Четвёртый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 28.01.2026 по делу № А19-15187/2025 признал незаконным доначисление СФР страховых взносов на подотчётные суммы за покупку ГСМ. Фонд требовал начислить взносы из-за отсутствия кассовых чеков — к авансовым отчётам были приложены только товарные чеки и накладные. Суд указал: расходы подтверждаются любыми достоверными документами, а нарушение контрагентом обязанности выдать кассовый чек не означает отсутствия расходов у организации.
Обстоятельства дела: доначисление взносов на подотчёт за ГСМ
СФР доначислил страховые взносы на подотчётные суммы, квалифицировав их как выплаты в пользу работников из-за отсутствия кассовых чеков.
Организация не включала в базу по страховым взносам суммы, выданные подотчётным лицам на покупку ГСМ. Подотчётники представляли авансовые отчёты с приложением товарных чеков, накладных и квитанций к приходным ордерам. Кассовые чеки в комплекте документов отсутствовали.
При проверке СФР квалифицировал возмещённые подотчётникам суммы как выплаты в пользу физических лиц. Фонд исходил из того, что без кассовых чеков невозможно подтвердить факт оплаты и, следовательно, целевой характер расходования средств. На этом основании были доначислены страховые взносы, начислены пени и назначен штраф.
Позиция СФР: кассовый чек как обязательное условие
Фонд настаивал на обязательности кассового чека для подтверждения расходов подотчётного лица.
СФР обосновывал доначисление следующими аргументами. Кассовый чек является документом, подтверждающим факт расчёта между покупателем и продавцом. Товарный чек фиксирует только перечень приобретённых товаров, но не удостоверяет передачу денежных средств.
Без кассового чека, по мнению фонда, организация не может доказать, что подотчётник действительно понёс расходы, а не присвоил выданные средства. Соответственно, возмещённые суммы следует рассматривать как доход работника, облагаемый страховыми взносами.
Позиция организации: достаточность альтернативных документов
Организация представила совокупность документов, подтверждающих реальность расходов и получение ГСМ.
Организация возражала против доначислений, ссылаясь на надлежащее документальное оформление расходов. Товарные чеки были составлены на типовых бланках, содержали наименование продавца, перечень и стоимость приобретённых ГСМ. На документах имелись печати продавцов и штампы «оплачено» с указанием даты.
Кроме того, организация указывала на оприходование ГСМ в бухгалтерском учёте. Топливо фактически получено и использовано в производственной деятельности. Расходы понесены в интересах организации, а не для личных нужд работников.
Отсутствие кассовых чеков организация объясняла нарушением продавцами обязанности по применению контрольно-кассовой техники. При этом сам факт нарушения контрагентом законодательства о ККТ не должен лишать покупателя права на признание расходов.
Решение 4-го ААС: критерии документального подтверждения расходов
Суд признал доначисление незаконным, установив, что расходы подтверждаются любыми достоверными документами при условии правильности их оформления.
Четвёртый арбитражный апелляционный суд встал на сторону организации и отменил решение о доначислении страховых взносов.
Достоверность документов как основной критерий
Суд указал, что законодательство не содержит закрытого перечня документов, которыми подтверждаются расходы подотчётных лиц. Расходы могут подтверждаться товарными чеками, накладными с приложением кассовых чеков или квитанциями к приходным ордерам. Основной критерий — правильность оформления документов и их достоверность.
Достаточность представленных документов
Представленные организацией квитанции и накладные составлены на типовых бланках. На документах имеются печати продавцов и штампы «оплачено» с указанием даты. Суд признал, что в данном случае отсутствие кассовых чеков не препятствует определению расходов на покупку ГСМ.
Позиция Минфина о нарушениях контрагента
Суд сослался на разъяснения Минфина: нарушение контрагентом законодательства (невыдача кассового чека) не означает, что расходов у покупателя не было. Организация не несёт ответственности за неприменение продавцом контрольно-кассовой техники.
Принятие товара к учёту
Если на основании представленных документов товар принят к бухгалтерскому учёту, это подтверждает, что работник понёс расходы в интересах организации. ГСМ оприходованы и использованы в производственной деятельности, что исключает квалификацию выплат как дохода работника.
Моделирование аналогичных ситуаций
Выводы суда применимы не только к ГСМ, но и к иным подотчётным расходам при соблюдении требований к документальному оформлению.
Ситуация: приобретение канцелярских товаров у ИП без ККТ
Подотчётник приобрёл канцелярские товары у индивидуального предпринимателя на ЕНВД, который не применял контрольно-кассовую технику. К авансовому отчёту приложен товарный чек с наименованием и ИНН продавца, перечнем товаров, ценой, датой, подписью и печатью.
Применение принципов решения: товарный чек с обязательными реквизитами достаточен для подтверждения расходов. Неприменение продавцом ККТ — его ответственность, а не основание для непризнания расходов покупателя. При оприходовании товаров в учёте организации оснований для начисления взносов нет.
Ситуация: покупка запчастей с квитанцией к приходному ордеру
Работник приобрёл запасные части для служебного автомобиля в небольшом магазине. Продавец выдал квитанцию к приходному кассовому ордеру и накладную. Кассовый чек не выдан.
Применение принципов решения: квитанция к приходному ордеру входит в перечень допустимых документов, указанных судом. При наличии накладной с печатью продавца и фактическом использовании запчастей для ремонта служебного транспорта расходы признаются понесёнными в интересах организации.
Ситуация: отсутствие печати на товарном чеке
Подотчётник представил товарный чек на приобретение хозяйственных товаров. Чек заполнен, но печать продавца и штамп «оплачено» отсутствуют.
Применение принципов решения: в рассмотренном деле суд акцентировал внимание на наличии печатей и штампов как признаков достоверности. Товарный чек без печати не соответствует критерию правильности оформления. В такой ситуации риск переквалификации выплаты в доход работника повышается.
Требования к документам подотчётников
Документы подотчётника должны позволять идентифицировать продавца, товар, цену и факт оплаты.
Анализ решения 4-го ААС позволяет выделить признаки надлежащего документального подтверждения подотчётных расходов:
По форме документа:
Составление на типовом бланке или бланке организации-продавца
Наличие обязательных реквизитов: наименование документа, дата, наименование продавца
Печать продавца (при её наличии у продавца)
Штамп «оплачено» или иное указание на факт расчёта
По содержанию:
Перечень приобретённых товаров (работ, услуг)
Количество и цена
Итоговая сумма
Дата совершения операции
По связи с деятельностью организации:
Принятие товаров к бухгалтерскому учёту
Использование в производственной или хозяйственной деятельности
Соответствие приобретённых товаров потребностям организации
Используемые нормативные акты
- Постановление Четвёртого арбитражного апелляционного суда от 28.01.2026 по делу № А19-15187/2025
Вопросы по аналогичным ситуациям
Обязательно ли требовать кассовый чек от подотчётника при покупке ГСМ?
Кассовый чек не является единственным допустимым документом для подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Суд в рассмотренном деле прямо указал, что расходы подтверждаются любыми достоверными документами — товарными чеками, накладными, квитанциями к приходным ордерам. При наличии товарного чека с печатью продавца и штампом «оплачено» организация вправе принять авансовый отчёт без кассового чека.
Какие документы могут подтвердить расходы подотчётника вместо кассового чека?
Суд признал допустимыми для подтверждения расходов: товарные чеки, накладные, квитанции к приходным кассовым ордерам. Обязательное условие — правильность оформления: документ должен содержать наименование продавца, перечень товаров, цену, дату, а также печать и штамп «оплачено». Совокупность таких признаков позволяет установить факт расходования средств подотчётником.
Начисляются ли страховые взносы на подотчётные суммы за покупку ГСМ?
Страховые взносы на подотчётные суммы не начисляются, если расходы документально подтверждены и товары приняты к учёту организации. Суд указал: когда на основании документов товар оприходован, это означает, что работник понёс расходы в интересах организации, а не получил доход. Отсутствие кассового чека при наличии иных подтверждающих документов не меняет квалификацию выплаты.
Что делать, если продавец не выдал кассовый чек?
При невыдаче продавцом кассового чека следует получить товарный чек с максимально полным оформлением: печать продавца, штамп «оплачено», дата, перечень товаров с ценами. Суд и Минфин указывают: нарушение контрагентом обязанности применять ККТ не означает отсутствия расходов у покупателя. Организации рекомендуется зафиксировать оприходование товаров и их использование в деятельности.
Какие требования к товарному чеку для подтверждения подотчётных расходов?
Товарный чек должен быть составлен на типовом бланке и содержать: наименование продавца, дату, перечень товаров с указанием количества и цены, итоговую сумму. Суд акцентировал внимание на наличии печати продавца и штампа «оплачено» с датой — эти элементы подтверждают факт расчёта. Отсутствие указанных реквизитов повышает риск претензий со стороны контролирующих органов.
