Маршрутный лист выступает документальным подтверждением разъездного характера работ, обоснованием расходов на служебные поездки и инструментом оптимизации логистики. Документ применяется для сотрудников с разъездным характером работы, командированных лиц, использующих личный или общественный транспорт, и компаний, занимающихся доставкой.
В отличие от обязательного путевого листа, маршрутный лист оформляется по решению организации, но должен содержать все реквизиты первичного документа согласно ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Форма документа разрабатывается самостоятельно и утверждается в учетной политике. Срок хранения маршрутных листов составляет пять лет после отчетного года.
Когда нужен маршрутный лист?
Краткий ответ: При разъездном характере работ и командировках
Маршрутные листы необходимы организациям и индивидуальным предпринимателям, деятельность которых связана с перемещением сотрудников. Это компании, занимающиеся доставкой товаров, предприятия с персоналом, имеющим разъездной характер работы, а также работодатели, направляющие сотрудников в командировки на личном транспорте.
Документ выполняет несколько функций:
- Планирование и оптимизация транспортных маршрутов
- Контроль за процессом доставки товаров
- Формирование элемента системы внутреннего контроля в организации
- Подтверждение служебного характера поездок для налогового учета
Маршрутный лист является одним из документов, подтверждающих разъездной характер работы и фактический маршрут передвижения сотрудников в командировках. Его наличие позволяет обосновать расход топлива в ситуациях, когда не используются путевые листы. Правомерность такого подхода подтверждается п. 7 постановления Правительства от 13.10.2008 № 749, письмами Минфина от 30.08.2024 № 03-03-07/82237, Минтруда от 06.09.2024 № 14-6/ООГ-5304, а также положениями Налогового кодекса (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16, подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).
🔍 Пример: Курьер интернет-магазина использует маршрутный лист для фиксации адресов доставки, времени в пути, расхода топлива и подтверждения вручения заказов получателям. Руководство магазина анализирует эти данные для оптимизации маршрутов и сокращения времени доставки.
Какие расходы подтверждает маршрутный лист?
Краткий ответ: Транспортные, ГСМ, парковка и другие служебные расходы
Для корректного признания расходов в налоговом учете маршрутный лист должен быть дополнен другими документами:
- Приказ о разъездном характере работы сотрудника
- Распоряжение о направлении в командировку (при необходимости)
- Детальный отчет о понесенных в поездке расходах
- Чеки контрольно-кассовой техники, талоны на ГСМ
- Проездные документы (билеты, посадочные талоны)
- Счета из гостиниц и других мест размещения
- Авансовый отчет, если средства на поездку были выданы заранее
При проведении налоговых проверок контролирующие органы обращают особое внимание на соответствие трудовых обязанностей сотрудников характеру их поездок. Также проверяется фактическое наличие в штате организации указанных сотрудников и реальность контрагентов, к которым совершались деловые поездки.
В таблице ниже представлены основные категории пользователей маршрутных листов и цели их применения:
Какие реквизиты должны быть в маршрутном листе?
Для маршрутного листа не существует унифицированной формы и специальных обязательных реквизитов. Однако, поскольку документ используется для подтверждения расходов, он должен включать все обязательные реквизиты первичного учетного документа согласно ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Помимо обязательных реквизитов, в маршрутный лист полезно включать дополнительные элементы, отражающие специфику деятельности организации. Форму документа и порядок его заполнения можно утвердить в учетной политике предприятия, установив также периодичность составления (ежедневно, еженедельно или ежемесячно).
Рекомендуемые реквизиты маршрутного листа представлены в таблице:
🔍 Пример: Менеджер по продажам Иванов А.А. получил маршрутный лист на неделю с 10 по 14 октября 2024 г. В документе указаны планируемые встречи с клиентами, адреса и контактные данные, предполагаемое время в пути. После каждой встречи менеджер фиксирует фактическое время прибытия и убытия, расходы на топливо и парковку, прикладывая подтверждающие чеки. В конце недели заполненный маршрутный лист с приложенными документами передается в бухгалтерию для учета расходов.
Как утвердить форму маршрутного листа в организации?
Краткий ответ: Через учетную политику и внутренние регламенты
Для легитимного использования маршрутных листов в документообороте компании можно выполнить следующие действия:
- Разработать форму маршрутного листа с учетом специфики деятельности организации
- Включить разработанную форму в учетную политику предприятия
- Утвердить порядок составления, заполнения и обработки маршрутных листов
- Определить периодичность составления документа (ежедневно, еженедельно, ежемесячно)
- Назначить ответственных за выдачу, проверку и обработку маршрутных листов
- Ознакомить сотрудников с правилами заполнения документа
Полезно интегрировать маршрутные листы в общую систему документооборота организации, обеспечив их взаимосвязь с другими первичными документами, подтверждающими служебные расходы.
Сравнение маршрутного и путевого листов
Нужно четко разграничивать путевой и маршрутный листы, поскольку это документы с различным назначением и требованиями к оформлению. Они не являются взаимозаменяемыми. В некоторых случаях маршрутный лист может дополнять путевой, если последний не содержит всей необходимой информации. Чаще всего маршрутные листы используются в ситуациях, когда оформление путевых листов не требуется.
Ключевые различия между маршрутным и путевым листами представлены в таблице:
Хранение маршрутных листов и ответственность
Для маршрутных листов не установлен специальный срок хранения. Поскольку этот документ относится к первичной учетной документации, подтверждающей расходы при разъездном характере работ и служебных поездках, его хранят вместе с другими первичными документами в течение пяти лет после отчетного года согласно ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Законодательством не предусмотрены штрафы непосредственно за отсутствие маршрутных листов, так как документ не является обязательным. Однако если при проверке контролирующим органам не будет предоставлена исчерпывающая информация, подтверждающая служебный характер поездки, они могут отказать в признании соответствующих расходов. Это, в свою очередь, может повлечь штрафные санкции по статье 122 Налогового кодекса РФ за неуплату или неполную уплату сумм налога.
Заключение
Маршрутный лист является инструментом документального оформления служебных поездок сотрудников и учета связанных с ними расходов. Несмотря на отсутствие унифицированной формы, его правильное составление и применение позволяет:
- Документально подтвердить служебный характер поездок
- Обосновать расходы на топливо, парковку и проезд
- Оптимизировать маршруты передвижения сотрудников
- Контролировать процесс доставки товаров и выполнения работ
- Минимизировать налоговые риски при проверках
Для эффективного использования маршрутных листов можно разработать и утвердить их форму в учетной политике организации, установить четкий порядок их заполнения и обработки, а также обеспечить надлежащее хранение в течение установленного срока.
Используемые нормативные акты
- Постановление Правительства от 13.10.2008 № 749 - определение фактического срока пребывания в командировке
- Письмо Минфина от 30.08.2024 № 03-03-07/82237 - разъяснения по подтверждению расходов
- Письмо Минтруда от 06.09.2024 № 14-6/ООГ-5304 - применение маршрутных листов
- Налоговый кодекс РФ (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16, подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252) - признание расходов для целей налогообложения
- Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ч. 2 ст. 9, ч. 1 ст. 29) - требования к первичным документам и срокам их хранения
Частые вопросы по использованию маршрутных листов
Можно ли использовать маршрутный лист вместо путевого?
Нет, маршрутный лист не может заменить путевой лист в случаях, когда последний является обязательным. Путевой лист обязателен для организаций и ИП, осуществляющих перевозки грузов и пассажиров. Маршрутный лист может дополнять путевой, если требуется зафиксировать дополнительную информацию, или использоваться самостоятельно в ситуациях, когда путевой лист не требуется.
Как подтвердить расходы на такси и общественный транспорт через маршрутный лист?
Для подтверждения расходов на такси и общественный транспорт в маршрутном листе необходимо указать дату поездки, маршрут следования, стоимость проезда и цель поездки. К маршрутному листу следует приложить подтверждающие документы: чеки, билеты, квитанции. Если получение билета невозможно (например, при оплате проезда банковской картой в общественном транспорте), полезно сохранить выписку с банковского счета с указанием суммы и даты операции.
Что делать, если маршрутный лист утерян?
В случае утери маршрутного листа можно восстановить документ на основании имеющихся данных о поездках и подтверждающих расходы документов. Восстановленный документ должен содержать отметку о том, что он является дубликатом, и быть подписан ответственными лицами. Для минимизации налоговых рисков полезно сохранить все первичные документы, подтверждающие расходы: чеки, билеты, счета гостиниц и т.д. В дальнейшем можно вести электронные копии маршрутных листов для предотвращения подобных ситуаций.
