Журнал

Удержания из зарплаты по инициативе работодателя — 5 ключевых правил, виды и лимиты

Удержания из заработной платы сотрудников - это сложная тема, требующая глубокого понимания трудового законодательства.

В статье мы подробно рассмотрим правила удержаний из зарплаты по инициативе работодателя, которые должен знать каждый бухгалтер и руководитель. Разберем законные основания для таких удержаний, допустимые пределы, необходимые документы и сроки.

Особое внимание уделим защите прав работников и ответственности работодателей за нарушение установленных норм. В конце статьи вас ждет полезный чек-лист по теме статьи.

Правило 1: Законные основания для удержаний

Удержания по инициативе работодателя возможны только в случаях, прямо указанных в статье 137 Трудового кодекса РФ. Этот перечень является исчерпывающим и не подлежит расширению.

В каких случаях работодатель имеет право производить удержания из заработной платы сотрудника по собственной инициативе?

Законодательство строго ограничивает случаи, когда работодатель может инициировать удержания из зарплаты сотрудника. Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ, такие удержания допустимы в следующих ситуациях:
1️⃣ Возврат неотработанного аванса:
  • Если сотруднику был выдан аванс в счет заработной платы, но он не отработал соответствующий период.
  • Пример: работник получил аванс за полный месяц, но уволился в середине месяца.
2️⃣ Погашение неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса:
  • Касается сумм, выданных под отчет на командировочные расходы или на другие рабочие нужды.
  • Пример: сотрудник не предоставил авансовый отчет в установленный срок после командировки.
3️⃣ Возврат излишне выплаченных сумм вследствие счетной ошибки:
  • Важно отметить, что речь идет именно о счетной ошибке, а не об ошибке в применении трудового законодательства.
  • Пример: бухгалтер по ошибке начислил сотруднику премию в двойном размере.
4️⃣ Возмещение за неотработанные дни отпуска при увольнении:
  • Если сотрудник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск.
  • Пример: работник использовал годовой отпуск, но уволился через полгода.
5️⃣ Возмещение материального ущерба, причиненного работником:
  • При наличии доказательств вины работника и соблюдении установленного порядка привлечения к материальной ответственности.
  • Пример: сотрудник разбил дорогостоящее оборудование по неосторожности.
Важно подчеркнуть, что данный перечень является исчерпывающим.

Работодатель не имеет права расширять его по своему усмотрению или включать дополнительные основания для удержаний в трудовой или коллективный договор. Любые попытки произвести удержания по другим основаниям являются нарушением трудового законодательства и могут повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Правило 2: Соблюдение допустимых пределов удержаний

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% суммы зарплаты, подлежащей выплате после удержания НДФЛ. При одновременном производстве удержаний по нескольким основаниям общий размер удержаний не может превышать 50%.

Какие существуют ограничения на размер удержаний из заработной платы работника?

Законодательство устанавливает четкие ограничения на размер удержаний из заработной платы для защиты прав работников. Рассмотрим основные правила:
1️⃣ Базовое ограничение:
  • При удержаниях по инициативе работодателя максимальный размер составляет 20% от суммы заработной платы после вычета НДФЛ.
  • Эти 20% включают в себя все виды удержаний, производимых работодателем.
2️⃣ Комбинированные удержания:
  • Если одновременно производятся удержания по инициативе работодателя и по исполнительным документам, общая сумма удержаний не может превышать 50% заработной платы.
3️⃣ Особые случаи:
  • Существуют ситуации, когда размер удержаний может достигать 70% заработной платы. Это касается:
  • Удержаний при отбывании исправительных работ
  • Взыскания алиментов на несовершеннолетних детей
  • Возмещения вреда, причиненного здоровью другого лица
  • Возмещения вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца
  • Возмещения ущерба, причиненного преступлением
Рассмотрим пример применения этих правил на практике:

Пример

Инженеру Виктору Ножкину начислена заработная плата за январь в размере 15 000 рублей. Он своевременно не вернул сумму аванса, выданную под отчет, в размере 5 000 рублей. Может ли бухгалтер удержать всю сумму 5 000 рублей из январской зарплаты Ножкина?

Решение

  1. Рассчитаем сумму к выплате после удержания НДФЛ:
  2. 15 000 - (15 000 * 13%) = 13 050 рублей
  3. Определим максимально допустимый размер удержания (20% от суммы после НДФЛ):
  4. 13 050 * 20% = 2 610 рублей

Вывод

Бухгалтер может удержать в январе только 2 610 рублей. Оставшуюся сумму (2 390 рублей) необходимо будет удержать в последующие месяцы, также соблюдая 20% лимит.
Важно помнить, что эти ограничения установлены для защиты работников от чрезмерных удержаний, которые могут существенно снизить их доход. Работодатели обязаны строго соблюдать эти лимиты во избежание нарушения трудового законодательства и возможных санкций.

Правило 3: Согласие работника на удержание

Если работник не согласен с основанием или размером суммы удержания, произвести его можно только по судебному решению.

Что делать работодателю, если сотрудник не согласен с удержанием из его заработной платы?

Ситуация, когда работник не согласен с удержанием, требует особого внимания и соблюдения правовых норм. Рассмотрим алгоритм действий:
1️⃣ Попытка достижения соглашения:
  • Работодателю следует провести беседу с сотрудником, объяснив основания и расчет суммы удержания.
  • Важно предоставить работнику все необходимые документы, подтверждающие правомерность удержания.
2️⃣ Документальное оформление несогласия:
  • Если после беседы работник по-прежнему не согласен, это необходимо зафиксировать письменно.
  • Работник может написать заявление о своем несогласии с удержанием.
3️⃣ Приостановка удержания:
  • При наличии письменного несогласия работника работодатель не имеет права производить удержание.
  • Любые попытки удержать средства в этой ситуации будут рассматриваться как нарушение трудового законодательства.
4️⃣ Обращение в суд:
  • Единственный законный способ произвести удержание при несогласии работника - получить соответствующее решение суда.
  • Работодатель должен подать исковое заявление в суд, предоставив все необходимые доказательства правомерности удержания.
5️⃣ Исполнение решения суда:
  • Если суд примет решение в пользу работодателя, удержание может быть произведено на основании исполнительного листа.
  • В этом случае удержание будет производиться в рамках исполнительного производства.

Пример

Компания “АльфаСтрой” обнаружила, что менеджеру Ивановой И.И. была ошибочно выплачена премия в размере 10 000 рублей. Бухгалтерия подготовила приказ об удержании этой суммы из заработной платы Ивановой. Однако Иванова отказалась подписывать согласие на удержание, аргументируя это тем, что премия была ей обещана устно руководителем отдела.

Действия работодателя

  1. Проведена беседа с Ивановой, предоставлены документы, подтверждающие ошибочность начисления премии.
  2. Иванова написала заявление о несогласии с удержанием.
  3. Компания “АльфаСтрой” приостановила процесс удержания.
  4. Юридический отдел компании подготовил исковое заявление в суд о взыскании неосновательного обогащения.
  5. После получения положительного решения суда и исполнительного листа, бухгалтерия произвела удержание в рамках исполнительного производства.
Важно подчеркнуть, что соблюдение этой процедуры защищает как права работника, так и интересы работодателя. Попытки произвести удержание без согласия работника и без решения суда могут привести к серьезным правовым последствиям для работодателя, включая административные штрафы и возможные иски со стороны работника.

Правило 4: Сроки принятия решения об удержании

Работодатель имеет ограниченный срок для принятия решения о производстве удержаний. Этот срок варьируется в зависимости от основания удержания.

Каковы сроки, в течение которых работодатель может принять решение об удержании из заработной платы сотрудника?

Законодательство устанавливает четкие временные рамки для принятия решения об удержании. Эти сроки различаются в зависимости от основания удержания:
1️⃣ Возмещение неотработанного аванса:
  • Срок: не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.
  • Пример: Если аванс был выдан 15 января, а срок его возврата установлен до 31 января, то решение об удержании должно быть принято не позднее 28 февраля (или 29 февраля в високосный год).
2️⃣ Погашение задолженности по подотчетным суммам:
  • Срок: один месяц со дня окончания срока, установленного для представления авансового отчета и погашения задолженности.
  • Пример: Если срок представления авансового отчета по командировке установлен до 10 марта, то решение об удержании неизрасходованного аванса должно быть принято не позднее 10 апреля.
3️⃣ Возврат излишне выплаченных сумм в результате счетной ошибки:
  • Срок: один месяц со дня окончания срока, установленного для исправления неправильно исчисленных выплат.
  • Пример: Если ошибка в начислении заработной платы была обнаружена 5 апреля, а срок для ее исправления установлен до 20 апреля, то решение об удержании должно быть принято не позднее 20 мая.
4️⃣ Возмещение за неотработанные дни отпуска при увольнении:
  • Срок: решение должно быть принято непосредственно при увольнении работника.
  • Пример: Сотрудник увольняется 15 мая, имея неотработанные дни отпуска. Решение об удержании за эти дни должно быть принято до момента окончательного расчета с работником, то есть не позднее 15 мая.
5️⃣ Возмещение материального ущерба:
  • Срок: один месяц со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
  • Пример: Факт причинения ущерба установлен 3 июня, а его размер окончательно определен 10 июня. Решение об удержании должно быть принято не позднее 10 июля.
Важно отметить, что если работодатель не уложился в установленные сроки для принятия решения об удержании, это не означает, что он полностью теряет право на возмещение соответствующих сумм. Однако процедура взыскания в этом случае существенно усложняется:
1️⃣ Утрата права на удержание:
  • По истечении установленного срока работодатель теряет право на одностороннее удержание из заработной платы работника.
2️⃣ Необходимость судебного разбирательства:
  • Для взыскания недостающих сумм работодателю придется обратиться в суд.
  • Это значительно увеличивает временные и финансовые затраты на возмещение средств.
3️⃣ Риски для работодателя:
  • При судебном разбирательстве увеличивается риск отказа в удовлетворении требований работодателя, особенно если будет установлено, что работодатель пропустил срок по неуважительной причине.
4️⃣ Возможность добровольного возмещения:
  • Несмотря на истечение срока для удержания, работодатель может попытаться договориться с работником о добровольном возмещении сумм.
  • Такая договоренность должна быть оформлена письменно, например, в виде соглашения о добровольном возмещении.

Пример

Бухгалтер компании “БетаТех” 15 августа обнаружил счетную ошибку в расчете заработной платы сотрудника Петрова П.П. за июль, в результате которой Петрову было излишне выплачено 5000 рублей. Однако из-за отпуска руководителя приказ об удержании этой суммы был подписан только 20 сентября.

Действия бухгалтера

  1. Бухгалтер информирует руководство о пропуске срока для удержания (который истек 15 сентября).
  2. Компания пытается договориться с Петровым о добровольном возврате излишне выплаченной суммы.
  3. В случае отказа Петрова, юридический отдел готовит исковое заявление в суд о взыскании неосновательного обогащения.

Вывод

Соблюдение установленных сроков для принятия решения об удержании критически важно для работодателя. Это не только упрощает процедуру возмещения средств, но и снижает риски дополнительных расходов и потенциальных трудовых споров.

Рекомендуется внедрить в организации систему контроля за соблюдением этих сроков, например, путем установки автоматических напоминаний в бухгалтерских программах или регулярных проверок.

Правило 5: Обязательность приказа руководителя

Любое удержание по инициативе работодателя может производиться только на основании приказа руководителя организации.

Почему необходим приказ руководителя для осуществления удержаний из заработной платы и какие требования предъявляются к этому документу?

Приказ руководителя является обязательным документом для осуществления удержаний из заработной платы по инициативе работодателя. Это требование обусловлено несколькими важными факторами:
1️⃣ Правовое основание:
  • Приказ служит официальным правовым основанием для производства удержания.
  • Он подтверждает, что решение принято уполномоченным лицом в рамках его компетенции.
2️⃣ Документальное подтверждение:
  • Приказ является документальным подтверждением обоснованности удержания.
  • Это особенно важно в случае возникновения трудовых споров или проверок со стороны контролирующих органов.
3️⃣ Информирование работника:
  • Приказ должен быть доведен до сведения работника под роспись.
  • Это обеспечивает прозрачность процесса и дает работнику возможность оспорить удержание, если он считает его неправомерным.
4️⃣ Определение параметров удержания:
  • В приказе указываются конкретные суммы, сроки и основания для удержания.
  • Это помогает избежать недопонимания между работодателем и работником.
Требования к приказу об удержании:
1️⃣ Формальные реквизиты:
  • Наименование организации
  • Дата и номер приказа
  • Подпись руководителя
2️⃣ Содержательная часть:
  • Ф.И.О. работника, из заработной платы которого производится удержание
  • Основание для удержания (с указанием соответствующего пункта ст. 137 ТК РФ)
  • Сумма удержания
  • Сроки удержания (если оно производится частями)
3️⃣ Обоснование:
  • Ссылки на документы, подтверждающие правомерность удержания (например, авансовый отчет, акт о причинении материального ущерба и т.д.)
4️⃣ Ознакомление работника:
  • Место для подписи работника об ознакомлении с приказом

Пример

В ООО “ГаммаПлюс” главный бухгалтер обнаружил, что сотруднику отдела продаж Сидорову С.С. была ошибочно начислена премия в размере 10 000 рублей. Для исправления ситуации был подготовлен следующий приказ:
ООО "ГаммаПлюс"
Приказ № 45
об удержании из заработной платы

г. Москва 10.08.2024

В связи с выявлением счетной ошибки, повлекшей излишнюю выплату денежных средств,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести удержание из заработной платы менеджера по продажам Сидорова Семена Семеновича в размере 10 000 (десять тысяч) рублей.
2. Основание: п. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ (излишне выплаченные суммы в результате счетной ошибки).
3. Удержание произвести в течение двух месяцев равными частями по 5 000 (пять тысяч) рублей из заработной платы за август и сентябрь 2024 года.
4. Главному бухгалтеру Петровой П.П. обеспечить выполнение настоящего приказа.
5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ___________ /Иванов И.И./

С приказом ознакомлен:
__________ /Сидоров С.С./ Дата: ____________
Важно помнить, что даже при наличии приказа руководителя, удержание возможно только в рамках случаев, предусмотренных ст. 137 ТК РФ, и с соблюдением установленных лимитов удержания. Приказ не может расширить перечень оснований для удержаний или увеличить их размер сверх установленных законом пределов.

Заключение

Удержания из заработной платы по инициативе работодателя - это сложная и ответственная процедура, требующая тщательного соблюдения норм трудового законодательства. Ключевые моменты, которые необходимо помнить:
  1. Законность оснований: удержания возможны только в случаях, прямо предусмотренных ст. 137 ТК РФ.
  2. Соблюдение лимитов: общий размер удержаний не должен превышать 20% заработной платы (в особых случаях - до 50% или 70%).
  3. Согласие работника: при отсутствии согласия удержание возможно только по решению суда.
  4. Своевременность: решение об удержании должно быть принято в установленные законом сроки.
  5. Документальное оформление: любое удержание должно быть оформлено приказом руководителя.
Соблюдение этих правил позволяет работодателю защитить свои финансовые интересы, не нарушая при этом права работников. Для бухгалтеров и руководителей критически важно быть в курсе этих норм и строго следовать им в своей практике.
Помните, что нарушение правил удержаний может привести к серьезным последствиям, включая административные штрафы и трудовые споры. В сложных ситуациях рекомендуется консультироваться с юристами, специализирующимися на трудовом праве.

Используемые нормативные акты

  • Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Статья 137: Определяет случаи и порядок удержаний из заработной платы по инициативе работодателя.
  • Статья 138: Устанавливает ограничения размера удержаний из заработной платы.
  • Статья 155, часть 3: Регулирует оплату труда при невыполнении норм труда по вине работника.
  • Статья 157, часть 3: Описывает оплату времени простоя по вине работника.
  • Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ):
  • Статья 5.27: Устанавливает ответственность за нарушение трудового законодательства.

Вопросы читателей

Разве работодатель не может удержать любую сумму, если это прописано в трудовом договоре?

Нет, это заблуждение.

Трудовой договор не может расширять перечень оснований для удержаний, установленный ст. 137 ТК РФ. Любые дополнительные основания, прописанные в договоре, будут признаны незаконными.

Если сотрудник причинил ущерб, можно ли удержать всю сумму сразу?

Нет, даже в случае причинения ущерба действуют ограничения на размер удержаний.

Максимальный размер удержания - 20% от заработной платы после вычета НДФЛ. Если сумма ущерба превышает этот лимит, удержание производится частями в течение нескольких месяцев.

Обязательно ли оформлять приказ, если сотрудник согласен на удержание?

Да, приказ обязателен в любом случае.

Он является официальным документом, подтверждающим правомерность удержания. Устное согласие работника не является достаточным основанием для удержания.

Можно ли удержать излишне выплаченную зарплату, если ошибка была в применении законодательства, а не в расчетах?

Нет, удержание возможно только в случае счетной ошибки.

Ошибка в применении законодательства не является основанием для удержания. В этом случае работодатель не может самостоятельно удержать излишне выплаченную сумму.

Если работник не согласен с удержанием, обязательно ли обращаться в суд?

Да, если работник письменно выразил несогласие с удержанием, единственный законный способ произвести удержание - это получить соответствующее решение суда. Любые попытки удержать средства без согласия работника и без решения суда являются нарушением трудового законодательства.

Чек-лист по теме удержаний из заработной платы по инициативе работодателя

  1. Проверить, соответствует ли основание удержания перечню, установленному в ст. 137 ТК РФ.
  2. Рассчитать максимально допустимую сумму удержания (не более 20% от зарплаты после вычета НДФЛ).
  3. Получить письменное согласие работника на удержание (при отсутствии согласия - подготовить документы для обращения в суд).
  4. Убедиться, что не истек срок для принятия решения об удержании.
  5. Подготовить и подписать у руководителя приказ об удержании.
  6. Ознакомить работника с приказом об удержании под роспись.
  7. Произвести удержание в соответствии с установленными сроками и суммами.
  8. Отразить удержание в расчетном листке работника и бухгалтерском учете.
  9. Сохранить все документы, связанные с удержанием, для возможных проверок.
2024-08-31 13:42 Зарплата и кадровый учет Вопрос-ответ