Минфин России разъяснил порядок документального подтверждения расходов на электронные авиабилеты для целей налога на прибыль. Ключевые положения: маршрут/квитанция электронного билета признается документом строгой отчетности и может подтверждать расходы без применения ККТ.
Для признания расходов на электронный авиабилет достаточно маршрутной квитанции со статусом “использован”, оформленной по законодательству РФ. При этом НК РФ не ограничивает перечень подтверждающих документов - организация может использовать любые прямые или косвенные доказательства факта перевозки работника.
В статье разбираются требования к электронному документообороту, особенности признания электронных документов, подписанных разными видами электронных подписей, и практические рекомендации по документальному оформлению расходов на авиаперевозки.
Какие документы подтверждают расходы на электронный авиабилет?
Для признания электронных авиабилетов в налоговом учете существуют четкие требования к документальному оформлению. Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ, расходы подтверждаются документами, оформленными по российскому законодательству или в соответствии с деловыми обычаями иностранных государств.
Маршрут/квитанция электронного билета, сформированная автоматизированной системой оформления воздушных перевозок, признается документом строгой отчетности. Этот статус закреплен Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134. Документ позволяет осуществлять наличные расчеты без применения ККТ.
Требования к электронному документообороту:
⒈ Электронные документы с простой или усиленной неквалифицированной подписью приравниваются к бумажным документам с собственноручной подписью (согласно ФЗ от 06.04.2011 N 63-ФЗ)
⒉ Первичные учетные документы составляются как на бумаге, так и в электронном виде с электронной подписью (пункт 5 статьи 9 ФЗ от 06.12.2011 N 402-ФЗ)
🔍 Пример:
Организация приобрела электронный авиабилет стоимостью 15 000 рублей. Для подтверждения расходов используется маршрут/квитанция из системы бронирования с обязательными реквизитами: данные пассажира, маршрут, стоимость перелета и статус билета.
Требования к оформлению:
- Маршрут/квитанция содержит стоимость перелета
- Документ соответствует требованиям статьи 252 НК РФ
- Электронный документооборот организован по ФЗ N 63-ФЗ
Достаточно ли только маршрутной квитанции?
Для признания расходов требуется не только маршрутная квитанция, но и подтверждение факта перевозки.
Согласно НК РФ, нет строго ограниченного перечня документов для подтверждения расходов на авиабилеты. Организация вправе использовать любые документы, которые прямо или косвенно подтверждают факт перевозки сотрудника.
Маршрутная квитанция электронного билета со статусом “использован” служит основным подтверждающим документом при оформлении в соответствии с законодательством РФ. Это следует из разъяснений Минфина России в Письме от 02.09.2024 N 03-03-07/82984.
Дополнительные подтверждающие документы могут включать:
- Документы о командировке (приказ, служебное задание)
- Авансовый отчет с приложенными документами
- Посадочные талоны
- Документы о проживании в месте командировки
Практические рекомендации
⒈ Проверьте статус электронного билета - он должен быть “использован”
⒉ Сохраните маршрутную квитанцию, сформированную автоматизированной системой оформления воздушных перевозок
⒊ Соберите дополнительные документы, подтверждающие факт поездки
⒋ Оформите документы в соответствии с законодательством РФ
🔍 Пример:
Организация направила сотрудника в командировку. Для подтверждения расходов на авиабилет собран комплект документов:
- Маршрутная квитанция электронного билета со статусом “использован”
- Приказ о командировке
- Авансовый отчет с приложенным посадочным талоном
- Документы о проживании в гостинице
Такой комплект документов подтверждает как факт приобретения билета, так и реальное осуществление перевозки.
Как подтвердить факт использования билета?
Для налогового учета электронный билет и подтверждение его фактического использования составляют единый комплект документов.
При использовании электронных авиабилетов организации следует обратить особое внимание на документальное подтверждение факта перевозки работника. Маршрутная квитанция электронного билета со статусом “использован” подтверждает оказание услуги воздушной перевозки.
Основные требования к маршрутной квитанции:
- Оформление в соответствии с законодательством РФ
- Наличие статуса “использован”
- Указание стоимости перелета
- Соответствие требованиям статьи 252 НК РФ
Дополнительное документальное подтверждение
Налоговый кодекс РФ позволяет использовать любые прямые или косвенные доказательства совершения полета:
- Посадочные талоны
- Отметки о пересечении границы (для международных рейсов)
- Командировочное удостоверение с отметками
- Авансовый отчет с приложенными документами
🔍 Пример:
Организация приобрела электронный авиабилет для командировки сотрудника. Для подтверждения расходов бухгалтерия собрала комплект документов:
- Маршрутная квитанция со статусом “использован”
- Авансовый отчет с приложенным посадочным талоном
- Командировочное удостоверение с отметками организации
Такой комплект документов подтверждает факт перевозки для целей налогового учета.
Рекомендации по оформлению
⒈ Проверка статуса билета после полета
⒉ Сохранение копий подтверждающих документов
⒊ Формирование единого комплекта документов по каждой поездке
⒋ Организация хранения электронных документов
При утере или нечитаемости маршрутной квитанции факт перевозки подтверждается иными документами согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ.
Используемые нормативные акты
- Налоговый кодекс РФ, Глава 25 и статья 252
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ ‘О бухгалтерском учете’
- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ ‘Об электронной подписи’
- Приказ Минтранса России от 08.11.2006 N 134
- Письмо Минфина России от 02.09.2024 N 03-03-07/82984
Частые вопросы по учету электронных авиабилетов
Какие документы подтверждают расходы на электронный авиабилет?
По разъяснениям Минфина России, маршрут/квитанция электронного билета со статусом “использован” служит основным документом. Этот документ признается документом строгой отчетности и подтверждает расходы без применения ККТ.
Требуются ли дополнительные документы кроме маршрутной квитанции?
Налоговый кодекс РФ допускает использование любых прямых или косвенных доказательств факта перевозки работника. Документы оформляются в соответствии с законодательством РФ.
Как подтвердить факт использования электронного билета?
Маршрутная квитанция со статусом “использован” служит основным подтверждением. Дополнительно можно приложить:
- Посадочные талоны
- Документы о командировке
- Отчеты о служебной поездке
Признаются ли электронные документы без квалифицированной подписи?
Электронные документы с простой или усиленной неквалифицированной подписью равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью при наличии соглашения между участниками электронного документооборота.
Порядок учета расходов на электронный авиабилет
⒈ Получить маршрут/квитанцию электронного билета
⒉ Проверить наличие статуса “использован”
⒊ Собрать дополнительные подтверждающие документы
⒋ Оформить документы согласно законодательству РФ
⒌ Сохранить документы для налогового учета
