Удаленная работа становится все более распространенной практикой. Однако это создает определенные сложности для бухгалтеров и кадровиков при заполнении отчетности.
Социальный фонд России (СФР) предоставил важные разъяснения по заполнению формы ЕФС-1 для сотрудников, работающих дистанционно.
Мы подробно рассмотрим, как правильно указывать информацию о дистанционных работниках в отчетности, чтобы избежать ошибок и возможных санкций.
В конце статьи вас ждет полезный чек-лист по теме статьи.
Какой код указывать при неполном рабочем времени и дистанционном труде?
При приеме сотрудника на неполное рабочее время и дистанционный труд, в графе 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 необходимо указать код "НЕПД" или "НЕПН".
СФР установил четкую приоритетность кодов для различных форм занятости:
1️⃣ “НЕПД” - неполное рабочее время, дистанционная работа
2️⃣ “НЕПН” - неполное рабочее время, недистанционная работа
3️⃣ “НДОМ” - надомная работа
4️⃣ “ДИСТ” - дистанционная работа
Важно отметить, что к коду ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) можно добавить только один дополнительный код. Поэтому при выборе кода следует руководствоваться указанной выше приоритетностью.
Как заполнить ЕФС-1 при полном рабочем дне и комбинированной дистанционной работе?
Если сотрудника принимают на работу на полное рабочее время в режиме комбинированной дистанционной работы, в форме ЕФС-1 при кадровых мероприятиях "ПРИЕМ" или "ПЕРЕВОД" в графе 6 необходимо указать код "ДИСТ".
Это правило применяется независимо от того, какую часть рабочего времени сотрудник фактически работает удаленно. Главное - наличие в трудовом договоре условия о возможности дистанционной работы.
Что делать, если сотрудника перевели на удаленку в 2023 году?
Если работника перевели на дистанционную работу в 2023 году, код "ДИСТ" следует указать в форме ЕФС-1 в 2024 году дополнительно к коду ОКЗ.
Это необходимо сделать при наступлении одного из следующих событий:
- При переводе сотрудника на другую должность, если он продолжает работать дистанционно
- При увольнении сотрудника
Таким образом, работодатель должен отразить информацию о дистанционной работе сотрудника в отчетности ЕФС-1 при первом же кадровом мероприятии в 2024 году.
Чек-лист по заполнению ЕФС-1 при дистанционной работе
- При неполном рабочем времени и дистанционной работе используйте код “НЕПД”
- При полном рабочем дне и комбинированной дистанционной работе указывайте код “ДИСТ”
- Помните о приоритетности кодов: “НЕПД” > “НЕПН” > “НДОМ” > “ДИСТ”
- К коду ОКЗ можно добавить только один дополнительный код
- Для сотрудников, переведенных на удаленку в 2023 году, укажите код “ДИСТ” при первом кадровом мероприятии в 2024 году
- Регулярно проверяйте актуальность информации о режиме работы сотрудников в вашей отчетности
Используемые нормативные акты
- Письмо СФР от 18.06.2024 N 19-20/27389: Разъяснения по заполнению формы ЕФС-1 при различных вариантах дистанционной работы и неполного рабочего времени.
Вопросы читателей
Что делать, если мы забыли указать код “ДИСТ” для сотрудника, переведенного на удаленку в 2023 году?
В таком случае необходимо внести корректировки в отчетность при ближайшем кадровом мероприятии (перевод или увольнение).
Важно не игнорировать эту информацию, так как это может привести к расхождениям в данных при проверках.
Может ли работодатель самостоятельно выбрать код, если сотрудник работает и неполный день, и дистанционно?
Нет, необходимо строго следовать приоритетности кодов, установленной СФР.
В данном случае следует использовать код “НЕПД”, так как он имеет высший приоритет.
