Акт приёма-передачи бухгалтерских документов и чек-лист приёмки базы

Перечень и сроки

• Что принять: документы по описи, копию или выгрузку учётной базы, доступы и электронные подписи, остатки по счетам и открытые периоды, то есть те, за которые учёт ещё не закрыт и записи вносят или правят. Всё это фиксируют актом на дату перехода и распределяют незакрытые задачи
• Нормы учёта: ФЗ-402 ст. 7 ч. 1 — организацию учёта закон возлагает на руководителя, и при смене исполнителя она остаётся на нём. Ст. 9 ч. 2 — семь обязательных реквизитов каждого первичного документа, по ним проверяют переданное до подписания акта. Ст. 29 ч. 1–3 — документы хранят не менее пяти лет после отчётного года, при этом годовую отчётность хранят дольше: не менее 10 лет, если организация не передаёт документы на постоянное хранение в государственный архив
• Даты и отчётность: дату приёмки планируют до фактического ухода прежнего бухгалтера или согласуют в договоре с новым подрядчиком, акт подписывают до начала его работы. Годовая отчётность уходит не позднее трёх месяцев после окончания года, декларация по НДС — до 25-го числа месяца после квартала
• Цена: зависит от объёма операций и состояния принимаемого учёта, называем её после просмотра базы и перечня незакрытых операций (прайс на ведение учёта)
• Риск без описи: подписание акта без описи штрафа само по себе не влечёт. Но отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров — одно из оснований грубого нарушения правил учёта по НК РФ ст. 120: 10 000 ₽ при нарушении в течение одного налогового периода, 30 000 ₽ при нарушении более чем в одном периоде, а при занижении налоговой базы — 20% неуплаченного налога, не менее 40 000 ₽. Обязательные документы, не представленные в срок по запросу налоговой, штрафуют отдельно (НК РФ ст. 126 п. 1)

При смене бухгалтера базу и документы принимают по описи, а состояние учёта на дату перехода фиксируют актом. Руководитель, у которого уходит бухгалтер (штатный или подрядчик), решает три задачи: что именно принято, в каком состоянии учёт и кто закрывает то, что осталось открытым. Порядок такой: сначала сверяют опись, остатки и семь обязательных реквизитов каждой первички, затем подписывают акт, затем закрывают прежние доступы и оформляют новые подписи.

Кто организует передачу учёта новому подрядчику и где закрепить порядок приёмки?

Руководитель организует ведение бухучёта и по общему правилу вправе заключить договор со сторонним исполнителем (ФЗ-402 ст. 7 ч. 1, ч. 3). Обязанность обеспечить передачу документов бухучёта по ст. 29 ч. 4 возникает при смене руководителя организации, при смене подрядчика она не возникает: специальной нормы для этого случая закон не даёт. При смене внешнего исполнителя дату, состав и порядок приёмки стороны закрепляют в договоре (ГК РФ ст. 421 п. 4), а руководитель назначает ответственного за непрерывность учёта, то есть человека, который следит, чтобы учёт не останавливался в период перехода.

С момента, когда новый подрядчик принимает документы, запускается цикл работы, который завершается публикацией годовой отчётности. Условия работы с новым исполнителем, включая порядок обмена документами на весь дальнейший срок, стороны закрепляют в договоре на бухгалтерское обслуживание ещё до начала приёмки.

К какой дате планируют приёмку учёта при уходе штатного бухгалтера?

При уходе штатного бухгалтера дату приёмки планируют до его фактического увольнения. Это практический ориентир: ТК РФ срок передачи учёта подрядчику не устанавливает. При увольнении по собственному желанию работник письменно предупреждает работодателя не позднее чем за две недели (ТК РФ ст. 80 ч. 1).

При замене внешнего исполнителя ориентиром служит согласованная в договоре дата перехода, трудовая шкала сроков к нему не относится. При увольнении штатного бухгалтера руководитель планирует опись с учётом фактической даты ухода и доступного времени предупреждения, чтобы завершить сверку до передачи дел.

Какие документы принимают от прежнего исполнителя?

Прежний исполнитель передаёт несколько типов документов, и у каждого типа свой срок хранения. В Перечне Росархива они стоят отдельными позициями:

Опись при приёмке строится по этим четырём позициям Перечня. Дела по личному составу (приказы о приёме и увольнении, трудовые договоры) передают отдельно от бухгалтерских документов, в рамках кадровой приёмки: их сроки хранения другие, до 50 и 75 лет.

Какие сведения включают в акт передачи бухгалтерских документов и когда его подписывают?

Форму и содержание акта приёма-передачи документов бухучёта стороны определяют сами (ГК РФ ст. 421 п. 4): закон не устанавливает для него обязательного бланка или состава. На практике в акт включают:

• стороны и дату перехода;
• опись документов и состояние базы;
• копию или выгрузку самой учётной базы с форматом и сроком передачи (доступа к ней для этого недостаточно);
• остатки по счетам и состояние периодов: закрытые (учёт завершён, записи в них не вносят) и открытые (учёт ещё ведётся или правится), с записью, какие периоды в каком состоянии переданы;
• незакрытую отчётность и найденные расхождения;
• ответственного за устранение каждого расхождения и срок;
• подписи сторон.

Порядок такой: сначала согласуют дату перехода, затем сверяют опись и состояние учёта, проверяют у каждого первичного документа семь реквизитов, записывают найденные недостачи и расхождения и подписывают акт до начала работы нового исполнителя. По каждой позиции описи стоит зафиксировать четыре поля: что передано, где приложение или ссылка на документ, есть ли расхождение и кто и в какой срок его устраняет. Расхождения, которые обнаружатся уже после подписания, оформляют отдельным дополнительным актом или в порядке, который стороны согласовали заранее. Задним числом в уже подписанный акт их не вписывают.

Семь обязательных реквизитов проверяют у каждого передаваемого первичного документа до подписания акта, к самому акту они не относятся. Документ, у которого реквизитов не хватает, записывают в акт как расхождение. Это наименование документа, дата составления, наименование субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, должность ответственного лица и его подпись с указанием фамилии и инициалов либо иных данных для идентификации подписанта (ФЗ-402 ст. 9 ч. 2). Первичка (первичные документы) может быть бумажной или электронной, подписанной электронной подписью (ч. 5).

Сколько лет хранить принятые документы и с какого момента считать срок?

Документы бухучёта и первичные документы хранят не менее пяти лет после отчётного года, при этом годовую отчётность хранят дольше: не менее 10 лет, если организация не передаёт документы на постоянное хранение в государственный архив (ФЗ-402 ст. 29, НК РФ ст. 23 п. 1 пп. 8). Документы по страховым взносам хранят на год дольше — шесть лет (НК РФ ст. 23 п. 3.4 пп. 6). Срок отсчитывается от отчётного года, к которому относится документ, а дата фактической передачи новому подрядчику точку отсчёта не сдвигает.

Для годовой отчётности Перечень Росархива называет срок «Постоянно». Для организации, которая не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то есть не передаёт свои документы на постоянное хранение в государственный архив, это не менее 10 лет. Документы, которые пришли вместе с базой, организация хранит дальше сама по тем же срокам: смена подрядчика их не меняет, и новый подрядчик ничего не пересчитывает.

Кто и чем подписывает документы клиента после передачи учёта новому подрядчику?

Организация передаёт новому подрядчику согласованные доступы к учётной базе, банк-клиенту и системе электронного документооборота (ЭДО), а прежние полномочия и доступы закрывает на дату перехода. Ключи электронной подписи прежнего исполнителя или самого клиента новому подрядчику не передают: их обладатель обязан сохранять конфиденциальность и не допускать использование ключа без своего согласия (ФЗ-63 ст. 10 п. 1). Представитель нового исполнителя подписывает документы клиента собственной квалифицированной электронной подписью (КЭП) и прикладывает новую машиночитаемую доверенность (МЧД) от клиента (ФЗ-63 ст. 17.2 — для юрлица, ст. 17.3 — для ИП).

Если документы подписывает сам руководитель или предприниматель, ему достаточно собственной квалифицированной подписи, и МЧД не нужна. МЧД требуется только представителю, который подписывает документы клиента своей КЭП. До начала работы клиент отзывает доверенности, оставшиеся от прежнего специалиста, и оформляет новую МЧД на представителя нового исполнителя. Доступы прежнего специалиста закрывают в день перехода и отмечают это в акте.

В каком состоянии проверить учёт до акта, какие справки запросить у ФНС и к каким отчётным срокам готовиться?

До подписания акта стороны сверяют остатки и декларации с данными налоговой: так проверяют состояние учёта и отчётности. Налоговый орган по запросу обязан выдать три отдельные справки: о сальдо единого налогового счёта (ЕНС), то есть о текущем остатке расчётов с бюджетом, о принадлежности сумм единого налогового платежа и об исполнении обязанности по уплате налогов (НК РФ ст. 32 п. 1 пп. 10). Форма справки о сальдо ЕНС — КНД 1160082 (код формы в классификаторе налоговых документов). Расхождения между данными этих справок и остатками учётной базы стороны по договорённости фиксируют в приложении к акту приёма-передачи.

Одновременно новый подрядчик принимает ближайшие отчётные сроки. Обязательный экземпляр годовой бухгалтерской отчётности подают не позднее трёх месяцев после окончания отчётного года (ФЗ-402 ст. 18 ч. 5 п. 1), а декларацию по НДС — не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом (НК РФ ст. 174 п. 5). Справки ФНС сверяют с данными принимаемой базы на одну дату: так можно заметить расхождения в расчётах с бюджетом до ближайшей сдачи отчётности. Другие участки учёта проверяют по документам и регистрам.

Кто отвечает за документы и данные, которые оформил прежний исполнитель?

Исполнитель, ведущий бухучёт по договору оказания услуг, не отвечает за то, соответствуют ли первичные документы, составленные другими лицами, фактически свершившимся событиям (ФЗ-402 ст. 9 ч. 3). Кто отвечал за оформление конкретного документа, выясняют по его подписи, обязанностям участников и договору с прежним исполнителем. Сам факт передачи базы этого не устанавливает.

Для разногласий внутри уже нового периода работы действует отдельная норма. Если между руководителем и главным бухгалтером или подрядчиком возникает спор по данным учёта, а руководитель принимает данные к учёту письменным распоряжением, ответственность за эту информацию несёт единолично руководитель (ФЗ-402 ст. 7 ч. 8). Ошибки прежнего исполнителя в регистрах, расчётах и отчётности в границу ст. 9 ч. 3 не входят. Компания предъявляет их прежнему исполнителю по договору с ним, а выявляет их сверка до подписания акта.

Чем рискует руководитель, если примет базу без описи?

Само подписание акта без описи штрафа не образует: налоговый риск оценивают по фактическому составу нарушения. Если налогоплательщик, плательщик взносов или налоговый агент не представит в установленный срок документы или сведения, обязательные по законодательству о налогах и сборах, штраф составит 200 ₽ за каждый непредставленный документ (НК РФ ст. 126 п. 1). Это действует лишь при отсутствии в деянии признаков других правонарушений: за непредставленную декларацию, например, отвечает уже ст. 119 НК РФ.

Отдельно, даже если ФНС ничего не запросила, отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров учёта само по себе — одно из оснований «грубого нарушения» правил учёта со своей, заметно более высокой шкалой (НК РФ ст. 120): 10 000 ₽, если нарушение совершено в течение одного налогового периода, 30 000 ₽ — если дольше одного периода, а при занижении налоговой базы — 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.

Если проверка базы при приёмке показывает, что учёт фактически не вёлся или вёлся с грубыми нарушениями, дальнейшая работа переходит в отдельный процесс — восстановление бухгалтерского учёта. Сверка остатков и первичных документов до подписания акта даёт организации возможность зафиксировать недостачу при передаче. Если подписать акт без такой сверки, отсутствие документов может выясниться позже, в том числе при требовании ФНС, когда на исправление останется меньше времени.

С чего новый подрядчик начинает работу после подписания акта?

После подписания акта новый подрядчик закрывает расхождения из него: по каждому есть ответственный и срок. Расхождения, найденные позже, оформляют дополнительным актом, как описано выше. Дальнейший электронный документооборот с новым подрядчиком стороны настраивают уже после этой первой проверки. Удалённое ведение бухгалтерского учёта задаёт для такого документооборота свои условия.

Приёмка базы и дальнейшее сопровождение в АФ «Решение»

Мы ведём бухгалтерский и налоговый учёт: обрабатываем первичку, рассчитываем налоговую базу, формируем бухгалтерские записи и сверяем расчёты с контрольными органами. Сопровождение при смене главбуха оцениваем по запросу. Приёмку базы новым подрядчиком и дальнейшее сопровождение оцениваем и согласуем до начала работы.

• Разберём состав работ под конкретный бизнес до договора.
• После оценки объёма работ назовём итоговую цену и зафиксируем её в договоре.
• Покажем, какие сверки, сводки и материалы входят в согласованный объём.

АФ «Решение» входит в ТОП-3 в региональном рейтинге. Работа аудиторов застрахована — страхование профответственности ИНГОССТРАХ, 15 млн ₽.

Контакты:

• 📞 +7 (383) 310-00-10
• 📧 office@audit-reshenie.ru
• ✍️ Оставить заявку
• 💰 Ведение бухгалтерского учёта у нового подрядчика — стоимость
• 📋 Ведение бухгалтерского и налогового учёта — приёмка первички, расчёт налоговой базы и бухгалтерские записи от обработки документов до отчётности

Читайте также

• Договор на бухгалтерское обслуживание — что закрепить в условиях с новым подрядчиком до начала приёмки
• Удалённое ведение бухгалтерского учёта — как выстроить документооборот после завершения передачи
• Восстановление бухгалтерского учёта — что делать, если проверка при приёмке показала грубые нарушения

Часто задаваемые вопросы