Минфин России в письме от 24.04.2025 № 03-11-11/41294 разрешил включать расходы на ГСМ в расходы при УСН «доходы минус расходы». Учет возможен в пределах лимитов Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92: до 2 400 рублей в месяц для легковых автомобилей с двигателем до 2000 куб. см и до 3 000 рублей для автомобилей с большим объемом двигателя.
Спорные моменты в практике учета ГСМ
Налогоплательщики на УСН сталкивались с неопределенностью при включении расходов на топливо в налоговую базу при использовании служебного транспорта.
До получения официального разъяснения практика учета расходов на ГСМ при упрощенной системе налогообложения вызывала вопросы у бухгалтеров. Особенно это касалось ситуаций с командировками и использованием личного транспорта в служебных целях. Налогоплательщики не имели четкого понимания возможности и порядка включения таких расходов в состав расходов, уменьшающих налоговую базу.
Основная неясность возникала в отношении применения лимитов, установленных для целей налога на прибыль, к расчету налога при УСН «доходы минус расходы».
Официальная позиция Минфина по учету расходов на топливо
Министерство финансов подтвердило возможность учета расходов на ГСМ при УСН в пределах установленных государством лимитов.
В письме от 24.04.2025 № 03-11-11/41294 Минфин России дал положительный ответ на вопрос о возможности включения расходов на горюче-смазочные материалы в состав расходов при применении УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов».
Ведомство установило обязательное условие: учет расходов на ГСМ возможен только в пределах лимитов, определенных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Ограничение распространяется на все виды транспортных средств, используемых в предпринимательской деятельности.
Позиция Минфина основывается на принципе экономической обоснованности расходов и необходимости их документального подтверждения в рамках ведения предпринимательской деятельности.
Лимиты расходов на ГСМ по категориям транспорта
Размер месячных лимитов зависит от типа транспортного средства и объема двигателя автомобиля.
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 устанавливает следующие предельные размеры расходов на ГСМ:
Легковые автомобили с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно:
- Максимальный лимит: 2 400 рублей в месяц
- Применяется к большинству служебных автомобилей малого и среднего класса
Легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2000 куб. см:
- Максимальный лимит: 3 000 рублей в месяц
- Распространяется на автомобили представительского и бизнес-класса
Мотоциклы:
- Максимальный лимит: 1 200 рублей в месяц
- Актуально для организаций, использующих мототранспорт в деятельности
Расходы на ГСМ сверх установленных лимитов не могут быть включены в состав расходов, уменьшающих налоговую базу при УСН.
Рекомендации по применению лимитов в учетной практике
Для корректного применения лимитов необходимо соблюдать требования к документальному оформлению расходов и контролировать их размер.
При применении разъяснений Минфина организациям на УСН следует обеспечить надлежащее документальное оформление расходов на ГСМ. Обязательными документами являются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение топлива, и отчеты о служебных поездках.
В случае использования личного транспорта работников в служебных целях необходимо заключение соответствующих соглашений с работниками и ведение учета фактически произведенных расходов в пределах установленных лимитов.
Организациям рекомендуется вести помесячный контроль расходов на ГСМ по каждому транспортному средству для недопущения превышения лимитов и исключения необоснованного уменьшения налоговой базы.
При превышении лимитов сумма превышения должна быть исключена из состава расходов при расчете налога по УСН и может учитываться только для целей управленческого учета.
Используемые нормативные акты
Письмо Минфина России от 24.04.2025 № 03-11-11/41294
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92
Вопросы по применению разъяснений
Можно ли учесть расходы на ГСМ при использовании арендованного транспорта?
Да, расходы на ГСМ при использовании арендованного транспорта можно включить в расходы при УСН в пределах лимитов Постановления № 92. Необходимо документальное подтверждение целевого использования транспорта в предпринимательской деятельности. Важно разграничивать расходы на аренду транспорта и расходы на ГСМ при применении лимитов.
Как учитывать ГСМ при неполном месяце использования транспорта?
При неполном месяце использования транспорта лимит применяется пропорционально количеству дней фактического использования. Расчет производится путем деления месячного лимита на количество календарных дней в месяце и умножения на дни использования. Документальным обоснованием служат путевые листы и приказы о направлении в командировку.
Распространяются ли лимиты на грузовой транспорт?
Постановление № 92 устанавливает лимиты только для легковых автомобилей и мотоциклов. Для грузового транспорта лимиты не установлены, поэтому расходы на ГСМ учитываются в фактически произведенном размере при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения связи с предпринимательской деятельностью.
Можно ли превысить месячный лимит в одном месяце и компенсировать это в следующем?
Нет, лимиты применяются строго в рамках каждого календарного месяца без возможности переноса неиспользованных сумм на следующие периоды. Превышение лимита в текущем месяце не может быть компенсировано неполным использованием лимита в предыдущих или последующих месяцах. Каждый месяц рассматривается как самостоятельный период для применения ограничений.
