С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу оформляется только в электронной форме — соответствующие поправки в ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Бумажный документ останется допустимым лишь в случаях, которые определит Минтранс России (пока действует проект приказа ID 166281 с закрытым перечнем исключений). Применять электронную транспортную накладную обязаны все участники цепочки перевозки — грузоотправители, перевозчики и грузополучатели из любых отраслей, включая производителей, торговые сети, склады и строительные организации.
Что меняется с 1 сентября 2026 года: новая редакция ч. 1 ст. 8 Закона № 259-ФЗ
Бумажная транспортная накладная превращается из правила в исключение — электронная форма становится обязательной для всей автомобильной логистики.
С 1 сентября 2026 года ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» начинает действовать в новой редакции. Норма прямо предписывает формировать транспортные накладные исключительно в электронной форме. Составить документ на бумаге можно будет только в случаях, перечень которых установит Минтранс России. На текущий момент такой нормативный акт не принят, действует лишь проект приказа.
Изменение не ограничивается автомобильными перевозками. С той же даты в обязательную электронную форму переводятся и другие транспортные документы:
экспедиторские документы — поручения экспедитору, складские и экспедиторские расписки. Правила обмена ими утверждены Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469 (вступает в силу 01.09.2026);
железнодорожные накладные — порядок работы с ними закреплен Постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 470 (вступает в силу 01.09.2026);
грузовые авианакладные — правила обмена утверждены Постановлением Правительства РФ от 21.04.2026 № 446 (вступает в силу 01.09.2026).
Таким образом, переход на электронный документооборот охватывает всю транспортную логистику одновременно, а не отдельный сегмент автоперевозок.
Кто обязан оформлять ЭТН: грузоотправители, перевозчики и получатели груза
Обязанность применять ЭТН распространяется на любую компанию в цепочке перевозки независимо от ее основного вида деятельности.
По общему правилу электронную транспортную накладную составляет грузоотправитель (ч. 1 ст. 8 Закона № 259-ФЗ). Дальше с документом работают остальные участники перевозки: каждый формирует и подписывает свой раздел (титул). Помимо грузоотправителя это перевозчик и получатель груза.
С 1 сентября 2026 года требование касается не только транспортных компаний. Применять ЭТН должны организации из любых отраслей, которые выступают отправителем или получателем груза: производители товаров, торговые центры, операторы складов, строительные фирмы. Отраслевых исключений для участников перевозки закон не предусматривает.
В ряде случаев роли совпадают. Например, компания перевозит товары между собственными складами и одновременно выступает грузоотправителем и грузополучателем. В этой ситуации она заполняет соответствующие разделы документа от своего имени.
Случаи, когда бумажная транспортная накладная сохраняется
Перечень исключений пока существует только на уровне проекта приказа Минтранса — до его принятия ориентир один.
Право определять, когда транспортная накладная может оформляться на бумаге, закреплено за Минтрансом России. Окончательный документ еще не принят, однако подготовлен проект приказа (ID проекта 166281), который содержит исчерпывающий перечень исключений.
Согласно проекту, бумажная транспортная накладная сохраняется при перевозке автомобильным транспортом:
грузов по территории региона, где введен режим ЧС, военного положения или контртеррористической операции;
воинских грузов;
грузов, когда клиентом выступает зарубежная компания или иностранный гражданин;
при каботажных перевозках, которые осуществляются иностранными перевозчиками из стран ЕАЭС;
специальных грузов в целях удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд и обеспечения безопасности государства;
грузов физлица в личных, семейных и иных целях, не связанных с предпринимательской деятельностью.
До принятия финального приказа ориентироваться следует на этот проект, отслеживая публикацию итогового документа.
Подготовка к переходу на ЭТН: четыре шага до 1 сентября 2026 года
Переход требует подключения к оператору ГИС ЭПД, оформления электронных подписей с МЧД и тестового прогона до старта обязательного применения.
Времени на подготовку остается немного, и работу с электронными транспортными накладными нужно отладить заранее. Алгоритм перехода состоит из четырех шагов.
Шаг ⒈ Выбор и подключение к оператору ГИС ЭПД
Необходимо заключить соглашение с оператором информационной системы электронных перевозочных документов. Оператор должен состоять в специальном реестре, который размещен на официальном сайте Минтранса России (ч. 9, 14, 15 ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ). Именно оператор обеспечивает обмен документами между участниками грузоперевозки и передает ЭТН и содержащиеся в ней сведения в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД (ч. 2, 4 ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ).
Шаг ⒉ Оформление электронных подписей и МЧД на сотрудников
На сотрудников, которые будут подписывать ЭТН, оформляется сертификат усиленной квалифицированной (УКЭП) или усиленной неквалифицированной (УНЭП) электронной подписи. Дополнительно на этих сотрудников оформляются машиночитаемые доверенности — МЧД (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ). Без МЧД делегирование права подписи от имени организации не работает.
Шаг ⒊ Настройка доступа сотрудников к системе оператора
Персоналу настраивают доступ к информационной системе оператора и обучают работе в ней. На этом этапе разграничиваются роли: кто формирует документ, кто подписывает отдельные титулы, кто отвечает за финансовый блок.
Шаг ⒋ Техническое оснащение
Закупаются недостающие технические средства — ноутбуки, планшеты и иное оборудование, которое потребуется водителям и складу для работы с ЭТН. Чтобы убедиться в отлаженности всех процессов, до 1 сентября 2026 года рекомендуется провести несколько пробных рейсов с оформлением электронной накладной.
Порядок подписания ЭТН: кто, что и какой подписью заверяет
ЭТН формируется поэтапно — каждый участник подписывает свой титул, а водитель может использовать простую подпись только при последующем заверении со стороны перевозчика.
Формат электронной транспортной накладной утвержден Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. При работе с документом также применяются Правила обмена электронными перевозочными документами (Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931) и Правила предоставления информации в ГИС ЭПД (Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 № 281).
Грузоотправитель: создание и первичное подписание
Грузоотправитель создает транспортную накладную в электронном виде и заполняет сведения о перевозке (п.п. «а» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931): данные об участниках перевозки, существенных условиях договора, поданном под погрузку транспортном средстве и его водителе (водителях), грузе и сопроводительных документах, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки. Сформированный файл подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное на подписание от имени грузоотправителя, либо лицо, осуществившее погрузку груза.
Перевозчик и водитель: принятие груза и оговорки
Перевозчик при необходимости вносит дополнительные сведения о принятии груза и фактических обстоятельствах погрузки. Этот файл подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное от имени перевозчика. Затем водитель сверяет груз, тару и упаковку с данными грузоотправителя и при необходимости вносит оговорки и замечания. Водитель вправе подписать файл простой электронной подписью или УНЭП, но только при условии, что впоследствии его заверит своей УКЭП или УНЭП уполномоченное от имени перевозчика лицо (п.п. «б» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931). Без такого двойного подписания титул водителя не считается завершенным.
Грузополучатель: приемка груза
Грузополучатель вносит сведения о приемке груза от перевозчика, фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки. Файл подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное на подписание от имени грузополучателя (п.п. «в» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931).
Перевозчик: выдача груза и финансовые сведения
После приемки перевозчик дополняет данные о выдаче груза и фактических обстоятельствах такой выдачи. Файл подписывает уполномоченное от перевозчика лицо своей УКЭП или УНЭП. При внесении оговорок о выдаче груза действует тот же механизм двойного подписания: водитель ставит простую подпись или УНЭП, а уполномоченное от перевозчика лицо заверяет файл УКЭП или УНЭП (п.п. «г» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931).
Отдельно оформляются финансовые сведения: данные о выполнении перевозки, ее стоимости (об установленной плате) и порядке расчета. Их подписывает своей УКЭП или УНЭП лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни со стороны перевозчика, после чего грузоотправитель подтверждает их подписью своего ответственного или уполномоченного лица.
Дополнительные титулы: переадресовка и замена водителя
При переадресовке груза (изменение конечного пункта доставки и (или) сведений о новом грузополучателе) сведения подписывает уполномоченное от грузоотправителя лицо, а перевозчик проставляет свои отметки за подписью уполномоченного лица (п.п. «д», «е» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931). Сведения о замене водителя (водителей) или транспортного средства вносит и подписывает уполномоченное от перевозчика лицо (п.п. «ж» п. 3 Приложения № 1 к Постановлению № 931).
Используемые нормативные акты
Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»
Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ
Проект приказа Минтранса России (ID проекта 166281)
Приказ ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@
Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931
Постановление Правительства РФ от 03.03.2022 № 281
Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469
Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 470
Постановление Правительства РФ от 21.04.2026 № 446
Вопросы по переходу на ЭТН
Распространяется ли обязанность применять ЭТН на компании, которые не занимаются транспортом профессионально, но периодически отправляют грузы?
Да, требование распространяется на любую организацию, выступающую грузоотправителем или грузополучателем, независимо от основного вида деятельности. Закон № 259-ФЗ не делает отраслевых исключений для участников перевозки. Компаниям, использующим грузоперевозки эпизодически, также необходимо подключиться к оператору ГИС ЭПД и обеспечить сотрудников электронными подписями.
Что делать, если перевозка осуществляется на территории региона, где введен режим ЧС, — нужна ли ЭТН?
Согласно проекту приказа Минтранса (ID 166281), перевозки по территории региона с режимом ЧС, военного положения или контртеррористической операции попадают в перечень исключений, и в этом случае допускается бумажная транспортная накладная. Поскольку приказ пока не принят, до публикации финального документа рекомендуется отслеживать его выход на портале regulation.gov.ru.
Водитель не имеет квалифицированной ЭП — как он подписывает ЭТН?
Водитель вправе подписать свой раздел ЭТН простой электронной подписью или УНЭП. Это допустимо только при условии, что соответствующий файл впоследствии заверит своей УКЭП или УНЭП лицо, уполномоченное от имени перевозчика. Двойное подписание обязательно — без него титул водителя не считается завершенным.
Компания перевозит товары между собственными складами — нужно ли оформлять ЭТН, если отправитель и получатель одно юридическое лицо?
Да, ЭТН оформляется и в этом случае. Закон не предусматривает исключения для внутренних перемещений между подразделениями или складами одной организации. Компания при этом выступает одновременно грузоотправителем и грузополучателем, заполняя соответствующие разделы документа от своего имени.
