Книгу учета доходов и расходов ведут только индивидуальные предприниматели на ЕСХН — организации на этом режиме от ведения книги освобождены, поскольку рассчитывают налоговую базу по данным бухгалтерского учета. С 2024 года отменено требование о заверении книги учета в налоговой инспекции — достаточно заверить её подписью предпринимателя и печатью при её наличии. Форма книги учета и порядок её заполнения утверждены приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, который заменил ранее действовавший приказ Минфина от 11.12.2006 № 169н.
Предприниматель вправе вести книгу учета на бумажном носителе или в электронном виде. Электронную версию необходимо распечатать по окончании года, после чего пронумеровать, прошнуровать и указать на последнем листе количество страниц. Книга состоит из титульного листа и двух основных разделов: раздела I для учета доходов и расходов текущей деятельности и раздела II для отражения расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов. Раздел I разделен на две идентичные таблицы — для учета операций в каждом полугодии с применением сквозной нумерации.
Общие требования к ведению книги учета
Предприниматель вправе вести книгу учета на бумаге или в электронном виде, с 2024 года отменено обязательное заверение в налоговой инспекции.
Индивидуальный предприниматель на ЕСХН самостоятельно определяет форму ведения книги учета — на бумажном носителе или в электронном виде. При выборе электронной формы книгу необходимо распечатать по окончании календарного года. Распечатанная книга приравнивается к бумажной версии и подлежит оформлению по тем же правилам.
Бумажную книгу и распечатанную электронную версию необходимо пронумеровать и прошнуровать. На последней странице указывается количество страниц, которое заверяется подписью индивидуального предпринимателя. При наличии печати подпись дополнительно заверяется оттиском печати.
До 2024 года книга учета подлежала обязательному заверению в налоговой инспекции согласно пункту 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина от 11.12.2006 № 169н. Приказ ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ не содержит данной нормы, следовательно, с 2024 года заверение книги учета в налоговой инспекции не требуется. Достаточно собственноручной подписи предпринимателя и печати при её наличии.
Структура книги учета доходов и расходов
Книга учета состоит из титульного листа и двух основных разделов — для текущих операций и для учета расходов на основные средства и нематериальные активы.
Книга учета доходов и расходов на ЕСХН включает три обязательных компонента:
Титульный лист содержит общие сведения об индивидуальном предпринимателе, календарном годе ведения книги и используемых расчетных счетах.
Раздел I “Доходы и расходы” предназначен для хронологического учета всех хозяйственных операций, формирующих доходы и расходы предпринимателя. Раздел разделен на две идентичные таблицы — отдельно для первого и второго полугодия календарного года.
Раздел II “Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемые при исчислении налоговой базы” отражает информацию об объектах основных средств и нематериальных активов с детальным расчетом списания их стоимости в расходы.
Порядок заполнения титульного листа
Титульный лист содержит базовые сведения о предпринимателе и календарном годе, на который открыта книга учета.
При оформлении титульного листа книги учета указываются следующие данные:
Календарный год — год, на который открывается книга учета. Для каждого календарного года открывается отдельная книга.
Дата начала ведения книги учета — указывается 1 января текущего года для действующих предпринимателей или дата регистрации в качестве индивидуального предпринимателя для вновь зарегистрированных.
Полные фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя в соответствии с документом, удостоверяющим личность.
ИНН — идентификационный номер налогоплательщика.
ОКПО — код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
Реквизиты расчетных счетов — номера всех расчетных и иных счетов, используемых в предпринимательской деятельности, с указанием наименований банков. Личные банковские счета, не используемые в предпринимательской деятельности, не указываются.
Поле “Код формы по ОКУД” не заполняется. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299, не содержит кода для книги учета доходов и расходов при ЕСХН.
Порядок заполнения раздела I “Доходы и расходы”
Раздел I состоит из двух идентичных таблиц для каждого полугодия с обязательной сквозной нумерацией всех операций в течение года.
Раздел I книги учета предназначен для хронологического отражения всех хозяйственных операций, формирующих доходы и расходы предпринимателя. Структурно раздел разделен на две части — таблицу для первого полугодия и таблицу для второго полугодия календарного года.
В каждой таблице заполняются следующие графы:
Порядковый номер операции — присваивается каждой хозяйственной операции в хронологическом порядке. Нумерация операций является сквозной в течение всего календарного года — вторая таблица продолжает нумерацию первой.
Дата и номер первичного документа — указывается дата составления первичного документа, подтверждающего операцию, и его номер. Для банковских документов указывается дата и номер платежного поручения, для кассовых операций — дата и номер кассового ордера.
Содержание операции — формулируется краткое, но информативное описание хозяйственной операции с указанием контрагента и основания.
Примеры формулировок содержания операций:
⒈ “Перечисление оплаты по счету ООО “Торговая фирма “Гермес” от 22.02.2024 № 150 за строительные материалы”
⒉ “Получены денежные средства на расчетный счет за реализованное по договору купли-продажи от 22.03.2024 № 15 транспортное средство”
⒊ “Выплата заработной платы работнику Иванову И.И. за февраль 2024 года по платежной ведомости № 5 от 10.03.2024”
Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы — отражаются доходы от реализации, предусмотренные статьей 249 НК РФ, и внереализационные доходы согласно статье 250 НК РФ. Доходы учитываются на дату их фактического получения.
Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы — отражаются расходы, поименованные в пункте 2 статьи 346.5 НК РФ. Расходы признаются после их фактической оплаты при условии соблюдения требований статьи 252 НК РФ.
Порядок заполнения раздела II “Расходы на основные средства и нематериальные активы”
Раздел II содержит детальную информацию об объектах основных средств и НМА с пошаговым расчетом списания их стоимости в расходы.
Раздел II книги учета представляет собой таблицу из 16 граф, в которых отражается информация об объектах основных средств и нематериальных активов и производится расчет сумм, списываемых в расходы.
Графы идентификации объекта
Графа 1 — порядковый номер записи в разделе II.
Графа 2 — наименование объекта основных средств или нематериального актива в соответствии с первичными документами.
Графа 3 — дата полной оплаты объекта на основании первичных документов. При частичной оплате указывается дата последнего платежа, которым была полностью погашена стоимость объекта.
Графа 4 — заполнение не является обязательным. Факт государственной регистрации права собственности на объект недвижимости не влияет на момент перевода актива в состав основных средств и начало списания расходов.
Графа 5 — дата ввода в эксплуатацию основных средств или принятия к учету нематериальных активов. Указывается дата, с которой объект начинает использоваться в предпринимательской деятельности.
Графы стоимостных показателей
Графа 6 — первоначальная стоимость объектов, приобретенных или созданных в период применения ЕСХН. Первоначальная стоимость определяется по правилам бухгалтерского учета и отражается в периоде, в котором оплаченный объект введен в эксплуатацию или принят к учету.
Графа 7 — срок полезного использования в годах по объектам, приобретенным или созданным до перехода на ЕСХН. Если таких объектов нет, графа не заполняется.
Графа 8 — остаточная стоимость объектов, приобретенных или созданных до перехода на ЕСХН. Остаточная стоимость определяется как разница между первоначальной стоимостью и суммой начисленной амортизации на момент перехода на ЕСХН. Если таких объектов нет, графа не заполняется.
Графы расчета списания расходов
Графа 9 — количество полугодий, в течение которых эксплуатируется основное средство или нематериальный актив. Для объектов, приобретенных и введенных в эксплуатацию в период применения ЕСХН, стоимость списывается в течение одного календарного года, следовательно, в графе 9 указывается 2 (два полугодия).
Графа 10 — доля стоимости объекта, учитываемая в расходах за календарный год. Определяется по правилам подпункта 2 пункта 4 статьи 346.5 НК РФ. Для объектов, приобретенных в период ЕСХН, доля составляет 100% (вся стоимость списывается в течение одного года). Для объектов, приобретенных до перехода на ЕСХН, доля рассчитывается как 100% : СПИ в годах.
Графа 11 — доля стоимости, учитываемая в расходах в каждом полугодии. Рассчитывается по формуле: графа 11 = графа 10 : графа 9. Полученное значение округляется до второго знака после запятой.
Графа 12 — сумма расходов, учитываемая в каждом полугодии. Рассчитывается по формуле: графа 12 = (графа 6 или графа 8) × графа 11 : 100. Сумма расходов по графе 12 отражается в последний день каждого полугодия в графе 5 раздела I книги учета.
Пример расчета для объекта, приобретенного в период ЕСХН:
ИП приобрел и ввел в эксплуатацию в январе 2024 года компьютер стоимостью 60 000 рублей.
⒈ Графа 6 = 60 000 руб.
⒉ Графа 9 = 2 (два полугодия)
⒊ Графа 10 = 100% (вся стоимость списывается за один год)
⒋ Графа 11 = 100% : 2 = 50%
⒌ Графа 12 (первое полугодие) = 60 000 × 50 : 100 = 30 000 руб.
⒍ Графа 12 (второе полугодие) = 60 000 × 50 : 100 = 30 000 руб.
Графа 13 — расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы по ЕСХН за календарный год. Рассчитывается по формуле: графа 13 = (графа 6 или графа 8) × графа 9 × графа 11 : 100.
Графы учета в предыдущих периодах
Графа 14 — расходы, учтенные при исчислении налоговой базы по ЕСХН в предыдущих налоговых периодах. Переносится значение графы 13 раздела II книги учета за все предыдущие годы применения ЕСХН.
Графа 15 — оставшаяся часть расходов, которая может быть списана в следующих налоговых периодах. Рассчитывается по формуле: графа 15 = графа 8 – графа 13 – графа 14. Для объектов, полученных и введенных в эксплуатацию в период применения ЕСХН, графы 14 и 15 не заполняются, поскольку вся стоимость списывается в течение одного года.
Графа 16 — дата выбытия или реализации основного средства или нематериального актива. Заполняется при прекращении использования объекта.
Особенности учета объектов, приобретенных до перехода на ЕСХН
Стоимость основных средств и НМА, приобретенных до применения ЕСХН, списывается в течение срока полезного использования равными долями по полугодиям.
Порядок учета расходов на основные средства и нематериальные активы различается в зависимости от момента их приобретения — в период применения ЕСХН или до перехода на данный режим налогообложения.
Объекты, приобретенные в период применения ЕСХН
Стоимость основных средств и нематериальных активов, приобретенных и введенных в эксплуатацию в период применения ЕСХН, списывается в расходы в течение одного календарного года равными долями по окончании каждого полугодия. Срок полезного использования объекта не влияет на порядок списания.
В разделе II книги учета заполняются графы 1-6, 9-13, 16. Графы 7-8 (предназначенные для объектов, приобретенных до ЕСХН) и графы 14-15 (учет в предыдущих периодах) не заполняются.
В графе 9 указывается 2 (количество полугодий в году), в графе 10 — 100% (вся стоимость списывается за год), в графе 11 — 50% (доля на каждое полугодие).
Объекты, приобретенные до перехода на ЕСХН
Стоимость основных средств и нематериальных активов, приобретенных до перехода на ЕСХН, списывается исходя из остаточной стоимости на момент перехода и оставшегося срока полезного использования.
В разделе II книги учета заполняются графы 1-5, 7-16. Графа 6 (первоначальная стоимость для объектов периода ЕСХН) не заполняется.
Количество полугодий в графе 9 рассчитывается как СПИ в годах × 2. Доля за год в графе 10 рассчитывается как 100% : СПИ в годах. Доля за полугодие в графе 11 рассчитывается как графа 10 : графа 9.
Пример расчета для объекта, приобретенного до перехода на ЕСХН:
ИП перешел на ЕСХН с 1 января 2024 года. На момент перехода на балансе числился сооружение с балансовой (остаточной) стоимостью 120 000 рублей сроком полезного использования свыше 15 лет (3-я амортизационная группа для ЕСХН, которая списывается в расходы в течение 10 лет по 10% от остаточной стоимости каждый год)
⒈ Графа 8 = 120 000 руб. балансовая (остаточная стоимость)
⒉ Графа 7 = 10 лет
⒊ Графа 9 = 10 × 2 = 20 полугодий
⒋ Графа 10 = 100% : 10 = 10% (доля за год)
⒌ Графа 11 = 10% : 2 = 5% (доля за полугодие)
⒍ Графа 12 (каждое полугодие) = 120 000 × 5 : 100 = 6 000 руб.
⒎ Графа 13 (за 2024 год) = 120 000 × 10 : 100 = 12 000 руб.
Взаимосвязь раздела II и раздела I
Суммы расходов, рассчитанные в графе 12 раздела II, обязательно отражаются в графе 5 раздела I в последний день соответствующего полугодия. Дата отражения — 30 июня для первого полугодия и 31 декабря для второго полугодия.
В графе 3 раздела I (содержание операции) указывается формулировка, идентифицирующая объект и основание списания: “Списание в расходы стоимости компьютера (50% от первоначальной стоимости) согласно разделу II книги учета”.
Типичные ошибки при заполнении книги учета
Наиболее распространенные ошибки связаны с нарушением сквозной нумерации операций, неточными формулировками и неправильными расчетами в разделе II.
Ошибки в титульном листе:
Указание номеров личных банковских счетов, не используемых в предпринимательской деятельности. В титульном листе отражаются только расчетные и иные счета, через которые проходят операции, связанные с предпринимательской деятельностью.
Ошибки в разделе I:
Нарушение сквозной нумерации операций при переходе от первого полугодия ко второму. Нумерация должна быть единой в течение всего года — вторая таблица продолжает нумерацию первой таблицы.
Неточные формулировки содержания операций без указания контрагента, документа-основания или предмета операции. Формулировка должна позволять идентифицировать операцию и связать её с первичными документами.
Отражение доходов и расходов, не учитываемых при исчислении налоговой базы по ЕСХН.
Ошибки в разделе II:
Неправильный расчет доли списания в графе 11 без округления до второго знака после запятой.
Ошибки в формулах расчета граф 12 и 13 — использование неверной базы (графы 6 вместо графы 8 или наоборот).
Незаполнение графы 16 при выбытии или реализации объекта основных средств.
Отсутствие отражения сумм из графы 12 раздела II в графе 5 раздела I на последний день полугодия.
Ошибки в оформлении:
Отсутствие нумерации и прошивки бумажной книги или распечатанной электронной версии.
Отсутствие указания количества страниц на последнем листе книги.
Отсутствие подписи индивидуального предпринимателя на последнем листе.
Рекомендации по ведению книги учета
Систематическое и своевременное заполнение книги учета снижает риск ошибок и облегчает контроль правильности исчисления налоговой базы.
Ведение книги учета доходов и расходов на систематической основе обеспечивает достоверность данных и упрощает процесс заполнения декларации по ЕСХН.
Организация процесса ведения:
Отражайте каждую хозяйственную операцию в книге учета в день её совершения или получения подтверждающего документа. Накопление операций за длительный период увеличивает вероятность ошибок и пропусков.
Создайте систему нумерации первичных документов, которая позволит быстро идентифицировать документ по номеру, указанному в графе 3 раздела I.
Ведите отдельный реестр основных средств и нематериальных активов с указанием всех параметров, необходимых для заполнения раздела II — даты приобретения, оплаты, ввода в эксплуатацию, стоимости.
Контроль правильности заполнения:
По окончании каждого полугодия проверяйте правильность расчетов в разделе II и своевременность отражения сумм в разделе I.
Сверяйте итоговые суммы доходов и расходов в разделе I с данными банковских выписок и кассовых документов.
Проверяйте соответствие сумм в книге учета данным, отражаемым в декларации по ЕСХН.
Взаимосвязь с декларацией:
Итоговые суммы доходов из графы 4 раздела I книги учета переносятся в строку 010 декларации по ЕСХН.
Итоговые суммы расходов из графы 5 раздела I книги учета переносятся в строку 020 декларации по ЕСХН.
Данные раздела II используются для детализации расходов на основные средства в случае запроса налогового органа.
Хранение документов:
Книга учета доходов и расходов и первичные документы, подтверждающие записи в книге, хранятся в течение четырех лет после окончания налогового периода, к которому они относятся.
При выбытии или реализации основного средства первичные документы по данному объекту хранятся в течение всего срока, пока объект отражен в разделе II книги учета, плюс четыре года после окончательного списания.
Алгоритм заполнения книги учета (чек-лист)
Подготовительный этап
⒈ Определить форму ведения книги учета — на бумажном носителе или в электронном виде
⒉ Заполнить титульный лист: указать календарный год, дату начала ведения, полные ФИО, ИНН, ОКПО
⒊ Внести в титульный лист реквизиты всех расчетных счетов, используемых в предпринимательской деятельности
⒋ Пронумеровать и прошнуровать книгу учета (для бумажной формы), указать количество страниц на последнем листе
⒌ Заверить титульный лист подписью индивидуального предпринимателя и печатью при её наличии
Учет текущих операций
⒍ Регистрировать каждую хозяйственную операцию в разделе I в день её совершения или получения подтверждающего документа
⒎ Присваивать каждой операции порядковый номер, продолжая сквозную нумерацию в течение всего календарного года
⒏ Указывать дату и номер первичного документа, подтверждающего операцию
⒐ Формулировать содержание операции с указанием контрагента, документа-основания и предмета операции
⒑ Относить полученные денежные средства в графу 4 (доходы) при соответствии критериям статей 249 и 250 НК РФ
⒒ Относить произведенные расходы в графу 5 (расходы) при соответствии критериям пункта 2 статьи 346.5 НК РФ и статьи 252 НК РФ
Учет основных средств и НМА
⒓ При приобретении основного средства или нематериального актива внести запись в раздел II с указанием наименования объекта
⒔ Указать дату полной оплаты объекта (дату последнего платежа при частичной оплате)
⒕ Указать дату ввода объекта в эксплуатацию или принятия к учету
⒖ Определить первоначальную стоимость объекта (графа 6) для объектов, приобретенных в период ЕСХН
⒗ Определить остаточную стоимость (графа 8) и срок полезного использования (графа 7) для объектов, приобретенных до перехода на ЕСХН
⒘ Рассчитать количество полугодий (графа 9), долю за год (графа 10) и долю за полугодие (графа 11)
Действия по окончании полугодия
⒙ Рассчитать сумму расходов, списываемую в текущем полугодии по каждому объекту основных средств и НМА (графа 12 раздела II)
⒚ Отразить рассчитанные суммы в последний день полугодия (30 июня или 31 декабря) в графе 5 раздела I с указанием в графе 3 содержания операции
⒛ Подвести итоги по графам 4 и 5 раздела I за полугодие
Действия по окончании года
㉑ Заполнить графу 13 раздела II (расходы за календарный год) по каждому объекту
㉒ Перенести данные графы 13 предыдущих лет в графу 14 текущего года (для объектов, приобретенных до ЕСХН)
㉓ Рассчитать остаток стоимости для списания в следующих периодах (графа 15) для объектов, приобретенных до ЕСХН
㉔ Распечатать книгу учета (для электронной формы ведения)
㉕ Пронумеровать и прошнуровать распечатанную книгу, указать количество страниц на последнем листе
㉖ Заверить книгу учета подписью индивидуального предпринимателя и печатью при её наличии
Контрольные процедуры
㉗ Проверить непрерывность сквозной нумерации операций в разделе I
㉘ Сверить итоговые суммы доходов и расходов в разделе I с данными банковских выписок и кассовых документов
㉙ Проверить правильность расчетов в графах 10-13 раздела II
㉚ Убедиться в наличии всех первичных документов, реквизиты которых указаны в графе 3 раздела I
㉛ Сверить итоговые данные книги учета с показателями декларации по ЕСХН
Используемые нормативные акты
Пункт 8 статьи 346.5 Налогового кодекса Российской Федерации
Приказ ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ “Об утверждении формы и порядка заполнения книги учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей”
Подпункт 2 пункта 4 статьи 346.5 Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 249 Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 250 Налогового кодекса Российской Федерации
Пункт 2 статьи 346.5 Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 252 Налогового кодекса Российской Федерации
Приказ Минфина России от 11.12.2006 № 169н “Об утверждении формы книги учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя и порядка отражения хозяйственных операций в книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя” (утратил силу)
Постановление Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 “О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора управленческой документации”
