График отпусков на 2026 год: составление по форме Т-7 и утверждение до 17 декабря 2025

График отпусков — обязательный документ для всех работодателей, кроме микропредприятий с типовыми трудовыми договорами согласно статье 123 ТК РФ. Документ составляется ежегодно по форме Т-7 или собственной форме с обязательными реквизитами и утверждается за две недели до начала года — на 2026 год не позднее 17 декабря 2025 года. График регламентирует очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам, позволяет работодателю планировать загрузку подразделений и соблюдать требование об уведомлении работников не позднее чем за две недели до начала отпуска.

Отсутствие графика отпусков или его несоблюдение влечет административную ответственность: штрафы для организаций от 30 000 до 70 000 рублей, для должностных лиц — от 1 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок до трех лет при повторном нарушении согласно статье 5.27 КоАП РФ. В график включаются все сотрудники с трудовыми договорами на момент составления, за исключением работников со срочными договорами до шести месяцев.

Процесс составления графика включает определение состава работников, подсчет остатков отпусков, сбор пожеланий сотрудников, согласование проекта с профсоюзом при его наличии и утверждение у руководителя. В течение года изменения вносятся в графы 8-10 формы Т-7 без переутверждения документа — при переносе отпуска указываются реквизиты приказа, новые даты и причины корректировки.

Обязательность составления графика отпусков

Все работодатели обязаны составлять график отпусков, кроме микропредприятий, применяющих типовые трудовые договоры.

Трудовой кодекс в статье 123 устанавливает обязанность составлять и вести график отпусков для всех работодателей независимо от организационно-правовой формы и численности персонала. Исключение предусмотрено только для компаний и индивидуальных предпринимателей, отнесенных к микропредприятиям согласно постановлению Правительства от 27.08.2016 № 858, которые заключили с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме.

Микропредприятия вправе заменить график отпусков письменными соглашениями с каждым работником о предоставлении отпуска. Факт такой замены отражается в пункте 22 трудового договора по типовой форме согласно статьям 309.1 и 309.2 ТК. Форма соглашения о предоставлении отпуска законодательно не утверждена, поэтому документ составляется в произвольном виде с указанием периода и продолжительности отпуска.

График отпусков составляют сотрудники отдела кадров или работник, на которого возложена обязанность вести кадровый учет при отсутствии специализированного подразделения. В компаниях с филиалами и обособленными подразделениями график составляется отдельно по каждому структурному подразделению или единым документом с указанием места работы сотрудника.

Форма и сроки утверждения

График отпусков составляется по форме Т-7 или собственной форме с обязательными реквизитами и утверждается не позднее чем за две недели до начала года.

Работодатель вправе использовать унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или разработать собственную форму графика. При разработке собственной формы документ должен содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов согласно части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: наименование документа, дату составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, величину натурального и денежного измерения, наименование должностей ответственных лиц, их подписи с расшифровкой.

Собственную форму можно дополнить графами, отсутствующими в унифицированной форме. Для ознакомления сотрудников целесообразно предусмотреть две графы: дату ознакомления и подпись работника. Также в график можно ввести дополнительную графу об уведомлении работника о дате начала отпуска — в этом случае не потребуется оформлять отдельное уведомление о предстоящем отпуске не позднее чем за две недели до его начала согласно части 3 статьи 123 ТК.

График отпусков составляется на каждый календарный год и утверждается за две недели до начала года согласно части 1 статьи 123 ТК. На 2026 год график необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2025 года. Записи в первичных документах делаются чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек или заполняются на компьютере. Использование простого карандаша запрещено. Рекомендуется применять традиционные цвета чернил — черный, синий или фиолетовый.

Алгоритм составления графика отпусков

Определение состава включаемых работников

В график отпусков включаются все сотрудники с трудовыми договорами на момент составления, кроме работников со срочными договорами до шести месяцев.

В график отпусков включаются все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры на момент составления документа, независимо от режима работы и характера трудовых отношений. Не включаются только сотрудники с трудовым договором на срок до шести месяцев согласно статье 123 ТК. Если срочный трудовой договор заключен на срок свыше шести месяцев, сотрудник включается в график независимо от возможного расторжения договора в течение года.

Совместители включаются в график отпусков с указанием примерных дат, поскольку их отпуск должен предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы согласно статье 286 ТК. В графе «Примечание» указывается: «Даты примерные, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе». Рекомендуется запросить у совместителя информацию о планируемых датах отпуска по основной работе до составления графика.

Мобилизованных сотрудников работодатель не обязан включать в график отпусков согласно части 3 статьи 351.7 ТК и письму Роструда от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1. На время мобилизации или заключения контракта о добровольном содействии Вооруженным силам РФ действие трудового договора приостанавливается согласно части 1 статьи 351.7 ТК, и приостанавливаются права и обязанности сторон по трудовому законодательству. Однако мобилизованные сотрудники остаются в штате и продолжают копить отпускной стаж согласно части 7 статьи 351.7 ТК, поэтому их включение в график не является нарушением. При возобновлении трудового договора после периода мобилизации сотрудник вправе взять отпуск в удобное для него время в течение шести месяцев согласно части 9 статьи 351.7 ТК.

Подсчет остатков отпусков

Остатки отпусков определяются на основании личных карточек работников с учетом дней, которые накопятся в году составления графика.

Для подсчета остатков отпусков проверяется количество дней основного и дополнительного отпуска, положенных сотруднику, и количество использованных дней. Сведения об отпусках содержатся в личной карточке работника по форме № Т-2 или в электронной системе учета кадров. К остаткам прибавляются дни отпуска, которые накопятся в году составления графика.

При расчете учитываются все виды ежегодных оплачиваемых отпусков: основной продолжительностью 28 календарных дней согласно статье 115 ТК и дополнительные отпуска за работу с вредными или опасными условиями труда, за особый характер работы, за ненормированный рабочий день и другие дополнительные отпуска, установленные законодательством или локальными актами работодателя.

Полный отпуск за работу в опасных или вредных условиях труда продолжительностью минимум семь дней положен работнику, только если он отработал в таких условиях 11 или более месяцев согласно пункту 8 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20, и письму Минтруда от 25.02.2019 № 15-1/В-519. В остальных случаях отпуск предоставляется пропорционально отработанному в таких условиях времени.

Сбор пожеланий сотрудников

Работодатель вправе, но не обязан учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков, за исключением отдельных категорий работников.

До составления графика отпусков целесообразно запросить у сотрудников информацию о планируемых датах отпусков для минимизации дальнейших переносов и исключения конфликтов в отпускной период. Для этого издается приказ о подготовке графика в произвольной форме и рассылаются уведомления сотрудникам об остатках отпуска с просьбой предоставить пожелания по датам.

В уведомлении указывается срок, до которого сотрудники должны предоставить информацию о количестве дней отпуска, дате его начала и окончания. При большой численности персонала таблица графика отпусков передается руководителям подразделений, которые самостоятельно собирают пожелания по своим сотрудникам, оценивают приемлемость дат с точки зрения организации процесса и передают согласованный проект.

Рекомендации по выгодным месяцам для отпуска

Сотрудникам рекомендуется разъяснить финансовые аспекты выбора периода отпуска. Если в месяце есть праздничные дни, количество рабочих дней уменьшается, и зарплата за один рабочий день увеличивается. При этом зарплата за месяц вместе с отпускными будет ниже обычного оклада. Выгоднее брать отпуск в месяце с большим количеством рабочих дней — зарплата за один рабочий день меньше, и при добавлении к отпуску одного или двух выходных сотрудник может получить больше обычного оклада за месяц.

Разделение отпуска на части

По соглашению с работником отпуск можно разделить на части при условии, что одна из них составляет не менее 14 дней согласно статье 125 ТК. Остаток отпуска делится на любое количество частей любой продолжительности, включая части по одному дню. Согласие на разделение отпуска подтверждается заявлением работника согласно письмам Минтруда от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477 и Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1.

Сотрудник указывает пожелания по разделению отпуска на части в заявлении в свободной форме. В графике отпусков в графе «Примечание» указываются реквизиты заявления сотрудника. Альтернативный вариант — дополнить график отпусков графой, в которой отражается согласие сотрудника с разделением отпуска на части.

Пример: Разделение отпуска на две части по 14 дней

В графике отпусков указываются два отдельных периода по 14 дней. В графе 5 формы Т-7 прописывается количество дней каждой части отпуска — 14, а в графе 6 указывается дата начала каждой части. В графе 10 «Примечание» можно указать реквизиты заявления сотрудника о разделении отпуска.

Составление проекта графика

Проект графика отпусков составляется после получения пожеланий сотрудников с проверкой на пересечение дат у работников одного подразделения.

Для подготовки проекта используется унифицированная форма № Т-7 или самостоятельно разработанная форма. В проекте проставляется дата начала отпуска и количество дней или несколько дат при разделении отпуска на части. Дату окончания отпуска указывать не обязательно, поскольку такого требования в законодательстве нет.

При переносе в проект пожеланий сотрудников необходимо отслеживать, чтобы предполагаемые даты отпуска у работников одного подразделения не пересекались. При обнаружении совпадения дат сотрудникам предлагается изменить период отпуска для обеспечения нормального функционирования подразделения.

Если в форме графика отсутствует гриф утверждения, можно дополнить документ графами для ознакомления сотрудников: дата ознакомления и подпись сотрудника. Также можно ввести графу об уведомлении сотрудника о дате начала отпуска — работник проставляет дату уведомления и подпись, что исключает необходимость оформления отдельного уведомления о предстоящем отпуске.

Утверждение графика

Порядок утверждения графика отпусков зависит от наличия грифа утверждения в форме документа.

В унифицированной форме № Т-7 есть гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не требуется. Директор ставит фамилию, имя, отчество, должность, дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа. Таблицу с датами отпусков внутри унифицированной формы подписывает руководитель кадровой службы или другой уполномоченный сотрудник.

Если форма графика отпусков разработана самостоятельно и в ней отсутствует гриф утверждения, документ утверждается отдельным приказом директора в произвольной форме. В приказе указывается дата утверждения графика отпусков и обязанности ответственных лиц. После утверждения график обязателен как для работодателя, так и для сотрудников согласно статье 123 ТК.

При наличии в компании профсоюза проект графика направляется в профсоюзный орган до утверждения у руководителя согласно статье 372 ТК. Профсоюз рассматривает проект графика отпусков и направляет работодателю письменное мотивированное мнение не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта согласно части 2 статьи 372 ТК. Профсоюз может принять как положительное, так и отрицательное мотивированное мнение.

Ознакомление сотрудников

Знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись законодательно не требуется, но рекомендуется для избежания споров с работниками и претензий трудовой инспекции.

По вопросу подписи работников в графике отпусков существуют две противоположные позиции. Согласно первой позиции, изложенной в письме Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1, обязанности знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись в законе нет, поскольку график относится к первичной учетной документации по учету кадров, а не к локальным актам. Известить о предстоящем отпуске по графику работодатель обязан не позднее чем за две недели до его начала согласно части 3 статьи 123 ТК.

Согласно второй позиции, изложенной в письме Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, график отпусков подпадает под определение статьи 8 ТК как локальный акт организации. С документами, связанными с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель обязан знакомить его под подпись согласно статье 22 ТК, включая график отпусков.

Для избежания возможных претензий рекомендуется знакомить сотрудников с графиком отпусков под подпись. Сотрудник ставит подпись напротив даты его предполагаемого отпуска в поле «Примечание» графика или в приложенном к графику ознакомительном листе с указанием даты ознакомления. Подпись сотрудника и дата ознакомления не освобождают от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.

При отказе сотрудника знакомиться с графиком отпусков под подпись составляется акт в произвольной форме с указанием всех обстоятельств отказа. Отказ не является основанием для пересмотра графика отпусков и переноса отпуска, не снимает с сотрудника обязанность соблюдать график согласно части 2 статьи 123 ТК.

Ведение графика в течение года

Внесение изменений

Изменения в график отпусков вносятся при изменении даты и количества дней отпуска без утверждения графика в новой редакции.

Порядок внесения изменений в график отпусков законодательно не определен. Изменения вносятся при переносе отпуска, отзыве сотрудника из отпуска или приеме новых сотрудников после утверждения графика согласно статьям 124 и части 2 статьи 125 ТК. Для исправления данных в графике отпусков издается приказ о внесении изменений в произвольной форме.

При переносе даты ежегодного отпуска после издания приказа об утверждении графика уточненные сведения вносятся в графы 8 и 9 унифицированной формы графика. В графе 8 указываются реквизиты приказа о переносе отпуска, а в графе 9 — дата, когда сотрудник планирует использовать отпуск. В графе 10 «Примечание» указывается причина переноса отпуска. Утверждать график в новой редакции не требуется согласно указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

При отзыве сотрудника из отпуска в графе 8 унифицированной формы графика указываются реквизиты приказа об отзыве из отпуска, в графе 9 — дата, когда сотрудник планирует использовать оставшуюся часть отпуска. В графе 10 «Примечание» проставляется дата отзыва и количество неиспользованных дней отпуска. Утверждать график в новой редакции не требуется согласно указаниям, утвержденным постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Исправление ошибок

Для исправления ошибок в графике отпусков издается приказ о внесении изменений с указанием корректируемых сведений.

При обнаружении ошибки в графике отпусков издается приказ о внесении изменений в график в произвольной форме. Типичные ошибки включают невключение дополнительных оплачиваемых отпусков, неправильное указание количества дней отпуска, ошибки в персональных данных сотрудников.

Пример: Исправление ошибки о дополнительных отпусках

В график отпусков не включили дополнительные оплачиваемые отпуска сотрудников в связи с вредными условиями труда продолжительностью семь календарных дней согласно статье 117 ТК. Для исправления ошибки работодатель издал приказ о внесении изменений в график. В сам график внесли сведения о дополнительном отпуске: в графе 5 указали количество дней — «максимум 7», в графе 6 отразили дату начала отпуска, в графе 10 отметили, что окончательная продолжительность отпуска зависит от стажа на дату его оформления. Если по соглашению или локальному акту отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда составлял более семи дней, в графе 5 указывается соответствующее число дней.

Типичные ошибки при составлении графика

Основные ошибки связаны с невключением определенных категорий сотрудников, несоблюдением сроков утверждения и неучетом дополнительных отпусков.

Наиболее распространенные ошибки при составлении графика отпусков:

Невключение совместителей. Совместители с трудовыми договорами должны быть включены в график с указанием примерных дат и отметкой о предоставлении отпуска одновременно с отпуском по основной работе.

Исключение сотрудников со срочными договорами свыше шести месяцев. Работники со срочными трудовыми договорами, заключенными на срок более шести месяцев, включаются в график независимо от возможного расторжения договора в течение года согласно письму Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395.

Несоблюдение срока утверждения. График должен быть утвержден за две недели до начала года. Нарушение этого срока влечет риск административной ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП.

Неучет дополнительных отпусков. В графике должны быть отражены все виды ежегодных оплачиваемых отпусков: основной и дополнительные за работу с вредными или опасными условиями труда, за особый характер работы, за ненормированный рабочий день и другие дополнительные отпуска.

Отсутствие согласования с профсоюзом. При наличии профсоюза в организации проект графика должен быть направлен в профсоюзный орган до утверждения у руководителя согласно статье 372 ТК.

Неправильное разделение отпуска на части. При разделении отпуска на части одна из них должна составлять не менее 14 календарных дней согласно статье 125 ТК. Остаток может быть разделен на любое количество частей любой продолжительности.

Ответственность за нарушения

За отсутствие графика отпусков или его несоблюдение предусмотрена административная ответственность, а за служебный подлог — уголовная.

Трудовая инспекция может оштрафовать работодателя за отсутствие графика отпусков, за несоблюдение графика отпусков, за поддельный график. Размеры штрафов установлены статьей 5.27 КоАП.

Отсутствие графика отпусков:

Первое нарушение влечет для должностных лиц предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей согласно части 1 статьи 5.27 КоАП.

Повторное нарушение влечет для должностных лиц штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет, для индивидуальных предпринимателей — штраф от 10 000 до 20 000 рублей, для организаций — штраф от 50 000 до 70 000 рублей согласно части 2 статьи 5.27 КоАП.

Несоблюдение графика отпусков:

Нарушение влечет для должностных лиц предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей согласно частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП.

Если график отпусков не соблюдает сотрудник, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности согласно статьям 192 и 193 ТК при отсутствии уважительных причин для переноса отпуска согласно статье 124 ТК. Правомерность такой позиции подтверждает постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 06.11.2015 № 44Г-53/2015.

Поддельный график отпусков:

Внесение в график заведомо ложных сведений влечет административную ответственность для должностных лиц в виде предупреждения или штрафа от 1 000 до 5 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей — штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций — штраф от 30 000 до 50 000 рублей согласно частям 1 и 2 статьи 5.27 КоАП.

За служебный подлог, то есть внесение в документы заведомо ложных сведений из корысти или другой личной заинтересованности, должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 80 000 рублей или лишено свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности согласно статье 292 УК.

Случаи освобождения от ответственности:

Работодателю не грозит ответственность за несоблюдение графика при наличии оснований для переноса ежегодного оплачиваемого отпуска согласно статье 124 ТК: болезнь сотрудника или негативное влияние ухода в отпуск на деятельность организации. В этих случаях с согласия сотрудника отпуск переносится. Сам сотрудник также может попросить о переносе отпуска в письменном заявлении — в этом случае ответственности за несоблюдение графика нет ни на работодателе, ни на работнике.

Порядок действий при составлении графика отпусков

⒈ Определить ответственного за составление графика отпусков не позднее октября текущего года

⒉ Выбрать форму графика: унифицированную Т-7 или собственную с обязательными реквизитами

⒊ Издать приказ о подготовке графика отпусков на следующий год в произвольной форме

⒋ Разослать уведомления сотрудникам об остатках отпуска с просьбой предоставить пожелания по датам

⒌ Установить срок предоставления заявлений с пожеланиями по датам отпуска

⒍ Проверить состав включаемых работников: все с трудовыми договорами, кроме договоров до шести месяцев

⒎ Посчитать остатки по отпускам в личных карточках работников с учетом дней текущего года

⒏ Согласовать даты с руководителями подразделений для предотвращения конфликтов

⒐ Заполнить проект графика: графы 1-6 формы Т-7 или соответствующие разделы собственной формы

⒑ Направить проект графика в профсоюз при его наличии в организации

⒒ Получить письменное мотивированное мнение профсоюза в течение пяти рабочих дней

⒓ Утвердить график у директора не позднее 17 декабря для графика на 2026 год

⒔ Ознакомить сотрудников с графиком под подпись или оформить отдельный лист ознакомления

⒕ В течение года вносить изменения в графы 8-10 при переносах отпусков с указанием реквизитов приказов

⒖ Хранить график весь календарный год плюс установленный срок хранения кадровых документов

Используемые нормативные акты

Трудовой кодекс Российской Федерации

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

Постановление Правительства Российской Федерации от 27.08.2016 № 858

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Уголовный кодекс Российской Федерации

Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Постановление Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20

Письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1

Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1

Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395

Письмо Роструда от 19.12.2023 № ПГ/26132-6-1

Письмо Минтруда России от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477

Письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1

Письмо Минтруда России от 25.02.2019 № 15-1/В-519

Информация Роструда от 03.07.2025

Постановление Президиума суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 06.11.2015 № 44Г-53/2015

Вопросы по составлению графика отпусков