Суд признал подотчетные суммы, перечисленные директору и его супруге, доходом физлиц из-за нарушений кассовой дисциплины. В результате организации доначислили НДФЛ и страховые взносы. Основанием стало отсутствие обязательных документов по требованиям ЦБ РФ и Минфина, а также недоказанность целевого использования или возврата денежных средств.Попытка организации обосновать выплаты договорами займа не убедила суд из-за противоречий в документах и их позднего представления. Дополнительным аргументом стало несоответствие совокупного дохода физлиц полученным суммам при одновременной покупке дорогостоящей недвижимости.
Нарушения при оформлении подотчетных сумм
Несоблюдение требований к документальному оформлению подотчетных сумм влечет налоговые риски Нарушения документооборота:
- Отсутствие приказа руководителя о выдаче денег с указанием ФИО, суммы и срока
- Не оформлены заявления от работников с реквизитами банковских карт
- Нарушение порядка ведения кассовой книги
- Отсутствие документов по установленному лимиту кассы
Проблемы с подтверждением движения средств:
- Неподтвержденный возврат денег в кассу или на счет организации
- Отсутствие документов о сдаче сверхлимитных сумм в банк
- Недостаточность банковских выписок для подтверждения операций
Позиция контролирующих органов и судебная практика
Суды поддерживают доначисление НДФЛ и взносов при отсутствии корректного документооборота Аргументы налоговой инспекции:
- Нарушение порядка ведения кассовых операций
- Отсутствие документального подтверждения целевого использования
- Несоответствие доходов физлиц полученным суммам
Позиция суда:
- Договоры займа, представленные после проверки, признаны формальными
- Выявлены противоречия в датах оформления документов
- Учтены факты приобретения дорогостоящего имущества
Рекомендации по корректному оформлению подотчетных сумм
Обязательные документы:
⒈ Приказ о выдаче денег с указанием:
- ФИО получателя
- Суммы выдачи
- Срока выдачи
- ⒉ Заявление работника с банковскими реквизитами
- ⒊ Авансовый отчет с подтверждающими документами
Сроки оформления:
- Приказ – до выдачи денежных средств
- Авансовый отчет – в течение 3 рабочих дней после истечения срока
- Возврат неиспользованных сумм – не позднее 3 рабочих дней
Используемые нормативные акты
- Указание ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций
- Разъяснения Минфина по оформлению подотчетных сумм
- Постановление АС Западно-Сибирского округа от 17.10.2024 по делу N А75-17856/2022
Чек-лист по проверке оформления подотчетных сумм
Документальное оформление:
- Наличие приказа руководителя
- Оформленное заявление работника
- Корректное ведение кассовой книги
- Установленный лимит кассы
Контроль движения средств:
- Своевременное оформление авансовых отчетов
- Документальное подтверждение расходов
- Контроль возврата неиспользованных сумм
- Банковские выписки по операциям
