Журнал

Документальное подтверждение юридического адреса при отсутствии сотрудников в офисе

Отсутствие сотрудников при проверке налоговой, по сути, не выступает достаточным основанием для признания юридического адреса недостоверным, что фактически подтверждается Постановлением АС Поволжского округа от 18.11.2024 № Ф06-8505/2024.

Суд, например, признал незаконным внесение в ЕГРЮЛ записи о недостоверности адреса, хотя инспекторы дважды не встретили представителей организации. Весомыми доказательствами достоверности адреса стали: действующий оплаченный договор аренды, систематическое получение корреспонденции и подтверждение от арендодателя.

Когда налоговая может признать юридический адрес недостоверным?

Сам факт отсутствия представителей компании при проверке не служит основанием для признания адреса недостоверным

Налоговые органы довольно часто проводят проверочные мероприятия по установлению достоверности данных, содержащихся в ЕГРЮЛ. Одним из центральных моментов таких проверок становится юридический адрес организации.

При выполнении контрольных мероприятий инспекторы иногда приходят по указанному в реестре адресу и фиксируют отсутствие представителей компании или невозможность попасть в помещение. Однако этот факт сам по себе не может выступать основанием для признания адреса недостоверным.

Для признания адреса недостоверным налоговому органу требуется:

Выявить невозможность ведения деятельности по указанному адресу
Доказать отсутствие связи между организацией и адресом
Подтвердить невозможность получения корреспонденции по данному адресу

Стоит понимать, что законодательство не требует постоянного нахождения сотрудников компании по юридическому адресу. Достаточно, чтобы организация реально использовала данный адрес для своей деятельности и могла получать по нему корреспонденцию.

Может ли налоговая исключить организацию из ЕГРЮЛ только из-за отсутствия сотрудников при проверке?

Краткий ответ: Нет

Исключение юридического лица из ЕГРЮЛ – это, безусловно, крайняя мера, которая применяется налоговыми органами исключительно при наличии серьезных оснований, предусмотренных законодательством. Сам по себе факт отсутствия сотрудников при проверке не является достаточным основанием для такого решения.

Процедура проверки юридических адресов налоговыми органами включает несколько этапов:

1️⃣ Проведение осмотра помещения по указанному адресу с составлением протокола

2️⃣ Направление уведомлений о необходимости предоставления достоверных сведений

3️⃣ Анализ полученных от организации документов и пояснений

4️⃣ Принятие решения о внесении записи о недостоверности сведений (при наличии оснований)

Для исключения организации из ЕГРЮЛ налоговому органу необходимо доказать, что компания фактически прекратила свою деятельность и не находится по указанному адресу. Однако если организация может документально подтвердить законность использования адреса и факт ведения деятельности, решение налогового органа может быть успешно оспорено в судебном порядке.

🔍 Пример: В деле № А12-25560/2023, рассмотренном АС Поволжского округа, налоговый орган дважды проводил проверку по юридическому адресу организации и оба раза не застал представителей компании. Однако суд признал, что этих фактов недостаточно для признания адреса недостоверным, поскольку компания предоставила убедительные доказательства использования данного адреса.

Реальный кейс: как компания отстояла свой юридический адрес

Суд признал незаконным внесение в ЕГРЮЛ записи о недостоверности адреса

Рассмотрим показательный судебный прецедент, который может стать полезным руководством для многих организаций, столкнувшихся с подобной проблемой.

Налоговая инспекция провела проверочные мероприятия по адресу ООО, указанному в ЕГРЮЛ. В ходе осмотра помещений инспекторы обнаружили, что дверь офиса заперта, а представители общества отсутствуют. По результатам проверки был составлен соответствующий протокол.

В соответствии с установленной процедурой, налоговый орган направил заказными письмами уведомления о необходимости предоставления достоверных сведений в адрес:

Самой организации
Учредителя компании
Руководителя организации

Согласно информации от ФГУП «Почта России», компания и ее руководитель данные уведомления не получили. Однако учредитель своевременно получил направленное ему письмо и предоставил в налоговую инспекцию обращение с приложением документов, подтверждающих достоверность сведений о местонахождении организации.

Несмотря на это, налоговые инспекторы провели повторную проверку, которая дала аналогичный результат – офис был закрыт, представители отсутствовали. На основании этих фактов в ЕГРЮЛ была внесена запись о недостоверности сведений об адресе местонахождения общества.

Организация не согласилась с таким решением и обратилась в суд с требованием признать данную запись незаконной.

Какие доказательства убедили суд в достоверности юридического адреса?

В ходе судебного разбирательства организация представила комплекс доказательств, которые в совокупности убедили суд в достоверности сведений о юридическом адресе. Все три судебные инстанции последовательно поддержали позицию компании.

Доказательства, принятые судом во внимание:

Действующий договор аренды – компания предоставила договор на нежилое помещение, который был заключен в соответствии с законодательством, не расторгался и продолжал действовать на момент проведения проверок
Подтверждение оплаты аренды – организация документально подтвердила регулярную оплату арендных платежей, что свидетельствовало о реальности арендных отношений
Письмо арендодателя – собственник помещения направил в налоговую инспекцию отдельное письмо, подтверждающее факт аренды и оплаты помещения
Получение корреспонденции – компания доказала, что регулярно получает почтовую корреспонденцию по указанному адресу, в том числе от налогового органа и контрагентов (были представлены копии почтовых конвертов)
Доставка товаров – в качестве дополнительного доказательства организация предоставила документы, подтверждающие доставку канцелярских товаров по юридическому адресу

При этом суд отметил, что налоговый орган не смог предоставить убедительных доказательств невозможности связи с обществом по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Результаты проведенных проверочных мероприятий сами по себе не свидетельствовали о недостоверности адреса компании.

Как защитить свой юридический адрес от претензий налоговой?

Учитывая рассмотренную судебную практику, можно сформулировать ряд практических рекомендаций, которые помогут организациям защитить свой юридический адрес от возможных претензий налоговых органов.

Документирование получения корреспонденции

Создайте систему учета входящей корреспонденции, поступающей по юридическому адресу:

Сохраняйте конверты от писем, полученных от государственных органов, контрагентов и других отправителей
Ведите журнал учета входящей корреспонденции
Храните квитанции о получении заказных писем и уведомления о вручении

Эти документы станут весомым доказательством того, что организация фактически получает корреспонденцию по указанному адресу.

Подтверждение деловой активности по адресу

Периодически заказывайте доставку товаров или услуг по юридическому адресу и сохраняйте подтверждающие документы:

Накладные на доставку канцелярских товаров
Акты выполненных работ по обслуживанию оргтехники
Документы о доставке мебели или оборудования

Такие документы подтвердят, что по указанному адресу ведется реальная хозяйственная деятельность.

Оформление отношений с арендодателем

Тщательно документируйте арендные отношения:

Заключите письменный договор аренды с четким указанием адреса
Составляйте ежемесячные акты оказания услуг по аренде
Сохраняйте платежные документы, подтверждающие оплату аренды
По возможности, получите от арендодателя письменное подтверждение вашего присутствия по данному адресу

Организация присутствия в офисе

Разработайте график работы офиса, который обеспечит присутствие представителей компании по юридическому адресу:

Составьте официальный график работы и разместите его на входной двери
Обеспечьте присутствие сотрудника в офисе в соответствии с графиком
Организуйте дежурство ответственных лиц в часы приема посетителей

Стоит отметить, что законодательство не требует постоянного присутствия сотрудников по юридическому адресу в течение всей рабочей недели. Достаточно обеспечить присутствие в определенные часы согласно установленному графику.

Используемые нормативные акты

Постановление АС Поволжского округа от 18.11.2024 № Ф06-8505/2024 по делу № А12-25560/2023 - основной судебный прецедент, подтверждающий, что отсутствие представителей при проверке не является достаточным основанием для признания адреса недостоверным
Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» - устанавливает порядок внесения сведений в ЕГРЮЛ и основания для внесения записи о недостоверности
Приказ ФНС России от 11.02.2016 № ММВ-7-14/72@ - регламентирует порядок проведения проверочных мероприятий в отношении достоверности сведений, включенных в ЕГРЮЛ

Частые вопросы о юридическом адресе компании

Обязательно ли постоянное присутствие в офисе по юридическому адресу?

Нет, законодательство не требует постоянного присутствия сотрудников по юридическому адресу. Достаточно, чтобы организация фактически использовала данный адрес для своей деятельности и могла получать по нему корреспонденцию. Рекомендуется установить график работы офиса и обеспечить присутствие представителей компании в указанные часы.

Как часто налоговая проводит проверки юридических адресов?

Налоговые органы проводят проверочные мероприятия как в рамках плановых проверок, так и при получении информации о возможной недостоверности сведений. Частота проверок может варьироваться в зависимости от региона и категории налогоплательщика. В среднем такие проверки могут проводиться раз в 1-3 года, но в некоторых случаях и чаще.

Что делать, если запись о недостоверности юридического адреса уже внесена в ЕГРЮЛ?

Если запись о недостоверности юридического адреса уже внесена в ЕГРЮЛ, рекомендуется:

Собрать доказательства достоверности адреса (договор аренды, платежные документы, подтверждение получения корреспонденции)
Направить в налоговый орган заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ с приложением подтверждающих документов
Если налоговый орган отказывает в удовлетворении заявления, обратиться в арбитражный суд с требованием признать запись незаконной

Судебная практика, включая рассмотренное Постановление АС Поволжского округа, показывает, что при наличии достаточных доказательств организации успешно оспаривают такие записи в судебном порядке.

2025-03-13 16:47 Прочее Вопрос-ответ Судебная практика