Журнал

Подотчетные суммы признаны доходом физлиц из-за нарушения кассовой дисциплины

Суд признал подотчетные суммы, перечисленные директору и его супруге, доходом физлиц из-за нарушений кассовой дисциплины. В результате организации доначислили НДФЛ и страховые взносы. Основанием стало отсутствие обязательных документов по требованиям ЦБ РФ и Минфина, а также недоказанность целевого использования или возврата денежных средств.
Попытка организации обосновать выплаты договорами займа не убедила суд из-за противоречий в документах и их позднего представления. Дополнительным аргументом стало несоответствие совокупного дохода физлиц полученным суммам при одновременной покупке дорогостоящей недвижимости.

Нарушения при оформлении подотчетных сумм

Несоблюдение требований к документальному оформлению подотчетных сумм влечет налоговые риски
Нарушения документооборота:
  • Отсутствие приказа руководителя о выдаче денег с указанием ФИО, суммы и срока
  • Не оформлены заявления от работников с реквизитами банковских карт
  • Нарушение порядка ведения кассовой книги
  • Отсутствие документов по установленному лимиту кассы
Проблемы с подтверждением движения средств:
  • Неподтвержденный возврат денег в кассу или на счет организации
  • Отсутствие документов о сдаче сверхлимитных сумм в банк
  • Недостаточность банковских выписок для подтверждения операций

Позиция контролирующих органов и судебная практика

Суды поддерживают доначисление НДФЛ и взносов при отсутствии корректного документооборота
Аргументы налоговой инспекции:
  • Нарушение порядка ведения кассовых операций
  • Отсутствие документального подтверждения целевого использования
  • Несоответствие доходов физлиц полученным суммам
Позиция суда:
  • Договоры займа, представленные после проверки, признаны формальными
  • Выявлены противоречия в датах оформления документов
  • Учтены факты приобретения дорогостоящего имущества

Рекомендации по корректному оформлению подотчетных сумм

Обязательные документы:
⒈ Приказ о выдаче денег с указанием:
  • ФИО получателя
  • Суммы выдачи
  • Срока выдачи
  • ⒉ Заявление работника с банковскими реквизитами
  • ⒊ Авансовый отчет с подтверждающими документами
Сроки оформления:
  • Приказ - до выдачи денежных средств
  • Авансовый отчет - в течение 3 рабочих дней после истечения срока
  • Возврат неиспользованных сумм - не позднее 3 рабочих дней

Используемые нормативные акты

  • Указание ЦБ РФ о порядке ведения кассовых операций
  • Разъяснения Минфина по оформлению подотчетных сумм
  • Постановление АС Западно-Сибирского округа от 17.10.2024 по делу N А75-17856/2022

Чек-лист по проверке оформления подотчетных сумм

Документальное оформление:
  • Наличие приказа руководителя
  • Оформленное заявление работника
  • Корректное ведение кассовой книги
  • Установленный лимит кассы
Контроль движения средств:
  • Своевременное оформление авансовых отчетов
  • Документальное подтверждение расходов
  • Контроль возврата неиспользованных сумм
  • Банковские выписки по операциям
2024-12-12 13:26 НДФЛ Судебная практика