ФНС России в письме от 09.10.2025 № ЗГ-2-20/15290@ рекомендует заказчикам проверять статус самозанятого при заключении договоров и перед оплатой его работ. Налоговый орган вправе снять плательщика НПД с учета по собственной инициативе при выявлении несоответствия требованиям спецрежима или утраты права на его применение. Для проверки доступны справки о постановке на учет (КНД 1122035) и о доходах (КНД 1122036) из приложения “Мой налог” с ЭЦП ФНС, а также онлайн-сервис на npd.nalog.ru/check-status/.
Основания для снятия самозанятого с учета налоговым органом
Налоговый орган снимает плательщика НПД с учета по собственной инициативе при выявлении нарушений требований спецрежима.
Снятие с учета происходит при наличии у налогового органа информации об утрате права на применение специального налогового режима или о несоответствии самозанятого установленным требованиям. Решение принимается налоговым органом без обращения со стороны плательщика НПД.
Утрата права на применение НПД возникает при превышении годового дохода 2,4 млн рублей, при появлении работодателя у физического лица или при начале деятельности, не подпадающей под специальный режим. Несоответствие требованиям может быть выявлено при нарушении условий применения режима или при предоставлении недостоверных сведений.
Для заказчика критически важно отслеживать актуальность статуса исполнителя, поскольку оплата услуг лицу, утратившему статус плательщика НПД, создает налоговые риски. Налоговый орган может доначислить страховые взносы и НДФЛ, если установит, что на момент оплаты самозанятый не имел права применять спецрежим.
Инструменты проверки статуса плательщика НПД
Для проверки самозанятого доступны три официальных инструмента: две справки из приложения "Мой налог" и онлайн-сервис ФНС.
Справка о постановке на учет (снятии с учета) физического лица в качестве налогоплательщика НПД по форме КНД 1122035 подтверждает факт регистрации самозанятого и содержит дату постановки на учет. Документ формируется в приложении “Мой налог” или в веб-версии lknpd.nalog.ru и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России. Справка имеет юридическую силу и может использоваться в качестве доказательства проверки статуса контрагента.
Справка о состоянии расчетов (доходах) по налогу на профессиональный доход по форме КНД 1122036 предоставляет информацию о полученных самозанятым доходах за запрашиваемый период. Документ позволяет оценить близость исполнителя к предельному значению дохода в 2,4 млн рублей, что критично при планировании долгосрочного сотрудничества. Справка также формируется в приложении “Мой налог” с ЭЦП ФНС России.
Онлайн-сервис “Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход” размещен на портале npd.nalog.ru/check-status/ и позволяет оперативно проверить актуальность статуса самозанятого по его ИНН. Сервис показывает текущее состояние регистрации без необходимости запроса справок у исполнителя. Результат проверки целесообразно сохранять в виде скриншота для внутреннего документооборота.
Выбор инструмента зависит от задачи проверки. Для разовых платежей достаточно использования онлайн-сервиса, для долгосрочных договоров рекомендуется запрашивать справки с ЭЦП ФНС. При значительных объемах оплаты целесообразно дополнительно получать справку о доходах для оценки рисков превышения лимита.
Порядок получения справок через приложение Мой налог
Справки формируются самозанятым в мобильном приложении или веб-версии "Мой налог" и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России.
Самозанятый формирует справки в личном кабинете приложения “Мой налог”, доступном в мобильной версии для iOS и Android или в веб-версии по адресу lknpd.nalog.ru. Функционал обеих версий идентичен, выбор зависит от предпочтений пользователя. Формирование справки занимает несколько секунд, документ создается автоматически на основе данных налогового учета.
Документ автоматически подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России, что придает справке юридическую значимость. Заказчику не требуется запрашивать дополнительное подтверждение или заверение документа. Наличие ЭЦП ФНС подтверждает, что информация в справке соответствует данным налогового органа на момент формирования.
Справки передаются исполнителем заказчику в электронном виде в формате PDF. Заказчик может проверить подлинность электронной подписи стандартными средствами проверки ЭЦП или визуально убедиться в наличии отметки о подписании документа ФНС России. Срок действия справки законодательно не установлен, но на практике целесообразно запрашивать актуальный документ непосредственно перед оплатой.
Риски при работе с самозанятыми
Заключение гражданско-правовых договоров с самозанятыми создает риск переквалификации отношений в трудовые с соответствующими налоговыми последствиями для заказчика.
Переквалификация гражданско-правового договора в трудовые отношения происходит при выявлении признаков трудового договора в фактических отношениях сторон. Контролирующие органы анализируют характер выполняемой работы, систематичность выплат, наличие подчинения исполнителя внутреннему трудовому распорядку, предоставление рабочего места и инструментов заказчиком. Регулярность выполнения однотипных функций в интересах одного заказчика усиливает риски переквалификации.
Критерии переквалификации включают личное выполнение работы без права привлечения третьих лиц, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка заказчика, выполнение работы под контролем и по указанию заказчика, использование имущества и ресурсов заказчика для выполнения работы. Наличие одного критерия не создает автоматического риска, но совокупность признаков служит основанием для переквалификации.
При переквалификации отношений налоговые последствия для заказчика включают доначисление страховых взносов за весь период сотрудничества, начисление НДФЛ как налогового агента, уплату пеней и штрафов. Дополнительно возникает административная ответственность за нарушение трудового законодательства, включая штрафы за неоформленные трудовые отношения и отсутствие обязательных гарантий работнику.
Для минимизации рисков рекомендуется четко формулировать в договоре предмет и результат работы, избегать установления графика работы и контроля процесса выполнения, не включать исполнителя во внутренние коммуникационные системы организации. Оплату целесообразно привязывать к результату работы, а не к затраченному времени. При долгосрочном сотрудничестве следует избегать выполнения исполнителем однотипных функций на постоянной основе.
Используемые нормативные акты
Письмо ФНС России от 09.10.2025 № ЗГ-2-20/15290@
Приказ ФНС России от 11.06.2020 № ЕД-7-20/385@ “Об утверждении форм и форматов документов, используемых налоговыми органами и налогоплательщиками налога на профессиональный доход при постановке на учет (снятии с учета) физических лиц в качестве налогоплательщиков указанного налога, а также при осуществлении указанными налогоплательщиками деятельности, связанной с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения налогом на профессиональный доход”
Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ “О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима “Налог на профессиональный доход”
Вопросы по применению рекомендаций ФНС
Как часто необходимо проверять статус самозанятого при долгосрочном сотрудничестве?
При разовых платежах достаточно однократной проверки перед оплатой. При регулярных платежах по долгосрочному договору целесообразно проверять статус перед каждой оплатой или не реже одного раза в месяц. Периодичность обусловлена тем, что налоговый орган снимает самозанятого с учета по собственной инициативе при выявлении нарушений, и этот момент может не совпадать с графиком платежей заказчика. Оперативность проверки через онлайн-сервис позволяет включить эту процедуру в стандартный процесс подготовки платежных документов без существенных трудозатрат.
Что делать заказчику, если самозанятый утратил статус после заключения договора, но до выполнения работ?
При выявлении утраты статуса до начала работ рекомендуется приостановить исполнение договора и согласовать с исполнителем дальнейшие действия. Варианты решения включают расторжение договора по соглашению сторон, ожидание повторной регистрации исполнителя в качестве плательщика НПД, переоформление отношений через заключение трудового договора при соответствии характера работ трудовым отношениям. Если работы уже выполнены, но статус утрачен до оплаты, заказчику следует выступать в роли налогового агента по НДФЛ и начислить страховые взносы, поскольку оплата производится физическому лицу, не применяющему специальный режим.
Достаточно ли для документального подтверждения проверки использования только онлайн-сервиса без получения справок?
Онлайн-сервис предоставляет актуальную информацию о статусе на момент проверки, но не формирует официальный документ с ЭЦП. Для документирования проверки через сервис рекомендуется сохранять скриншот результата с указанием даты и времени проверки. При проверках со стороны налоговых органов или аудиторов скриншот может использоваться как свидетельство добросовестности заказчика, однако его доказательная сила ниже справки с ЭЦП ФНС. Для платежей значительного размера или при работе с новым исполнителем целесообразно дополнительно запрашивать справку КНД 1122035, которая имеет полноценную юридическую силу.
Как документально зафиксировать результаты проверки статуса самозанятого во внутреннем документообороте организации?
Результаты проверки рекомендуется фиксировать в виде служебной записки бухгалтера или ответственного лица с приложением подтверждающих документов. К записке прилагаются скриншот проверки через онлайн-сервис или справка от самозанятого с ЭЦП ФНС. В служебной записке указываются дата проверки, ИНН самозанятого, результат проверки (статус подтвержден/не подтвержден), использованный инструмент проверки. Документ подшивается к первичным документам по договору или к платежному поручению. Такая практика формирует доказательную базу добросовестности заказчика при возможных претензиях контролирующих органов.
Какие признаки в договоре указывают на повышенный риск переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые?
Основными индикаторами риска служат положения договора о фиксированном графике работы исполнителя, требование личного присутствия в офисе заказчика, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, установление фиксированной ежемесячной оплаты независимо от объема работ. Риск усиливается при включении в договор условий о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, оплате больничных листов, наличии испытательного срока. Формулировка предмета договора в виде должностных обязанностей, а не конкретного результата работы также создает признаки трудовых отношений. Указание в договоре на подчиненность исполнителя руководителю подразделения заказчика служит прямым основанием для переквалификации отношений.
Нужно ли проверять статус самозанятого при каждом платеже по договору с ежемесячными выплатами?
При договоре с регулярными ежемесячными платежами рекомендуется проверять статус перед каждым платежом через онлайн-сервис, поскольку налоговый орган может снять плательщика НПД с учета в любой момент при выявлении нарушений. Проверка занимает несколько секунд и минимизирует риск оплаты услуг лицу, утратившему право на применение специального режима. Альтернативный подход предполагает ежемесячный запрос справки КНД 1122035 у исполнителя с включением этого требования в условия договора. Периодичность проверки может быть снижена до одного раза в квартал только при небольших суммах платежей и длительной положительной истории сотрудничества с исполнителем.
