Операции с прослеживаемыми товарами — реализация, передача в составе выполненных работ, продажа в составе комплектов и наборов — оформляются исключительно электронными счетами-фактурами или электронными УПД с обязательным указанием реквизитов прослеживаемости. Действующие форматы электронных документов утверждены приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ в редакции приказа от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@, для корректировочных документов применяется приказ ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. Требования распространяются на все организации и ИП, совершающие операции с товарами, включёнными в национальную систему прослеживаемости.
Когда возникает обязанность выставить электронный счёт-фактуру или УПД
Электронная форма документа обязательна при любой операции, в которой участвуют прослеживаемые товары, — независимо от того, реализуются они отдельно, в составе комплекта или передаются как часть выполненных работ.
Обязанность сформировать электронный счёт-фактуру или электронный универсальный передаточный документ (УПД) возникает в трёх категориях операций:
⒈ Реализация прослеживаемых товаров организациям или индивидуальным предпринимателям. Под реализацией понимается возмездная передача права собственности на товар — стандартная купля-продажа, поставка, мена.
⒉ Реализация комплектов и наборов, в состав которых входят прослеживаемые товары. Даже если прослеживаемый товар является лишь одним из компонентов набора, вся операция подпадает под требования национальной системы прослеживаемости товаров. Документ формируется в электронном виде на весь комплект, при этом реквизиты прослеживаемости указываются по каждой прослеживаемой позиции отдельно.
⒊ Передача прослеживаемых товаров в составе выполненных работ организациям и ИП. Ситуация характерна для подрядных отношений: например, подрядчик при выполнении монтажных работ использует оборудование, подлежащее прослеживаемости, и передаёт его заказчику в составе результата работ. В этом случае электронный документ формируется на весь объём работ, а реквизиты прослеживаемости указываются в отношении переданных товаров.
Нормативное основание обязанности — п. 1.1 ст. 169 НК РФ, который устанавливает требование об электронной форме счёта-фактуры при операциях с прослеживаемыми товарами, а также пп. «г» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, конкретизирующий перечень операций.
Реквизиты прослеживаемости в счёте-фактуре
Счёт-фактура на прослеживаемые товары содержит дополнительные обязательные реквизиты, отсутствие которых влечёт нарушение порядка документального оформления.
Согласно п. 5 ст. 169 НК РФ в счёте-фактуре при реализации прослеживаемых товаров указываются специальные реквизиты прослеживаемости. К ним относятся:
регистрационный номер партии товара (РНПТ) — уникальный идентификатор, присваиваемый при ввозе товара на территорию РФ или при иных операциях, формирующих партию;
единица измерения прослеживаемого товара (код и условное обозначение по ОКЕИ);
количество прослеживаемого товара в указанной единице измерения.
Эти реквизиты заполняются по каждой строке счёта-фактуры, в которой отражён прослеживаемый товар. При реализации комплектов и наборов реквизиты прослеживаемости указываются в подстроках к соответствующей строке — по каждому прослеживаемому компоненту отдельно.
Если в одной партии несколько РНПТ (например, товар закупался различными партиями), каждый регистрационный номер с соответствующим количеством указывается в отдельной подстроке.
Действующие форматы электронных документов ФНС
Формат электронного счёта-фактуры и УПД определяется приказами ФНС — использование устаревших форматов при операциях с прослеживаемыми товарами недопустимо.
На текущий момент электронный документооборот при операциях с прослеживаемыми товарами ведётся по форматам, утверждённым приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Этот приказ установил актуальные XML-форматы электронного счёта-фактуры и УПД.
В указанный приказ внесены изменения приказом ФНС России от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@. Редакция скорректировала ряд элементов формата — при формировании документов необходимо применять приказ № ЕД-7-26/970@ именно в актуальной редакции, а не в первоначальной.
Дополнительно при применении форматов следует учитывать письмо ФНС России от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@, которое содержит разъяснения по отдельным вопросам заполнения электронных документов. Письмо не меняет формат, но уточняет порядок его применения в конкретных ситуациях.
Организации, использующие системы электронного документооборота, должны убедиться, что оператор ЭДО поддерживает формат в актуальной редакции. Несоответствие версии формата может привести к отклонению документа на стороне получателя или к ошибкам при автоматической обработке в информационных системах ФНС.
Корректировочные документы: форматы и порядок применения
Корректировочный счёт-фактура и УКД при операциях с прослеживаемыми товарами формируются по отдельному формату, утверждённому самостоятельным приказом ФНС.
При изменении стоимости ранее отгруженных прослеживаемых товаров — вследствие изменения цены, уточнения количества или иных оснований — продавец формирует корректировочный счёт-фактуру или универсальный корректировочный документ (УКД) в электронной форме.
Формат корректировочных документов утверждён приказом ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. Этот формат применяется в ситуациях, когда корректировка относится к первоначальному документу (счёту-фактуре или УПД), выставленному при операции с прослеживаемыми товарами.
В корректировочном документе сохраняются реквизиты прослеживаемости — РНПТ, единица измерения, количество — как до, так и после корректировки. Это обеспечивает непрерывность прослеживаемости и корректное отражение движения товаров в информационной системе.
Используемые нормативные акты
П. 1.1, п. 5 ст. 169 НК РФ
Пп. «г» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров
Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ в редакции приказа ФНС России от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@
Письмо ФНС России от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@
Приказ ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@
Вопросы по применению инструкции
Обязателен ли электронный УПД, если прослеживаемый товар входит в набор как незначительная часть?
Да, обязателен. Наличие хотя бы одного прослеживаемого товара в составе комплекта или набора обязывает продавца сформировать документ в электронной форме. Количественная доля прослеживаемого компонента в общей стоимости набора значения не имеет — определяющим является сам факт включения товара, подлежащего прослеживаемости. Реквизиты прослеживаемости указываются по соответствующей позиции в подстроках документа.
Допустимо ли выставить бумажный счёт-фактуру, если покупатель не подключён к электронному документообороту?
Нет, бумажная форма при операциях с прослеживаемыми товарами не допускается. П. 1.1 ст. 169 НК РФ прямо устанавливает обязанность формирования электронного счёта-фактуры. Если покупатель — организация или ИП — не подключён к оператору ЭДО, ему необходимо обеспечить такое подключение. Продавец не вправе заменить электронный документ бумажным по причине технической неготовности контрагента.
Какой документ формировать при передаче прослеживаемого товара в составе подрядных работ — УПД или счёт-фактуру?
Законодательство допускает оба варианта: электронный счёт-фактуру или электронный УПД. Выбор зависит от принятого в организации порядка документооборота. УПД совмещает функции счёта-фактуры и первичного документа, что позволяет оформить операцию одним документом. При использовании отдельного счёта-фактуры потребуется дополнительно составить акт выполненных работ.
Какую версию формата считать актуальной — приказ № ЕД-7-26/970@ или редакцию № ЕД-7-26/1032@?
Применяется единый документ: приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ в редакции приказа от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@. Приказ № ЕД-7-26/1032@ не является самостоятельным форматом — он вносит изменения в базовый приказ. При формировании электронных документов следует руководствоваться актуальной консолидированной версией формата с учётом всех внесённых поправок и разъяснений письма ФНС от 16.12.2025 № ЕА-4-26/11336@.
