Роструд в письме от 12.03.2025 № ПГ/03396-6-1 разъяснил правила расчета за отпуск при увольнении. Работодатель выплачивает компенсацию за неиспользованный отпуск в день увольнения согласно ч. 4 ст. 84.1, ч. 1 ст. 127, ч. 1 ст. 140 ТК РФ.
При отпуске, взятом авансом, возможно удержание излишне выплаченных отпускных в пределах 20% от зарплаты (ст. 137, 138 ТК РФ). Удержание — право, а не обязанность работодателя.
Альтернатива — добровольный возврат средств сотрудником, судебное взыскание невозможно (Определение ВС РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18).
Обязательные выплаты при увольнении
Работодатель производит полный расчет с сотрудником в последний рабочий день, включая компенсацию за неиспользованный отпуск
При прекращении трудовых отношений финансовый расчет с работником — одна из центральных процедур, требующих внимательного подхода. Трудовое законодательство, в общем, четко определяет, что в день увольнения сотрудника организация рассчитывается с ним по всем положенным выплатам.
Основные требования к расчету при увольнении установлены сразу несколькими статьями Трудового кодекса РФ:
- Часть 4 статьи 84.1 ТК РФ — определяет общий порядок оформления прекращения трудового договора
- Часть 1 статьи 127 ТК РФ — регулирует вопросы компенсации за неиспользованные отпуска
- Часть 1 статьи 140 ТК РФ — устанавливает сроки расчета при увольнении
Существенные элементы расчета при увольнении:
- Заработная плата за фактически отработанное время
- Компенсация за все неиспользованные дни отпуска
- Иные выплаты, предусмотренные трудовым договором или локальными нормативными актами
Удержание за неотработанные дни отпуска
При увольнении сотрудника, использовавшего отпуск авансом, работодатель вправе удержать излишне выплаченные отпускные с соблюдением установленных лимитов
В практике трудовых отношений нередко возникает обратная ситуация: работник получил и использовал отпуск авансом, то есть за период, который фактически еще не отработал. При последующем увольнении такого сотрудника возникает вопрос о возмещении излишне выплаченных отпускных.
Трудовой кодекс РФ в статье 137 предусматривает право работодателя на удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности перед организацией, в том числе за неотработанные дни отпуска.
Основные правила удержания:
- Удержание — это право, а не обязанность работодателя (можно и не удерживать)
- Соблюдение установленного законом лимита удержаний
- В общем случае размер удержания не может превышать 20% от заработной платы (ст. 138 ТК РФ)
- Удержание производится из сумм, причитающихся работнику при окончательном расчете
🔍 Пример: Сотрудник, увольняясь 20 октября 2025 года, имеет 5 дней отпуска, использованных авансом. Средний дневной заработок — 3 000 рублей. Сумма излишне выплаченных отпускных: 5 дней × 3 000 рублей = 15 000 рублей. При окончательном расчете сотруднику причитается заработная плата в размере 45 000 рублей. Максимально возможное удержание составит: 45 000 рублей × 20% = 9 000 рублей. Оставшуюся сумму в размере 6 000 рублей удержать через механизм удержания из заработной платы уже невозможно.
Альтернативные способы возврата переплаты
Добровольный возврат средств сотрудником — единственная альтернатива удержанию из заработной платы при невозможности полного погашения задолженности
Когда сумма излишне выплаченных отпускных превышает возможный размер удержания из заработной платы, либо в случаях, когда работодатель по каким-либо причинам не может произвести удержание, возникает вопрос об альтернативных способах возврата переплаты.
Основные варианты решения данной ситуации:
- Добровольный возврат средств сотрудником
- Оформление соглашения о добровольном возврате
- Установление графика погашения задолженности
- Возможность внесения средств в кассу организации или перечисления на расчетный счет
- Судебное взыскание
- Согласно позиции Верховного Суда РФ (Определение от 14.03.2014 № 19-КГ13-18), взыскание в судебном порядке излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска невозможно
- Данная позиция основана на толковании норм трудового законодательства, которое не предусматривает такой возможности
При оформлении добровольного возврата корректно оформляйте документы, подтверждающие согласие работника на возврат средств, во избежание возможных споров в будущем.
Алгоритм действий при расчетах за отпуск при увольнении
Грамотный порядок действий при расчетах за отпуск при увольнении помогает избежать ошибок и конфликтных ситуаций
Для корректного оформления расчетов за отпуск при увольнении работодателю стоит придерживаться определенного алгоритма действий в зависимости от конкретной ситуации.
При наличии неиспользованного отпуска:
⒈ Определить количество дней неиспользованного отпуска
⒉ Рассчитать средний дневной заработок сотрудника
⒊ Вычислить сумму компенсации (количество дней × средний дневной заработок)
⒋ Включить компенсацию в окончательный расчет
⒌ Произвести выплату в день увольнения
При наличии отпуска, взятого авансом:
⒈ Определить количество дней отпуска, использованных авансом
⒉ Рассчитать сумму излишне выплаченных отпускных
⒊ Проверить возможность удержания (не более 20% от причитающихся выплат)
⒋ Произвести удержание при окончательном расчете
⒌ При невозможности полного удержания — предложить добровольный возврат
Документальное оформление:
- Приказ об увольнении с указанием всех выплат и удержаний
- Записка-расчет при прекращении трудового договора (форма Т-61)
- При добровольном возврате — соглашение о порядке погашения задолженности
Используемые нормативные акты
- Письмо Роструда от 12.03.2025 № ПГ/03396-6-1 — разъяснения по вопросам расчета за отпуск при увольнении
- Трудовой кодекс РФ:
- Часть 4 статьи 84.1 — порядок оформления прекращения трудового договора
- Часть 1 статьи 127 — компенсация за неиспользованные отпуска
- Часть 1 статьи 140 — сроки расчета при увольнении
- Статья 137 — случаи удержания из заработной платы
- Статья 138 — ограничение размера удержаний
- Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 № 19-КГ13-18 — о невозможности судебного взыскания излишне выплаченных отпускных
Частые вопросы о расчетах за отпуск при увольнении
Можно ли удержать отпускные за неотработанные дни в полном объеме?
Нет, удержание ограничено 20% от суммы, причитающейся работнику при окончательном расчете (ст. 138 ТК РФ). Если сумма излишне выплаченных отпускных превышает этот лимит, полное удержание невозможно. Оставшуюся часть можно получить только через добровольный возврат.
В какой срок выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск?
Компенсация за все неиспользованные отпуска выплачивается в день увольнения работника (последний день работы). Если сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы выплачиваются не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ).
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
Компенсация рассчитывается путем умножения количества неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок. Средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
