Федеральный закон № 140-ФЗ обязывает всех участников перевозок оформлять транспортные накладные, заявки на перевозку, экспедиторские и иные перевозочные документы исключительно в электронном виде с 1 сентября 2026 года. Требование распространяется на любые организации и ИП вне зависимости от сферы деятельности — критерием является сам факт участия в перевозке, а не статус профессионального перевозчика. Для перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД) потребуется оформить квалифицированную электронную подпись, подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД и настроить доступ для сотрудников — ФНС рекомендует сделать это до наступления обязательного срока, чтобы протестировать технологию без операционного давления.
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Закон № 140-ФЗ переводит в электронный формат все перевозочные документы для всех участников перевозок без привязки к сфере деятельности.
Изменения в Закон о транспортной экспедиции, внесённые Федеральным законом № 140-ФЗ, устанавливают обязательное электронное оформление следующих документов:
транспортные накладные;
заказы и заявки на перевозку;
экспедиторские документы;
железнодорожная накладная;
грузовая накладная при авиаперевозках.
Перечень является законодательно установленным. Требование адресовано всем участникам перевозок — грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, экспедиторам — вне зависимости от того, является ли перевозка основной деятельностью компании или вспомогательной.
Минтранс России определит отдельный перечень случаев, при которых допускается оформление бумажных перевозочных документов. До публикации этого перечня действует общее правило: с 1 сентября 2026 года бумажный формат не допускается.
Почему переход стоит начать до наступления обязательного срока
Ранний переход на ЭПД позволяет протестировать технологию и устранить организационные проблемы без цейтнота, параллельно получая измеримые экономические эффекты.
ФНС России рекомендует не дожидаться сентября 2026 года. Добровольный переход в текущем периоде даёт возможность проверить совместимость сервиса оператора ИС ЭПД с учётными системами компании, отладить процесс подписания документов сотрудниками и водителями, выявить организационные трудности и устранить их без операционного давления.
Помимо подготовки к обязательному порядку, использование ЭПД уже сейчас сокращает расходы на печать, бумагу и курьерскую доставку оригиналов документов. Оплата за перевозку поступает в среднем на 20 дней быстрее — грузоотправителю не нужно дожидаться бумажного оригинала транспортной накладной для проведения расчётов. Все участники перевозки работают с одним и тем же документом в режиме реального времени: изменения отображаются одновременно, а процесс взаиморасчётов ускоряется за счёт исключения задержек на пересылку и сверку бумажных копий.
Три шага для перехода на ЭПД
Алгоритм перехода включает получение КЭП, подключение к аккредитованному оператору и настройку доступа для персонала.
Шаг 1. Получение квалифицированной электронной подписи
Сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) оформляется на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Сотрудники, которые будут подписывать перевозочные документы от имени компании, действуют на основании машиночитаемой доверенности (МЧД). Отдельный сертификат КЭП для каждого сотрудника не требуется — МЧД предоставляет полномочия подписывать документы с использованием собственной электронной подписи сотрудника.
Шаг 2. Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД
Оператор ИС ЭПД — организация, обеспечивающая передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Перечень аккредитованных операторов размещён на сайте Минтранса России.
При выборе оператора целесообразно оценить функциональность его сервиса, совместимость с используемыми учётными системами и условия технической поддержки. Также стоит уточнить, с какими операторами работают контрагенты — это упростит обмен документами.
Шаг 3. Настройка доступа для сотрудников и водителей
Доступ к сервису оператора предоставляется сотрудникам компании, задействованным в оформлении перевозочных документов. Назначается администратор системы, отвечающий за управление правами доступа. При необходимости к сервису подключаются водители — это актуально для компаний, где водитель подтверждает приём или сдачу груза непосредственно в электронном документе.
Хранение электронных перевозочных документов
ЭПД хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД — риск физической утраты документов исключён.
Электронные перевозочные документы не требуют организации отдельного архива со стороны компании для целей их сохранности. Документы хранятся в ГИС ЭПД и у операторов ИС ЭПД, что обеспечивает их доступность для всех участников перевозки в любой момент.
Для бухгалтерии это означает отсутствие ситуаций, при которых оригинал транспортной накладной находится «в пути» и недоступен для проведения расчётов, отражения операций в учёте или предоставления по запросу контролирующих органов. Документ формируется и подписывается в единой среде — каждый участник перевозки видит актуальную версию без временных разрывов.
Используемые нормативные акты
Федеральный закон № 140-ФЗ
Закон о транспортной экспедиции
Информация ФНС России от 26 января 2026 года
Вопросы по применению изменений
Распространяется ли требование об ЭПД на компании, использующие транспорт только для собственных нужд?
Да. Закон № 140-ФЗ устанавливает требование для всех участников перевозок вне зависимости от сферы деятельности. Статус профессионального перевозчика не является критерием — обязанность возникает в силу самого факта участия в перевозке грузов. До публикации Минтрансом России перечня исключений следует ориентироваться на общее правило об обязательном электронном оформлении.
Допускается ли бумажное оформление перевозочных документов после 1 сентября 2026 года?
Только в случаях, которые войдут в перечень исключений Минтранса России. На текущий момент этот перечень не опубликован, конкретные основания для бумажного оформления неизвестны. По умолчанию с 1 сентября 2026 года оформление документов в бумажном виде не допускается.
Нужна ли отдельная КЭП для каждого сотрудника, подписывающего перевозочные документы?
Нет. Сертификат КЭП оформляется на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Сотрудники подписывают документы от имени организации на основании машиночитаемой доверенности (МЧД), которая удостоверяет их полномочия. Это стандартная схема работы с электронным документооборотом, не требующая выпуска отдельных квалифицированных сертификатов на каждого работника.
Что произойдёт, если компания не перейдёт на ЭПД к 1 сентября 2026 года?
С 1 сентября 2026 года оформление перевозочных документов в бумажном виде не допускается (за исключением случаев из перечня Минтранса). Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, могут быть признаны ненадлежащими, что повлечёт риски при подтверждении расходов на перевозку для целей налогообложения и при взаимодействии с контрольно-надзорными органами. ФНС рекомендует начать переход заблаговременно.
