Договор на бухгалтерские услуги — что проверить до подписания

Проверка до подписания

• Перечень условий: присланный на подпись договор по восьми условиям — предмет, оплата, отказ (с передачей базы и документов), ответственность, коммерческая тайна, персональные данные, подпись отчётности, хранение документов. Если подрядчик прислал типовой текст, недостающее требуйте вписать до подписания
• Нормы договора: ГК РФ ст. 779 — предмет договора должен быть определим, поимённый перечень участков закон не требует; ГК РФ ст. 781 и 782 — заказчик оплачивает оказанные услуги, при невозможности исполнения по его вине оплачивает их полностью, а при отказе от договора возмещает исполнителю фактически понесённые расходы; ГК РФ ст. 401 п. 3 — ответственность подрядчика
• Хранение и сроки: документы бухучёта хранят не менее пяти лет после отчётного года (ФЗ-402 ст. 29), годовую бухгалтерскую отчётность — не менее 10 лет. Срок сдачи отчётности и порядок передачи документов записывают в договор
• Цена: абонентское бухгалтерское обслуживание — от 15 000 ₽/мес, без НДС
• Убытки по договору: если закон или договор не устанавливают иное, подрядчик возмещает убытки заказчика, даже если не виноват; освободить его может только непреодолимая сила, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства (ГК РФ ст. 401 п. 3)

Закон разрешает руководителю передать ведение учёта подрядчику по договору (ФЗ-402 ст. 7 ч. 3). Компания, которой прислали на подпись такой договор, обычно проверяет цену и список работ. Формулировки, которые определяют, что произойдёт при ошибке, отказе от договора или передаче данных сотрудников, при этом пропускают. Ниже — условия, по которым стоит проверить присланный текст до подписания, и что потребовать вписать, если подрядчик прислал типовой договор без этого.

В предмете договора участки учёта перечисляют поимённо

Закон требует, чтобы предмет договора возмездного оказания услуг был определим: то есть названы конкретные действия или деятельность, которую исполнитель берёт на себя (ГК РФ ст. 779). Поимённый перечень участков учёта закон не предписывает. Для заказчика такая расшифровка служит защитой: без неё спор о составе работ труднее разрешить, а общая формулировка «ведение бухгалтерского учёта» такой защиты не даёт.

К существенным условиям договора относятся предмет и любое условие, по которому одна из сторон прямо потребовала согласования (ГК РФ ст. 432 п. 1). Если заказчик заявит, что порядок и сроки передачи документов для него принципиальны, а подрядчик откажется зафиксировать это в тексте, под вопросом окажется заключённость всего договора, то есть сам факт, что он возник, даже если стороны его уже подписали. Поэтому запишите порядок и сроки передачи документов в текст до подписания.

У этого правила есть граница: если договор подписан и стороны приступили к исполнению, сторона, принявшая исполнение или иначе подтвердившая действие договора, не вправе требовать признания его незаключённым, если такое требование противоречит принципу добросовестности (ГК РФ ст. 432 п. 3).

На практике предмет разбивают по участкам: расчёт зарплаты, учёт основных средств, раздельный учёт НДС, подготовка и сдача конкретных форм отчётности — каждый отдельной позицией. Нужна одна проверка: сверить список участков учёта своей компании с тем, что перечислено в присланном тексте, и построчно отметить пропуски.

Пропуск в предмете остаётся реальным риском: если возникнет спор о том, входила ли конкретная работа в объём договора, одной общей фразы может не хватить, и придётся опираться на другие условия и фактическое исполнение.

Заказчик оплачивает услуги по трём сценариям

Заказчик платит по одному из трёх сценариев. Оплату определяет договор и закон (ГК РФ ст. 781):

• исполнение идёт обычно: заказчик оплачивает услуги в сроки и в порядке, указанные в договоре (п. 1);
• исполнение стало невозможным по вине заказчика: услуги оплачиваются в полном объёме (п. 2);
• исполнение стало невозможным по обстоятельствам, за которые не отвечает ни одна из сторон: заказчик возмещает исполнителю фактически понесённые расходы (п. 3), если иное не предусмотрено законом или договором.

При расчёте учитывают оплату уже оказанных услуг, подтверждённые расходы и возможное пересечение этих сумм.

Абонентское бухгалтерское обслуживание стоит от 15 000 ₽/мес без НДС. Сторонам стоит прописать в договоре, что именно входит в эту сумму и что оплачивается сверх неё: так при остановке работы проще проверить расчёт по договору и документам.

Если заказчик перестаёт передавать первичные документы и подрядчик физически не может вести учёт, это может быть признано невозможностью исполнения по вине заказчика. Вина и причинная связь при этом доказываются, и тогда услуги оплачиваются полностью. Если же конкретная обязанность стала невозможной по обстоятельствам вне контроля обеих сторон, например из-за недоступности личного кабинета ФНС по вине оператора связи, применяется третий сценарий: заказчик возмещает исполнителю фактически понесённые расходы (ГК РФ ст. 781 п. 3). Их состав и возможное пересечение с оплатой уже оказанных услуг проверяют по договору и документам. Разовая техническая помеха сама по себе не делает невозможной всю услугу: смотрят, какую именно обязанность она заблокировала и на какой срок.

Если в договоре не указано, какой из трёх сценариев применяется к типичным сбоям — просрочке документов, техническим отказам, приостановке операций по счёту, — стороны решают этот вопрос уже после того, как деньги списаны или не списаны со счёта.

Порядок приёмки ежемесячной услуги закон отдельно не описывает: это условие стороны устанавливают в договоре сами. Стоит прописать три вещи. Какой документ заказчик получает по итогам месяца — отчёт или реестр выполненных операций. В какой срок и по какому каналу (например, письмом на согласованный адрес) он вправе заявить возражения по этому документу. И что работа считается принятой, если возражений в указанный срок не поступило. Если присланный шаблон такой порядок уже называет, новый пункт не нужен, достаточно свериться со сроком и каналом, которые там указаны.

Стороны платят за выход из договора по-разному

Отказаться от договора вправе любая сторона в любое время, но платят за это по-разному. Заказчик оплачивает уже оказанные услуги (ГК РФ ст. 781 п. 1) и возмещает исполнителю фактически понесённые расходы (ГК РФ ст. 782 п. 1). Их состав и возможное пересечение с оплатой оказанного проверяют по договору и документам. Исполнитель при собственном отказе полностью возмещает заказчику убытки (ГК РФ ст. 782 п. 2): реальный ущерб и упущенную выгоду, то есть восстанавливает заказчика в том положении, в котором он был бы, если бы договор исполнялся дальше (ГК РФ ст. 15).

Если обязательство связано с предпринимательской деятельностью обеих сторон, договор может обусловить отказ выплатой согласованной суммы (ГК РФ ст. 310 п. 3). Поэтому ищите в договоре строку, по которой отказ оплачивается согласованной суммой, и проверьте, какая это сумма и для какой стороны.

Если подрядчик прекращает обслуживание за две недели до сдачи годовой отчётности и заказчик экстренно нанимает другого бухгалтера по более высокой ставке, разницу в стоимости замещения можно взыскать как реальный ущерб, если доказаны расходы и их связь с отказом (ГК РФ ст. 15 п. 2). Упущенную выгоду заказчик взыскивает отдельно, за неполученные доходы, если докажет их размер и причинную связь. При отказе заказчика отдельно определяют оплату уже оказанных услуг и расходы исполнителя, проверяя их состав по документам и договору.

Формулировка о равной полной оплате независимо от того, какая сторона отказалась, стирает эту разницу между сценариями. Такую строку стоит убрать из присланного текста до подписания.

Отдельно стоит прописать в договоре передачу заказчику копии учётной базы и документов при прекращении обслуживания: с описью и сверкой остатков, сроком и форматом выгрузки и порядком закрытия доступов подрядчика. Обязанность хранить документы бухучёта не менее пяти лет после отчётного года с прекращением договора не снимается (ФЗ-402 ст. 29 ч. 1), и общая формулировка о расторжении саму передачу не заменяет. Чек-лист приёмки базы и документов при смене бухгалтера разбирает процедуру подробно.

Подрядчик возмещает убытки, даже если он не виноват

Подрядчик — бухгалтерская компания или ИП — возмещает убытки заказчика, даже если не виноват: освободиться он может, доказав непреодолимую силу, то есть чрезвычайные и непредотвратимые при данных условиях обстоятельства (ГК РФ ст. 401 п. 3). Так закон устроен для любого предпринимателя, если закон или договор не устанавливает иное. Заказчику достаточно показать нарушение договора, убытки и их связь с нарушением, а доказывать вину подрядчика не нужно. Нарушения обязанностей контрагентами подрядчика, отсутствие на рынке нужных товаров и нехватка у подрядчика денежных средств непреодолимой силой прямо не признаются.

У этой ответственности есть встроенная граница в пользу подрядчика. Лицо, которое ведёт бухучёт по договору, не отвечает за то, что первичные документы, составленные самим заказчиком или третьими лицами, расходятся с фактически свершившимися событиями (ФЗ-402 ст. 9 ч. 3): за достоверность самого документа отвечает тот, кто его оформил. Ошибки подрядчика при обработке уже переданных ему документов это исключение не покрывает, за них он отвечает на общих основаниях.

Договор может установить, что подрядчик возмещает убытки только при наличии вины. Тогда часть убытков ляжет на заказчика, и такую строку стоит обсудить до подписания. Размер возмещения по общему правилу полный, но договор может установить и предел суммы, и этот пункт тоже стоит проверить.

Когда у данных заказчика возникает режим коммерческой тайны?

Режим коммерческой тайны в отношении данных заказчика возникает только после того, как заказчик принял весь комплекс мер, установленных законом. Для этого заказчик выполняет пять действий (ФЗ-98 ст. 10 ч. 1):

• определяет перечень конфиденциальной информации;
• ограничивает доступ к ней;
• ведёт учёт лиц, получивших доступ;
• регулирует использование этой информации договором с исполнителем и трудовыми договорами со своими работниками;
• наносит на материальные носители такой информации гриф «Коммерческая тайна» с указанием своих реквизитов.

Общая фраза о неразглашении без этих мер режим не создаёт. Перечень мер не закрытый: заказчик вправе дополнительно применять технические средства защиты и другие не противоречащие закону меры.

Нарушение режима влечёт дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность. По этому закону не отвечает тот, кто использовал информацию, не имея оснований считать это использование незаконным, например получил к ней доступ по ошибке. Но по требованию заказчика такой человек обязан принять меры по охране конфиденциальности (ФЗ-98 ст. 14).

Одна строка в договоре — «стороны обязуются не разглашать конфиденциальную информацию» — сама по себе режим коммерческой тайны не устанавливает: без перечня, грифа и учёта доступа особый режим ФЗ-98 не возникает. Договорную обязанность не разглашать сведения это не отменяет, её оценивают отдельно, по условиям самого договора.

Заказчик поручает обработку персональных данных подрядчику

Обработку зарплаты и кадров работодатель ведёт сам и отдельного согласия сотрудников для этого не требуется, а передача тех же данных бухгалтерской фирме требует согласия сотрудника, если иное не предусмотрено федеральным законом. Когда исполнитель получает зарплатные и кадровые данные сотрудников заказчика, это считается поручением обработки персональных данных другому лицу (ФЗ-152 ст. 6 ч. 3).

Форму согласия ст. 6 не называет, но ст. 88 ТК РФ запрещает сообщать данные работника третьей стороне без его письменного согласия. Поэтому безопасный порядок — получить письменное согласие сотрудников до передачи данных подрядчику.

Договор с исполнителем обязан описывать условия поручения. В нём указывают:

• перечень персональных данных и перечень действий с ними;
• цели обработки;
• обязанность соблюдать конфиденциальность и требования ст. 18 ч. 5 и ст. 18.1;
• обязанность по запросу заказчика в течение срока поручения предоставлять документы и информацию, подтверждающие принятые меры защиты;
• обязанность обеспечивать безопасность данных и соблюдать требования ст. 19, включая уведомление заказчика об инцидентах (ст. 21 ч. 3.1).

Ответственность перед сотрудником за действия исполнителя несёт заказчик как оператор, то есть тот, кто организует обработку данных, а исполнитель отвечает перед заказчиком (ФЗ-152 ст. 6 ч. 5).

Нижняя граница штрафа за отсутствие письменного согласия вдвое выше нижней границы штрафа за отсутствие законного основания: 300 000 ₽ против 150 000 ₽. Формальная строка о конфиденциальности ни одного из двух условий не заменяет.

Представитель исполнителя подписывает отчётность своей КЭП

Представитель — сотрудник бухгалтерской фирмы или ИП-исполнитель, привлечённый как наёмный работник или третье лицо, — подписывает отчётность собственной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Он же прикладывает к ней машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную КЭП директора или ИП-заказчика (ФЗ-63 ст. 17.2, ст. 17.3 — для представителя ИП).

Организации со среднесписочной численностью свыше 100 человек, вновь созданные организации с такой численностью и крупнейшие налогоплательщики обязаны сдавать декларации только в электронной форме через оператора электронного документооборота (п. 3 ст. 80 НК РФ). Для них, а также для плательщиков НДС, чью отчётность сдаёт наёмный работник или третье лицо, с 1 марта 2024 года бумажную доверенность на это уже не оформляют: требуется именно МЧД (ФНС России, nalog.gov.ru). Временный порядок, при котором представитель мог обойтись без МЧД, закончился 31 августа 2024 года: с 1 сентября 2024 года представитель подписывает документы только собственной квалифицированной подписью и прикладывает МЧД.

Когда отчётность подписывает лично руководитель организации или сам индивидуальный предприниматель, доверенность не нужна вовсе: МЧД оформляется только на уполномоченного представителя.

В присланном договоре этот механизм редко упоминают вообще. Доверенность стоит оформить заранее: в день сдачи отчётности её отсутствие останавливает приём декларации.

Сколько лет заказчик хранит документы после сдачи отчётности?

Документы бухучёта заказчик хранит минимум пять лет после отчётного года (ФЗ-402 ст. 29), а годовую бухгалтерскую (финансовую) отчётность — не менее 10 лет. Дата сдачи отчётности и порядок передачи документов становятся существенным условием договора, как только заказчик заявляет о необходимости их согласовать (ГК РФ ст. 432 п. 1). Эти даты и порядок стороны прописывают в тексте сами.

Хранение документов бухучёта остаётся обязанностью заказчика независимо от того, кто фактически ведёт учёт. Минимум составляет пять лет после отчётного года (ФЗ-402 ст. 29, приведена выше) и отдельно пять лет для данных бухгалтерского и налогового учёта (НК РФ ст. 23 п. 1 пп. 8). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности действует более строгий срок: по Перечню Росархива она отнесена к категории «Постоянно» (приказ Росархива № 236, позиция 268), а для организации, которая не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то есть не передаёт свои документы на постоянное хранение в государственный архив, срок «Постоянно» на практике означает не менее 10 лет (разъяснение к Перечню Росархива, consultant.ru).

Что записать в договор: после смены подрядчика архив годовой отчётности держат не менее 10 лет, остальные документы — не менее пяти.

Предмет договора АФ «Решение» — конкретные участки учёта

Предмет договора АФ «Решение» раскладывается на конкретные участки: регистрация первичной документации, расчёт налоговой базы, создание бухгалтерских записей и учёт имущества — основные средства и ТМЦ. Дальше — взаиморасчёты с партнёрами и сотрудниками, обработка операций в 1С, ежемесячная выверка с контрольными органами и управленческие сводки по денежным оборотам и задолженностям контрагентов (ведение бухгалтерского и налогового учёта).

Работа идёт циклом: от приёмки документов до публикации годовой отчётности, обязательные формы сдают в установленные для них сроки. Абонентское бухгалтерское обслуживание — от 15 000 ₽/мес без НДС. Перечень работ для конкретной компании и итоговую цену согласуем с заказчиком и закрепим в договоре.

Собственный список участков учёта складывается из того, что реально ведёт конкретная компания, и именно с этим списком стоит сверять предмет любого присланного договора. Бухгалтерия ООО на УСН с НДС — пример такого списка для компании, которая пересекла порог по НДС.

Готовый шаблон договора сверяют по этому перечню условий

Готовый образец годится как основа структуры, но участки учёта, которые реально ведёт конкретная компания, в нём не указаны. Закон требует лишь определимого предмета (ГК РФ ст. 779): перечислить участки поимённо полезно для проверки объёма работы, но закон этого не требует. Любое условие, важное именно заказчику, становится существенным только после того, как он заявит об этом прямо (ГК РФ ст. 432 п. 1).

Отдельно стоит перечитать пункт об ответственности: у части реальных шаблонов, которые скачивают чаще всего, стандарт уже понижен формулировкой «при наличии вины» — это уступка: по умолчанию закон возлагает на подрядчика возмещение убытков, даже если он не виноват (ГК РФ ст. 401 п. 3). Такую формулировку стоит заметить и обсудить до подписания.

Присланный текст стоит проверить по восьми условиям: предмет, оплата, отказ (включая передачу базы, документов и доступов при прекращении), ответственность, тайна, персональные данные, подпись отчётности и хранение документов — независимо от того, кто его составил.

АФ «Решение» составляет договор по каждому из этих пунктов

Бухгалтерское обслуживание в АФ «Решение» — часть услуг по ведению бухгалтерского и налогового учёта, которую берём целиком или отдельным участком, по договору об оказании услуг.

• Разберём состав работ под конкретный бизнес до договора.
• После оценки объёма работ назовём итоговую цену и зафиксируем её в договоре.
• Покажем, какие сверки, сводки и материалы входят в согласованный объём.

АФ «Решение» входит в ТОП-3 в региональном рейтинге. Работа аудиторов застрахована — страхование профответственности ИНГОССТРАХ, 15 млн ₽. Работаем по всей России — удалённо и с выездом в любой регион.

Контакты:

• 📞 +7 (383) 310-00-10
• 📧 office@audit-reshenie.ru
• ✍️ Оставить заявку
• 💰 Договор на бухгалтерское обслуживание — стоимость
• 📋 Бухгалтерское сопровождение — ведение учёта для ООО, АО и ИП

Читайте также

• От чего зависит цена ведения бухгалтерского учёта — переменные, которые меняют абонентскую плату
• Бухгалтерия ООО на УСН с НДС — что добавляет в цену и документооборот обязанность по НДС

Часто задаваемые вопросы