порядок передачи документов и замены исполнителя записывают в договор
• Цена: абонентское бухгалтерское обслуживание — от 15 000 ₽/мес без НДС. Цену приходящего бухгалтера и фирмы сравнивают по смете на одинаковый перечень работ
• Возмещение убытков: ИП и фирма при нарушении договора возмещают убытки заказчика полностью, если договор не устанавливает меньший размер (ГК РФ ст. 15 п. 1), кроме умышленного нарушения, где такое ограничение ничтожно (ст. 401 п. 4). Физлицо без статуса ИП, если договор молчит, отвечает при вине и само доказывает её отсутствие (ст. 401 п. 1 и 2). Тот, кто систематически оказывает платные услуги без регистрации, может отвечать как предприниматель (ГК РФ ст. 23 п. 4)

Приходящий бухгалтер и бухгалтерская фирма — два внешних варианта ведения учёта. Различаются они основанием ответственности за ошибку, проверкой квалификации и ценой. Обещание «мы отвечаем за ошибки» слышно от обеих сторон, но норма закона за ним не всегда одна и та же.

Если договор исполняет ИП или бухгалтерская фирма в предпринимательской деятельности, при нарушении договора они возмещают убытки заказчика, даже если считают, что сделали всё возможное. Освободить их может только непреодолимая сила, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства. Убытки по общему правилу возмещаются полностью, но договор вправе установить меньший размер, кроме умышленного нарушения, где такое ограничение ничтожно. Для приходящего специалиста без статуса ИП этот режим автоматически не действует: если договор молчит, он отвечает только при вине, а отсутствие вины доказывает он сам.

Сколько заказчик реально получит по любому из этих правил, зависит от трёх вещей. Реальные активы исполнителя повышают шанс взыскать всю сумму. Договорный предел ответственности эту сумму снижает. Страховой полис, если он есть, добавляет источник выплаты. Квалификацию закон проверяет по трём условиям: у физлица лично, у фирмы через одного штатного работника. Цену сравнивают по смете на одинаковый перечень работ.

Приходящий бухгалтер — физлицо на договоре услуг вместо штата

«Приходящий бухгалтер» — это физическое лицо: независимый специалист, ИП или самозанятый, с которым компания заключает договор возмездного оказания услуг по ведению бухучёта. По общему правилу закон разрешает руководителю выбрать этот путь вместо передачи учёта главному бухгалтеру или иному должностному лицу. Оба варианта закреплены одной и той же нормой (ФЗ-402 ст. 7 ч. 3).

Отдельной нормы о «приходящем бухгалтере» в законе нет: это бытовое название физлица-исполнителя по договору услуг, который работает вне штата компании. Юридически это самостоятельная договорная фигура со своим предметом: исполнитель обязуется по заданию заказчика вести учёт, а заказчик обязуется оплатить эту работу (ГК РФ ст. 779). К такому договору дополнительно применяются и общие положения о подряде, там, где они не противоречат правилам о возмездных услугах. Это расширяет круг норм, на которые можно опереться при споре о качестве уже выполненной работы.

Директор, который слышит от кандидата фразу «я приходящий бухгалтер», имеет дело именно с этой договорной формой. Штатным сотрудником такой исполнитель не является, организацией тоже.

Фирма обязана держать в штате минимум одного квалифицированного работника

При договоре с физлицом оно само должно соответствовать требованиям части 4 статьи 7 ФЗ-402. При договоре с фирмой закон требует у неё хотя бы одного работника с такой квалификацией по трудовому договору. Это требование к подрядчику действует независимо от категории заказчика (обе нормы — часть 6 той же статьи).

Закон устанавливает минимум: один квалифицированный сотрудник в штате фирмы. Обязанности подготовить резерв или подтверждённую замену на случай болезни, отпуска или увольнения он не вводит. Поэтому до подписания договора выясните, кто фактически ведёт учёт компании, кто и с какой квалификацией сможет его подменить и в какой срок. Это условие конкретного договора, слова «мы фирма» замену не гарантируют.

Договор с приходящим бухгалтером могут переквалифицировать в трудовой

Договор возмездного оказания услуг могут признать трудовым, если по факту он описывает фиксированный график и подчинение внутреннему распорядку вместо результата работы к сроку. Формальное название договора значения не имеет: проверяющий смотрит на то, что стороны реально делают. Регулярное присутствие в определённые часы, подчинение внутренним правилам компании и отсутствие самостоятельности в организации работы читаются как признаки трудовых отношений, даже если документ подписан как договор услуг. Решающее слово остаётся за фактическим поведением сторон.

За уклонение от оформления трудового договора или заключение договора услуг, который фактически регулирует трудовые отношения, КоАП РФ ст. 5.27 ч. 4 предусматривает штраф при первом нарушении сразу по трём категориям субъектов:

Штраф налагается на сторону, оформившую договор: на компанию-заказчика, её должностных лиц или на заказчика-ИП. Именно ответственность этой стороны проверяет контролирующий орган. Договор с приходящим специалистом, составленный правильно, описывает конкретный результат к сроку: сдана отчётность за период, закрыт участок учёта.

Закон требует от исполнителя три условия квалификации сразу

У кандидата-физлица или у штатного работника фирмы, который отвечает требованиям части 6, закон требует три условия сразу: высшее образование, профильный стаж и отсутствие неснятой или непогашенной судимости за экономические преступления. Полный перечень — ФЗ-402 ст. 7 ч. 4:

• высшее образование;
• стаж работы, связанной с ведением бухучёта, составлением бухгалтерской отчётности либо с аудиторской деятельностью, — не менее 3 из последних 5 календарных лет, а при отсутствии профильного высшего образования — не менее 5 из последних 7 календарных лет;
• отсутствие неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

На практике диплом, справку об отсутствии судимости и подтверждение стажа запрашивают у физлица-исполнителя или у того штатного работника фирмы, который соответствует этим требованиям. Сотрудник фирмы, который фактически ведёт участок компании, может оказаться другим человеком, и у него эти документы запрашивать не обязательно.

Профессиональный стандарт «Бухгалтер» (приказ Минтруда России от 21.02.2019 № 103н) описывает трудовые функции бухгалтера и уровни квалификации. Для проверки исполнителя закон использует только три условия части 4 статьи 7 ФЗ-402, а уровень профстандарта обязательным требованием не является. Например, для оказания услуг по ведению учёта стандарт указывает уровень 8, но часть 6 статьи 7 ФЗ-402 ссылается только на условия части 4.

У ИП и фирмы ответственность одинаковая — взыскиваемость зависит от активов

По закону основание ответственности у ИП и у фирмы одно: и физлицо-предприниматель, и организация отвечают по одним и тем же нормам о возмездном оказании услуг. Предприниматель, не исполнивший обязательство при осуществлении предпринимательской деятельности, возмещает убытки, если не докажет, что исполнение оказалось невозможным из-за непреодолимой силы (ГК РФ ст. 401 п. 3). Так закон устроен, если иное не предусмотрено законом или договором. Исполнитель отвечает, даже если считает, что сделал всё возможное.

Норма прямо называет, что непреодолимой силой не признаются нарушение обязанностей контрагентами исполнителя и отсутствие у него денежных средств. Сорванная сделка с субподрядчиком или кассовый разрыв самого исполнителя ответственности не снимают.

Убытки по общему правилу возмещаются в полном объёме: реальный ущерб и упущенная выгода вместе (ГК РФ ст. 15). Смысл полного возмещения — поставить заказчика в то положение, в котором он находился бы при надлежащем исполнении обязательства (ГК РФ ст. 393). Договор может установить меньший предел, кроме умышленного нарушения обязательства, где такое условие ничтожно (ГК РФ ст. 401 п. 4). Заказчик вправе требовать доказанные убытки от ошибки исполнителя, с подтверждёнными причинно-следственной связью и размером потери. Для физического лица без статуса ИП основание ответственности другое, оно описано в разделе о пределе ответственности в договоре.

Практическая разница лежит в активах конкретного исполнителя. Норма о полном возмещении одна для обеих форм, а взыскать по ней можно только то, что есть у исполнителя: имущество и средства, на которые можно обратить взыскание. У фирмы активов может не оказаться вовсе. Предприниматель отвечает по обязательствам всем своим имуществом как физлицо. Выбор по этому пункту решают реальные активы конкретного кандидата или фирмы.

Полис — дополнительный источник возмещения

Страховой полис профессиональной ответственности — дополнительный источник возмещения. Обязанность исполнителя платить за ошибку он не отменяет. Там, где полис есть, он может покрыть часть ущерба в пределах условий и страховой суммы конкретного полиса.

Полис добавляет выплату к ответственности, которая уже наступила по закону. Для ИП и фирмы она наступает при нарушении договора, если закон или договор не устанавливает иное, и освободить от неё может только непреодолимая сила (ГК РФ ст. 401 п. 3).

Прежде чем подписывать договор, директор уточняет у кандидата, будь то фирма или приходящий специалист, есть ли у него такой полис. Если есть, он просит назвать страховщика, страховую сумму и срок действия.

Цена фрилансера и абонентская плата фирмы считаются по-разному

Цена приходящего бухгалтера и абонентская плата фирмы складываются по-разному, и разницу нельзя назвать без сметы на один и тот же перечень работ. Абонентское бухгалтерское обслуживание у нас — от 15 000 ₽/мес без НДС. Стоимость работы приходящего бухгалтера зависит от его собственного предложения.

Ведение учёта ООО и ИП — от 5 096 ₽/мес без НДС, а у каждого отдельного участка учёта своя цена в прайс-листе. Дальше цена растёт вместе с объёмом операций компании, и итоговую сумму фиксируем в договоре уже после разбора этого объёма.

Прежде чем сравнивать кандидатов по одной цифре «от N ₽», запросите у обоих предложение на одинаковый перечень работ. Сопоставьте цену вместе со сроками, порядком замены исполнителя и договорной ответственностью: цифра в отрыве от этих условий сравнения не даёт.

Стороны фиксируют предел ответственности исполнителя в пункте договора

Полное возмещение убытков — общее правило, но договор может установить меньший предел. Возмещение в меньшем размере законно, если это прямо предусмотрено законом или самим договором (ГК РФ ст. 15). Исключение — умышленное нарушение обязательства: заранее заключённое соглашение об ограничении ответственности за него ничтожно (ГК РФ ст. 401 п. 4).

Отдельный вопрос — основание ответственности. Правило об ответственности независимо от вины при осуществлении предпринимательской деятельности («если иное не предусмотрено законом или договором», ГК РФ ст. 401 п. 3) применяется к ИП и фирме. Для физического лица без статуса ИП правило независимо от вины не действует. Если договор об ответственности молчит, он отвечает только при вине, а отсутствие вины должен доказать он сам (ГК РФ ст. 401 п. 1 и 2). Договор может изменить и основание, и размер: например, установить ответственность независимо от вины или ограничить сумму. Исключение — человек, который систематически оказывает платные услуги без регистрации: он не вправе ссылаться на то, что не предприниматель, и суд вправе применить к его договорам правила об обязательствах предпринимателей (ГК РФ ст. 23 п. 4).

Отсюда практическое правило: пункт договора об ответственности читают буквально. Формулировка «исполнитель несёт ответственность в соответствии с законодательством» ничего не меняет: она повторяет общее правило для того основания, которое применимо к этому исполнителю, и физлицо без статуса ИП в режим ответственности независимо от вины не переводит. Формулировка с конкретной предельной суммой или порядком её расчёта, например кратно стоимости годового обслуживания, снижает возмещение по сравнению с законным, если нарушение не умышленное. Договор может и вовсе перейти на ответственность только при вине исполнителя, и это тоже стоит проверить.

Директор, который подписывает договор, проверяет именно эту строку: не занижен ли предел возмещения тихой формулировкой, которая выглядит нейтральной. Полный список условий, которые стоит сверить в присланном договоре до подписания, — в материале Договор на бухгалтерское обслуживание.

Организовать учёт и хранение документов закон закрепляет за руководителем

Организовать ведение учёта и хранение документов закон закрепляет за руководителем экономического субъекта (ФЗ-402 ст. 7 ч. 1). Передача учёта приходящему специалисту или фирме переносит саму работу по ведению учёта. Обязанность организовать учёт остаётся на руководителе независимо от того, кто фактически заполняет регистры и готовит отчётность.

Та же обязанность проявляется в вопросе разногласий. Если руководитель не согласен с исполнителем по спорной операции, решение и ответственность за него закон возлагает лично на руководителя, но только если оно оформлено письменным распоряжением. Распоряжением руководитель решает, принять или не принять данные первичного документа к учёту, отразить или не отразить объект в отчётности. Он единолично отвечает за созданную в результате информацию либо за достоверность представления финансового положения, финансового результата и движения денежных средств (ФЗ-402 ст. 7 ч. 8). Устное указание директора для этого не подходит: спор с исполнителем по спорной операции закрывается только письменным распоряжением.

Хранить документы бухучёта пять лет обязана сама компания

Обязанность хранить документы бухучёта не менее пяти лет после отчётного года закон закрепляет за самой компанией (ФЗ-402 ст. 29 ч. 1). Эта обязанность не переходит к приходящему специалисту или фирме вместе с договором на ведение учёта и не заканчивается вместе с ним. Она принадлежит компании весь пятилетний срок, сколько бы раз за это время ни сменился исполнитель. Годовую бухгалтерскую (финансовую) отчётность хранят дольше: по Перечню Росархива она отнесена к категории «Постоянно» (приказ Росархива № 236, позиция 268), а для организации, которая не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то есть не передаёт свои документы на постоянное хранение в государственный архив, это не менее 10 лет (разъяснение к Перечню Росархива, consultant.ru).

Организовать эту сохранность по общему правилу обязан руководитель: это та же обязанность организовать учёт и хранение документов из части 1 статьи 7 ФЗ-402. На практике смена исполнителя сама по себе компанию от обязанности не освобождает, если документы или доступы к базе не переданы вовремя от прежнего исполнителя новому. Порядок передачи документов и базы между исполнителями стороны закрепляют договором и актом приёма-передачи, устной договорённости для этого мало. Передача учёта новому подрядчику добавляет к этой обязанности сверку остатков и приёмку базы у прежнего исполнителя.

Бухгалтерское сопровождение от АФ «Решение»

Бухгалтерское сопровождение — часть услуг по ведению бухгалтерского и налогового учёта. Берём целиком или отдельным участком, по договору об оказании услуг.

• Разберём состав работ под конкретный бизнес до договора.
• После оценки объёма работ назовём итоговую цену и зафиксируем её в договоре.
• Покажем, какие сверки, сводки и материалы входят в согласованный объём.

АФ «Решение» — ТОП-3 в региональном рейтинге. Работа аудиторов застрахована — страхование профответственности ИНГОССТРАХ, 15 млн ₽.

Контакты:

• 📞 +7 (383) 310-00-10
• 📧 office@audit-reshenie.ru
• ✍️ Оставить заявку
• 💰 Абонентское бухгалтерское обслуживание — стоимость
• 📋 Бухгалтерское сопровождение — ведение учёта для ООО, АО и ИП

Читайте также

• Кто отвечает за ошибки в бухгалтерском учёте — классификация ответственности директора, штатного главбуха и подрядчика за уже найденную ошибку

Часто задаваемые вопросы