Арбитражный суд поддержал налоговиков в споре о доначислении НДФЛ с подотчетных сумм директора. Организация не смогла доказать реальность операций с контрагентами, а документы о расходовании средств суд признал недостаточными. Решение формирует принципы для контроля подотчетных операций.
Обстоятельства дела
Организация регулярно выдавала директору наличные средства под отчет для проведения расчетов с контрагентами
Организация практиковала выдачу наличных денежных средств директору под отчет с целью осуществления расчетов с различными контрагентами. Данная схема предполагала последующее документальное подтверждение целевого использования выданных сумм через авансовые отчеты и приходные кассовые ордера.
Налоговые органы в ходе проверки усомнились в реальности заявленных операций с контрагентами. Основанием для сомнений стало отсутствие убедительных доказательств фактического проведения хозяйственных операций, несмотря на наличие формальных документов отчетности.
Определяющим обстоятельством дела стал факт невозврата директором подотчетных сумм в кассу организации, что дополнительно усилило позицию налоговых органов о фиктивности заявленных расходов.
Позиция организации
Налогоплательщик ссылался на оформленные авансовые отчеты и приходные кассовые ордера как доказательство целевого использования средств
Организация представила документы, подтверждающие формальное оформление подотчетных операций. В качестве обоснования правомерности действий налогоплательщик указывал на наличие:
⒈ Авансовых отчетов по выданным под отчет суммам ⒉ Приходных кассовых ордеров, отражающих движение денежных средств ⒊ Документооборота, соответствующего требованиям учетной политики
Организация настаивала на реальности операций с контрагентами и целевом характере использования выданных директору средств. По мнению налогоплательщика, представленные документы в достаточной мере подтверждали экономическую обоснованность и документальное оформление хозяйственных операций.
Позиция налоговых органов
Налоговики квалифицировали невозвращенные подотчетные суммы как материальную выгоду директора, подлежащую обложению НДФЛ
Налоговые органы провели детальный анализ представленных документов и пришли к выводу о недостаточности доказательств реальности операций с контрагентами. Основные аргументы налоговиков:
Формальный характер документооборота. Авансовые отчеты и приходные кассовые ордера сами по себе не подтверждают фактического проведения хозяйственных операций без дополнительных доказательств.
Отсутствие экономического содержания. Налоговики не обнаружили признаков реальных расчетов с заявленными контрагентами, что поставило под сомнение целевое использование подотчетных сумм.
Невозврат средств в кассу. Факт невозврата директором подотчетных сумм рассматривался как дополнительное подтверждение получения им материальной выгоды.
На основании выявленных нарушений налоговые органы включили суммы выданных под отчет средств в доходы физического лица и доначислили НДФЛ.
Решение арбитражного суда
Суд признал правомерным доначисление НДФЛ, указав на недостаточность формальных документов для подтверждения реальности операций
Арбитражный суд Северо-Западного округа поддержал позицию налоговых органов, сформулировав принципиальные выводы для налоговой практики.
Недостаточность формального документооборота. Суд указал, что авансовые отчеты и приходные кассовые ордера без дополнительных доказательств не могут служить основанием для признания реальности хозяйственных операций.
Бремя доказывания на налогоплательщике. Организация должна была представить убедительные доказательства фактического проведения операций с контрагентами, чего сделано не было.
Квалификация как материальной выгоды. Невозвращенные подотчетные суммы обоснованно квалифицированы как доход физического лица, подлежащий обложению НДФЛ.
Суд отметил, что налогоплательщик не смог опровергнуть выводы налоговых органов о фиктивности заявленных операций, что делает доначисление НДФЛ правомерным.
Используемые нормативные акты
Постановление АС Северо-Западного округа от 21.08.2025 по делу N А52-5305/2023
Вопросы по аналогичным ситуациям
Облагается ли НДФЛ невозвращенная подотчетная сумма при наличии авансового отчета?
Да, облагается. Авансовый отчет сам по себе не подтверждает реальность операций. Если организация не может доказать фактическое целевое использование средств, невозвращенная сумма квалифицируется как материальная выгода работника.
Какие документы необходимы для подтверждения реальности операций по подотчету?
Помимо авансового отчета требуются: договоры с контрагентами, документы о передаче товаров/оказании услуг, подтверждение их принятия к учету, документы об оплате. Формальные документы без экономического содержания недостаточны.
Можно ли избежать доначисления НДФЛ при частичном возврате подотчетных сумм?
Доначислению подлежит только невозвращенная часть при условии недоказанности реальности операций. Возврат части средств не освобождает от необходимости документального подтверждения целевого использования оставшейся суммы.
Распространяется ли данная практика на подотчетные суммы рядовых сотрудников?
Да, принципы применяются ко всем подотчетным лицам независимо от должности. Статус директора в данном деле не влиял на правовую оценку ситуации – важны факт невозврата и недоказанность операций.
Какие сроки установлены для возврата неиспользованных подотчетных сумм?
Согласно требованиям законодательства, неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который они были выданы, или со дня выхода на работу.
