С 23 января по 1 апреля 2025 года налогоплательщики могут применять две версии электронных счетов-фактур и УПД: старую версию 5.01 или новую 5.03. С 1 апреля 2025 года применение версии 5.01 станет невозможным. Основное изменение в новом формате связано с добавлением ставок НДС 5% и 7% для упрощенцев.
Электронные счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации, предпринимателя или уполномоченного лица.
Форматы обычных и корректировочных счетов-фактур утверждены разными приказами ФНС. Правильно оформленный электронный счет-фактура имеет такую же юридическую силу, как и бумажный аналог.
Основные изменения в форматах электронных счетов-фактур
Федеральная налоговая служба утвердила новые форматы электронных счетов-фактур и универсальных передаточных документов (УПД), что потребует от бухгалтеров и экономистов внесения корректировок в свою работу.
Обновленные форматы электронных документов начали действовать с 23 января 2025 года. Налоговая служба предоставила организациям и предпринимателям переходный период для адаптации к новым требованиям, который продлится до 1 апреля 2025 года.
Основные нововведения включают:
- Замену версии 5.01 на версию 5.03 для электронных счетов-фактур и УПД
- Добавление новых ставок НДС для налогоплательщиков на УСН
- Технические изменения в структуре электронных документов
Какие версии электронных счетов-фактур и УПД можно использовать в 2025 году?
В период с 23.01.2025 до 01.04.2025 можно использовать как старую, так и новую версию форматов
В течение переходного периода с 23 января по 1 апреля 2025 года налогоплательщики вправе формировать электронные счета-фактуры и УПД в двух версиях:
- Старая версия 5.01 из приложения 2 к приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@
- Новая версия 5.03 из приложения 1 к тому же приказу
Формат счета-фактуры (УПД) версии 5.01 действует только до 1 апреля 2025 года. После этой даты все электронные документы оформляются исключительно в формате версии 5.03. Использование устаревшего формата 5.01 после указанной даты будет недопустимо.
При этом формы и порядок заполнения бумажных счетов-фактур и УПД с 1 апреля 2025 года не претерпели изменений. Это означает, что организации, продолжающие использовать бумажный документооборот, могут работать по прежним правилам.
Практические рекомендации:
- Переход на новый формат обязателен для всех налогоплательщиков, использующих электронный документооборот
- Обновление программного обеспечения выполняется до окончания переходного периода
- Целесообразно заранее проинформировать контрагентов о переходе на новый формат
🔍 Пример: Компания ООО «Альфа» выставляет электронные счета-фактуры своим контрагентам. В феврале 2025 года организация может применять как старый формат 5.01, так и новый 5.03. Однако с марта 2025 года ИТ-отдел компании полностью перешел на новый формат 5.03, чтобы заблаговременно адаптироваться к изменениям и избежать проблем с документооборотом после 1 апреля.
Что изменилось в новом формате электронных счетов-фактур?
Главное изменение в обновленном формате электронных счетов-фактур связано с введением с 1 января 2025 года новых ставок по НДС – 5% и 7% для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (согласно п. 8 ст. 164 НК РФ).
В обновленной версии 5.03 из приложения 1 к приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ были внесены следующие изменения:
- Уточнена таблица 5.13 формата
- В строку «Налоговая ставка (графа 7 счета-фактуры)» добавлены ставки 7%, 9,09%, 10%, 16,7%, 20%
- Включены расчетные ставки 5/105 и 7/107
Эти изменения позволяют налогоплательщикам на УСН корректно отражать применяемые ими ставки НДС в электронных документах, что ранее было невозможно из-за ограничений старого формата.
Практические рекомендации:
- Новые ставки доступны только для налогоплательщиков на УСН
- При заполнении документов выбирается корректная ставка НДС
- Расчетные ставки применяются в особых случаях, предусмотренных налоговым законодательством
🔍 Пример: ИП Сергеев, применяющий УСН, доходы за 2024 год превысили 250 млн. руб., но не более 450 млн. С 2025 года он становится плательщиком НДС по ставке 7%. При оформлении счета-фактуры на реализацию товаров стоимостью 100 000 рублей он применяет ставку 7%. В старом формате 5.01 такая операция не могла быть корректно отражена, а в новом формате 5.03 сумма НДС в размере 7 000 рублей будет правильно зафиксирована в документе.
Юридическая сила и подписание электронных счетов-фактур
Электронные счета-фактуры обладают равной юридической силой с бумажными аналогами при соблюдении всех требований к их оформлению и подписанию
Электронный счет-фактура представляет собой файл, подписанный электронной подписью продавца. Для обеспечения юридической значимости в электронном счете-фактуре заполняются все обязательные реквизиты, указанные в статье 169 Налогового кодекса РФ.
Корректно оформленный электронный счет-фактура имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог. Это гарантирует налогоплательщикам возможность использовать такие документы для налогового учета и подтверждения права на вычеты по НДС.
Выставлять электронные счета-фактуры можно только по формату, который официально утвержден Федеральной налоговой службой. Использование произвольных форматов не допускается и может привести к отказу в принятии документов контрагентами и налоговыми органами.
Как правильно подписать электронный счет-фактуру?
Руководитель организации, индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо заверяют электронный счет-фактуру усиленной квалифицированной электронной подписью. Такие требования установлены пунктом 6 статьи 169 НК РФ и пунктом 5 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Особенностью электронных счетов-фактур является то, что реквизит «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном документе не формируется, как и другие показатели, которые не заполняются или в которых проставляются прочерки (согласно пункту 8 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).
Однако главный бухгалтер может быть уполномочен подписывать электронные счета-фактуры, если это предусмотрено внутренними распорядительными документами организации.
Практические рекомендации:
- Электронная подпись действует на момент подписания документа
- Полномочия подписанта оформляются надлежащим образом
- Сертификаты электронной подписи своевременно обновляются
- Срок действия доверенностей на право подписи контролируется
🔍 Пример: В ООО «Бета» генеральный директор издал приказ, согласно которому право подписи электронных счетов-фактур предоставлено финансовому директору и главному бухгалтеру. Для реализации этого права компания оформила для указанных сотрудников усиленные квалифицированные электронные подписи. При выставлении электронного счета-фактуры контрагенту документ был подписан главным бухгалтером с использованием его электронной подписи, что полностью соответствует требованиям законодательства.
Используемые нормативные акты
- Приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ - утверждает форматы счета-фактуры и УПД
- Приказ ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736 - регламентирует формат корректировочного счета-фактуры (УКД)
- Приказ ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@ - вносит изменения в приложение № 1 к приказу от 19.12.2023
- Статья 169 НК РФ - устанавливает основные требования к счетам-фактурам
- Пункт 8 статьи 164 НК РФ - регламентирует применение ставок НДС для налогоплательщиков на УСН
- Приказ Минфина от 05.02.2021 № 14н - определяет порядок выставления и получения счетов-фактур
- Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 - устанавливает формы и правила заполнения документов
Частые вопросы по электронным счетам-фактурам с 2025 года
Нужно ли менять формат корректировочных счетов-фактур (УКД)?
Нет, в настоящее время форматы корректировочных счетов-фактур (УКД) остаются без изменений и регулируются приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736. Изменения затронули только форматы обычных счетов-фактур и УПД. Однако стоит следить за обновлениями нормативной базы, так как в будущем возможны изменения и в форматах корректировочных документов.
Что делать, если контрагент продолжает использовать старый формат после 01.04.2025?
После 1 апреля 2025 года использование формата версии 5.01 будет недопустимо. Если контрагент продолжает направлять документы в устаревшем формате, вы вправе отказаться от их приема и запросить документы в актуальном формате версии 5.03. Практика показывает, что лучше заблаговременно уведомить всех контрагентов о необходимости перехода на новый формат и установить четкие сроки такого перехода.
Требуется ли обновление программного обеспечения для работы с новыми форматами?
Да, для корректной работы с новыми форматами электронных счетов-фактур и УПД нужно обновить используемое программное обеспечение. Большинство разработчиков учетных систем и операторов электронного документооборота уже выпустили обновления, поддерживающие формат версии 5.03. Практичнее связаться с вашим поставщиком программного обеспечения или оператором ЭДО для получения актуальных обновлений и инструкций по настройке системы.
