С 1 января 2026 года электронный УПД становится единственным электронным документом для подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг. Утрачивают силу действующие форматы электронных товарных накладных и актов (приказы ФНС № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@). Организации, уже использующие электронный документооборот, должны до конца 2025 года обновить бухгалтерское ПО и провести тестовый обмен документами с контрагентами, при этом компании, работающие только с бумажными документами, могут продолжать применять товарные накладные и акты в прежнем порядке.
Что такое УПД и область его применения
Универсальный передаточный документ объединяет функции счета-фактуры и первичного документа, применяется для большинства хозяйственных операций, кроме авансов и операций с утвержденными формами документов.
Универсальный передаточный документ может применяться в двух вариантах в зависимости от присваиваемого статуса. Статус «1» означает одновременное использование документа как счета-фактуры и первичного учетного документа. Статус «2» предполагает применение УПД только в качестве первичного документа без функций счета-фактуры.
ФНС определила перечень операций для применения УПД в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, при этом список не является закрытым согласно письму ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623. Документ используется при:
передаче имущественных прав между организациями
подтверждении выполнения работ или оказания услуг
отгрузке товаров как с организацией доставки, так и при самовывозе покупателем
Ограничения применения УПД связаны с природой документа. Его нельзя использовать для оформления авансовых платежей, поскольку в этом случае требуется только счет-фактура без первичного документа. Не подлежат замене на УПД документы, формы которых утверждены специальными нормативными актами уполномоченных органов. Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 утверждает обязательную форму транспортной накладной, которая не может быть заменена универсальным передаточным документом.
Применение УПД остается правом налогоплательщика, а не обязанностью. В рамках одного договора организация может по разным операциям выставлять как традиционные счета-фактуры с первичными документами, так и УПД. Такую позицию подтверждает письмо ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963.
Бумажная форма УПД создается на основе рекомендованного образца из письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Перед применением форму необходимо привести в соответствие с действующими требованиями к счетам-фактурам согласно подпунктам 1, 2 статьи 169 НК РФ. Организация может разработать собственную форму, дополнив счет-фактуру обязательными реквизитами первичного документа. Разработанную форму и порядок ее применения закрепляют в учетной политике на основании части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и пункта 4 ПБУ 1/2008.
Электронный формат УПД 5.03 определен приложением № 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. При выполнении государственных и муниципальных контрактов применение УПД требует обязательного согласования с заказчиком согласно письму Минфина от 23.01.2017 № 02-07-10/3039. Для коммерческих контрагентов такое требование не установлено, однако использование УПД целесообразно зафиксировать в договоре.
Обязательное применение электронного УПД
С 01.01.2026 электронный УПД становится обязательным для операций с прослеживаемыми товарами, при этом остальные организации могут выбирать между электронным и бумажным документооборотом.
Обязательный электронный УПД применяют участники оборота прослеживаемых товаров согласно подпунктам «г»—«е» пункта 13 положения о национальной системе прослеживаемости, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108. Электронный документ по ТКС выставляют:
продавцы прослеживаемых товаров на УСН или освобожденные от уплаты НДС
комиссионеры (агенты), реализующие прослеживаемые товары от своего имени в интересах комитента на спецрежиме
комиссионеры (агенты), приобретающие прослеживаемые товары от своего имени для комитента
комитенты (принципалы), продающие прослеживаемые товары через комиссионера, действующего от своего имени
Плательщики НДС при продаже прослеживаемых товаров выставляют электронный счет-фактуру на основании пункта 1.1 статьи 169 НК РФ и подпункта «в» пункта 13 постановления № 1108. Обязанность применять электронный формат распространяется только на эту категорию операций.
Добровольность перехода для остальных организаций означает сохранение права работать с бумажными документами после 01.01.2026. Компании, не попадающие под обязательное применение электронного УПД и использующие только товарные накладные и акты на бумаге, могут продолжать работу в прежнем порядке. Переход на электронный документооборот в этом случае остается их правом.
Организации, уже применяющие электронный обмен документами, с 01.01.2026 должны заменить форматы электронных товарных накладных и актов выполненных работ (оказанных услуг) на электронный УПД. Утрачивают силу:
Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ об электронном формате документа о передаче товаров
Приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ об электронном формате документа о передаче результатов работ и оказании услуг
Бумажные товарные накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг сохраняют юридическую силу и после 01.01.2026. Запрет вводится только на применение электронных форматов, утвержденных утрачивающими силу приказами ФНС.
Алгоритм перехода на электронный УПД
Переход на электронный УПД требует разных действий в зависимости от текущего использования ЭДО: обновления ПО для действующих пользователей или полного цикла подключения для новых участников электронного документооборота.
Действия для организаций, использующих ЭДО
Обновление бухгалтерского программного обеспечения необходимо провести до конца 2025 года. Разработчики ПО выпускают обновления, поддерживающие формат УПД 5.03. Установка обновлений занимает от нескольких часов до нескольких дней в зависимости от конфигурации системы и объема данных.
Тестовый обмен документами с контрагентами проводится после обновления программы. Организация выбирает нескольких основных партнеров и направляет им тестовые УПД. Покупатели проверяют возможность получения, открытия и подписания документов. При выявлении технических проблем их решают до начала обязательного применения нового формата.
Подключение к электронному документообороту
Выбор оператора ЭДО начинается с анализа предложений на рынке. Основные критерии выбора:
наличие у оператора аккредитации ФНС для работы с электронными счетами-фактурами
стоимость подключения и абонентского обслуживания
количество контрагентов организации, уже работающих с данным оператором
функциональность предоставляемого программного обеспечения
качество технической поддержки пользователей
После выбора оператора организация заключает договор на оказание услуг электронного документооборота. Подключение занимает от 1 до 5 рабочих дней.
Оформление усиленной квалифицированной электронной подписи требуется для лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры. Для получения УКЭП необходимо:
⒈ Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр ⒉ Подготовить пакет документов: паспорт, СНИЛС, учредительные документы организации, приказ о назначении руководителя или доверенность для иного лица ⒊ Подать заявление в удостоверяющий центр лично или через представителя ⒋ Получить сертификат ключа проверки электронной подписи на защищенном носителе
Срок изготовления УКЭП составляет от 1 до 3 рабочих дней. Стоимость варьируется от 1500 до 5000 рублей в зависимости от удостоверяющего центра и срока действия сертификата.
Электронные подписи для лиц, ответственных за оформление операций, создаются в упрощенном порядке. Многие операторы ЭДО предоставляют возможность бесплатного создания таких подписей в рамках договора на оказание услуг.
Настройка бухгалтерского программного обеспечения включает:
установку модуля для работы с оператором ЭДО
настройку параметров подключения к системе оператора
загрузку сертификатов электронных подписей
настройку шаблонов УПД со статусами «1» и «2»
тестирование формирования и отправки документов
Время настройки зависит от используемой программы и квалификации специалиста, обычно требуется от 2 до 8 часов.
Обучение сотрудников организуется до начала практического применения электронного УПД. Программа обучения включает:
принципы работы с электронными документами
порядок формирования УПД с разными статусами
правила заполнения обязательных реквизитов
процедуру подписания и отправки документов
действия при получении УПД от контрагентов
работу с ошибками и отказами в подписании
Обучение проводят представители оператора ЭДО или внутренние специалисты, прошедшие предварительную подготовку.
Согласование с контрагентами проводится в письменной форме. Организация направляет партнерам предложение о переходе на электронный документооборот с использованием УПД. В предложении указывают:
дату начала применения электронного УПД
оператора ЭДО, через которого будет осуществляться обмен
контактные данные ответственного лица для решения технических вопросов
Согласие контрагента может быть оформлено ответным письмом, подписанием дополнительного соглашения к договору или регламента электронного документооборота.
Порядок оформления электронного УПД
Заполнение электронного УПД зависит от выбранного статуса документа: статус «1» требует полного комплекта реквизитов счета-фактуры и первичного документа, статус «2» предполагает заполнение только реквизитов первичного учетного документа.
Выбор статуса документа
Продавец определяет статус УПД исходя из характера операции и необходимости выставления счета-фактуры. Статус «1» применяется когда требуется одновременно зафиксировать факт хозяйственной операции и выставить счет-фактуру для целей исчисления НДС. Такой вариант используют плательщики НДС при операциях, облагаемых налогом.
Статус «2» выбирают организации и индивидуальные предприниматели на УСН, ЕСХН, применяющие освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС согласно статье 145 НК РФ, либо реализующие товары, работы, услуги, не облагаемые НДС. В этом случае УПД используется только как первичный документ без функций счета-фактуры.
Обязательные реквизиты для статуса «1»
Грузоотправитель и грузополучатель указываются в соответствующих строках документа. Заполняют наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя и почтовый адрес. При оформлении УПД по работам или услугам, когда физическое перемещение товаров не происходит, эти строки не заполняются.
Платежно-расчетные документы отражаются в строке 5 при наличии предварительной оплаты. Указывают номер и дату каждой платежки, по которой получен аванс. Если предоплата отсутствует, в строке проставляется прочерк.
Документ об отгрузке в строке 5а содержит название, номер и дату самого УПД. Использование формулировки «тот же» не допускается согласно письмам ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368 и от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@. При формировании УПД со статусом «2» строка 5а не заполняется.
Идентификатор государственного контракта заполняется только при выполнении обязательств в рамках государственных или муниципальных закупок. Идентификатор присваивается в Единой информационной системе и содержится в заключенном контракте.
Код товара, работ, услуг проставляется в соответствующей графе по согласованию с покупателем. Обычно используют код ОКВЭД, соответствующий виду экономической деятельности. Заполнение этой графы не является обязательным, если стороны не договорились об ином.
Код вида товара указывается только при реализации импортных товаров. В графу вносят код товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Для товаров российского производства графа не заполняется.
Основание передачи, получения отражает реквизиты договора и других документов, связанных со сделкой. Указывают вид документа (договор поставки, договор оказания услуг), его номер и дату. При наличии дополнительных соглашений их реквизиты также включаются в эту строку.
Данные о транспортировке и грузе заполняются при организации доставки товара покупателю. Указывают реквизиты транспортной накладной, путевого листа или иного документа, подтверждающего перевозку. При самовывозе покупателем или при оформлении работ и услуг эта строка не заполняется.
Реквизиты первичного документа
Помимо реквизитов счета-фактуры УПД с любым статусом содержит обязательные сведения первичного учетного документа согласно части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Основание операции описывает хозяйственную операцию, по которой составлен документ. Формулировка должна четко отражать суть операции: отгрузка товаров, выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав.
Уполномоченные лица со стороны продавца и покупателя указываются с указанием должности, фамилии и инициалов. Для продавца это обычно руководитель организации или лицо, действующее по доверенности, и главный бухгалтер. Для покупателя — лица, ответственные за приемку товаров, работ, услуг.
Дополнительные сведения включаются по усмотрению продавца. Это могут быть данные о транспортировке, условиях хранения товара, гарантийных обязательствах, особых отметках покупателя.
Пример заполнения электронного УПД со статусом «1»
ООО «Альфа» (плательщик НДС, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 7743001122/774301001) 15.11.2025 отгрузило ООО «Бета» (ОГРН 9876543210987, ИНН/КПП 7725002233/772501001) партию офисной мебели по договору поставки № 45 от 20.10.2025. Покупатель внес предоплату 150 000 рублей платежным поручением № 567 от 25.10.2025. Общая стоимость отгруженной мебели — 300 000 рублей, в том числе НДС 20% — 50 000 рублей. Товар доставлен транспортной компанией по накладной № 890 от 15.11.2025.
Ключевые реквизиты УПД:
Статус: 1 Дата: 15.11.2025 Номер: 156
Строка 5 «К платежно-расчетному документу»: № 567 от 25.10.2025 Строка 5а «Документ об отгрузке»: Универсальный передаточный документ № 156 от 15.11.2025
Грузоотправитель: ООО «Альфа», 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 10 Грузополучатель: ООО «Бета», 127015, г. Москва, ул. Новослободская, д. 25
Товарная позиция:
Наименование: Комплект офисной мебели
Код товара: 31.01 (ОКВЭД)
Количество: 5 комплектов
Цена: 60 000 рублей
Стоимость без НДС: 250 000 рублей
НДС 20%: 50 000 рублей
Всего с НДС: 300 000 рублей
Основание передачи: Договор поставки № 45 от 20.10.2025 Данные о транспортировке: Транспортная накладная № 890 от 15.11.2025
Подписи со стороны продавца:
Руководитель: Генеральный директор Иванов А.Б. (УКЭП)
Ответственный за операцию: Менеджер отдела продаж Петрова С.Д. (электронная подпись)
После получения документа покупатель заполняет сведения о лицах, принявших товар, и подписывает УПД УКЭП ответственного лица. Подписанный документ направляется продавцу через оператора ЭДО.
Сроки и порядок выставления УПД
Электронный УПД выставляется при совершении операции или непосредственно после нее, при этом датой выставления считается момент поступления документа к оператору ЭДО.
Выставление электронного УПД происходит при совершении хозяйственной операции. Если оформить документ в момент операции технически невозможно, его формируют непосредственно после совершения операции согласно части 3 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Этот срок применяется независимо от статуса УПД, поскольку документ в любом случае выполняет функции первичного учетного документа.
Дата выставления УПД определяется на основании пункта 8 и подпункта «в» пункта 15 порядка выставления счетов-фактур в электронной форме, утвержденного Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н:
дата поступления документа к оператору ЭДО, зафиксированная в подтверждении о получении
дата направления УПД покупателю при оформлении документа в рамках государственных закупок через ЕИС, указанная в подтверждении уполномоченного органа
Продавец не может самостоятельно установить дату выставления. Она формируется автоматически информационной системой оператора ЭДО или ЕИС в момент получения документа.
Действия покупателя при получении УПД
Покупатель после получения электронного УПД формирует дополнительные сведения к документу. В предусмотренных полях он указывает фамилию, инициалы и должности лиц, уполномоченных на приемку товаров, работ, услуг.
Подписание УПД покупателем производится после проверки соответствия полученных товаров, выполненных работ, оказанных услуг условиям договора. Подписанный документ направляется продавцу через оператора ЭДО или ЕИС.
Срок подписания покупателем законодательно не установлен. На практике применяются следующие подходы:
⒈ Стороны фиксируют в договоре срок, в течение которого покупатель должен осмотреть и принять товар, результат работ, услугу. Этот срок определяется на основании пункта 2 статьи 513, пункта 1 статьи 720, статьи 783 ГК РФ.
⒉ Срок подписания согласовывается в отдельном соглашении об электронном документообороте между контрагентами.
⒊ При отсутствии договоренностей применяются разумные сроки исходя из характера товара, работ, услуг.
Несвоевременное подписание УПД покупателем не влияет на момент принятия расходов продавцом и момент возникновения права на вычет НДС у покупателя. Эти моменты определяются фактом отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг.
Требования к подписанию электронного УПД
Подписание электронного УПД требует применения разных типов электронных подписей в зависимости от статуса документа и стороны сделки.
Подписи со стороны продавца
Усиленная квалифицированная электронная подпись применяется для подписания УПД со статусом «1». УКЭП ставит лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур. Это может быть руководитель организации, индивидуальный предприниматель лично или иное лицо, действующее по доверенности.
Подпись главного бухгалтера на электронном УПД со статусом «1» не требуется согласно пункту 8 правил заполнения счетов-фактур, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Эта особенность отличает электронный формат от бумажного, где подпись главного бухгалтера обязательна.
Электронная подпись лица, ответственного за оформление операции применяется для УПД с любым статусом. Это может быть менеджер отдела продаж, кладовщик, инженер, подписывающий акт выполненных работ, или иной сотрудник, которому поручено оформление конкретной хозяйственной операции.
Тип электронной подписи (усиленная неквалифицированная или простая) определяется внутренними правилами организации. Многие операторы ЭДО предоставляют возможность создания таких подписей в рамках договора на оказание услуг.
Подписи со стороны покупателя
УКЭП ответственного лица требуется для подписания УПД со статусом «1». Документ в этом случае содержит счет-фактуру, который покупатель использует для применения вычета по НДС. Право на вычет подтверждается подписанным счетом-фактурой, поэтому применяется усиленная квалифицированная подпись.
Электронная подпись ответственного лица применяется при подписании УПД со статусом «2». Поскольку документ выполняет только функции первичного учетного документа без счета-фактуры, требования к типу подписи менее строгие. Покупатель может использовать усиленную неквалифицированную или простую электронную подпись.
Организация самостоятельно определяет сотрудников, ответственных за подписание УПД. Обычно это работники, в должностные обязанности которых входит приемка товаров, работ, услуг: кладовщики, инженеры, менеджеры по закупкам.
Типичные ошибки при переходе на электронный УПД
Основные проблемы при внедрении электронного УПД связаны с недостаточной подготовкой технической инфраструктуры и несогласованностью действий с контрагентами.
Несогласование с контрагентами приводит к ситуации, когда продавец направляет электронный УПД, а покупатель не может его получить или обработать из-за отсутствия технической возможности. Особенно критична эта ошибка при работе с государственными заказчиками, где согласование обязательно по закону.
Неправильное заполнение строки 5а возникает при использовании формулировки «тот же» вместо указания полного названия, номера и даты документа. Налоговые органы могут отказать в вычете НДС при выявлении такой ошибки в ходе камеральной проверки.
Отсутствие тестирования обмена перед началом обязательного применения электронного УПД ведет к срыву документооборота в критический момент. Технические проблемы выявляются в процессе реальной работы, когда их оперативное решение затруднено.
Несвоевременное обновление программного обеспечения не позволяет формировать УПД в новом формате 5.03. Старые версии программ создают документы в форматах, которые утрачивают силу с 01.01.2026.
Путаница со статусами документа происходит когда организация на УСН выставляет УПД со статусом «1». Такой документ содержит счет-фактуру, которую неплательщик НДС не имеет права выставлять. Покупатель не может принять такой УПД к вычету.
Использование неподходящего типа электронной подписи делает документ юридически ничтожным. Применение простой электронной подписи вместо УКЭП для подписания УПД со статусом «1» лишает покупателя права на вычет НДС.
Отсутствие обучения сотрудников приводит к систематическим ошибкам при заполнении реквизитов, неправильному выбору статуса документа, нарушению процедуры подписания и отправки.
Используемые нормативные акты
Налоговый кодекс РФ (статья 169)
Гражданский кодекс РФ (статьи 513, 720, 783)
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008
Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108 «О национальной системе прослеживаемости товаров»
Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС»
Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»
Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ «Об утверждении формата универсального передаточного документа»
Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата документа о передаче товаров» (утрачивает силу с 01.01.2026)
Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата документа о передаче результатов работ и документа об оказании услуг» (утрачивает силу с 01.01.2026)
Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н «О порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме»
Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении УПД»
Письмо ФНС России от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623 «О применении УПД»
Письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 «О применении УПД в рамках одного договора»
Письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368 «О заполнении строки 5а УПД»
Письмо ФНС России от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@ «О заполнении УПД»
Письмо Минфина России от 23.01.2017 № 02-07-10/3039 «О применении УПД при госзакупках»
Вопросы по применению электронного УПД
Можно ли использовать бумажные накладные после 01.01.2026?
Да, бумажные товарные накладные и акты выполненных работ (оказанных услуг) сохраняют юридическую силу после 01.01.2026. Запрет вводится только на электронные форматы документов о передаче товаров и результатов работ, утвержденные приказами ФНС № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@.
Организации, не использующие электронный документооборот, могут продолжать работать с бумажными документами в прежнем порядке. Переход на электронный УПД для них не является обязательным, за исключением случаев работы с прослеживаемыми товарами.
При работе с бумажными документами организация применяет формы накладных и актов, утвержденные в учетной политике. Это могут быть унифицированные формы (ТОРГ-12, акты форм КС-2, КС-3) или самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты первичного документа согласно части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.
Обязательно ли согласовывать применение электронного УПД с контрагентами?
Согласование обязательно при работе с государственными и муниципальными заказчиками согласно письму Минфина от 23.01.2017 № 02-07-10/3039. В отношении коммерческих контрагентов законодательное требование о согласовании отсутствует.
Однако на практике согласование целесообразно проводить со всеми партнерами. У контрагента может не быть технической возможности получать и обрабатывать электронные документы. В таком случае одностороннее направление электронного УПД не создает юридически значимых последствий.
Согласование оформляют путем обмена письмами, подписания дополнительного соглашения к договору или отдельного регламента электронного документооборота. В документе о согласовании указывают дату начала применения электронного УПД, оператора ЭДО для обмена документами, контактные данные ответственных лиц.
Какой статус УПД выбрать при оформлении работ и услуг?
Выбор статуса зависит от режима налогообложения продавца и характера операции. Плательщики НДС при выполнении работ или оказании услуг, облагаемых налогом, применяют статус «1». Такой УПД одновременно является счетом-фактурой и актом выполненных работ (оказанных услуг).
Организации на УСН, ЕСХН или применяющие освобождение от НДС используют статус «2». Документ в этом случае выполняет только функции акта без счета-фактуры.
При заполнении УПД со статусом «1» по работам и услугам не заполняются строки о грузоотправителе и грузополучателе, поскольку физическое перемещение товаров не происходит. Строка «Данные о транспортировке и грузе» также остается пустой.
Как заполнять строку 5а в УПД со статусом «1»?
В строке 5а «Документ об отгрузке» указывают полное название документа, его номер и дату. Для УПД правильная формулировка: «Универсальный передаточный документ № [номер] от [дата]». Использование формулировки «тот же» не допускается согласно письмам ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368 и от 30.06.2025 № ЕА-4-26/6254@.
Номер и дата в строке 5а совпадают с номером и датой самого УПД, указанными в заголовке документа. Эта строка заполняется только в УПД со статусом «1», поскольку является обязательным реквизитом счета-фактуры.
При оформлении УПД со статусом «2» строка 5а не заполняется. В электронном формате соответствующее поле просто не содержит значения.
Можно ли в рамках одного договора использовать УПД и обычные документы?
Да, в рамках одного договора организация может по одним операциям выставлять обычные счета-фактуры с товарными накладными или актами, а по другим — УПД. Такую позицию подтверждает письмо ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963.
Выбор формы документа зависит от удобства оформления конкретной операции, особенностей учета у покупателя, технической оснащенности сторон. Главное требование — правильное оформление выбранного документа со всеми обязательными реквизитами.
При совмещении разных форм документов целесообразно закрепить критерии выбора в учетной политике или договоре с контрагентом. Например, УПД применяется для стандартных отгрузок серийной продукции, а обычные счета-фактуры с актами — при выполнении нестандартных работ.
Кто должен подписывать электронный УПД у покупателя?
Со стороны покупателя электронный УПД подписывает лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни. Для УПД со статусом «1» требуется УКЭП этого лица, для УПД со статусом «2» достаточно электронной подписи (усиленной неквалифицированной или простой).
Организация самостоятельно определяет сотрудников, уполномоченных на подписание документов. Обычно это работники, в должностные обязанности которых входит приемка товаров, работ, услуг: кладовщики при получении товаров, инженеры при приемке результатов строительных работ, менеджеры по закупкам при получении услуг.
Полномочия на подписание УПД закрепляют в должностной инструкции работника или отдельным приказом руководителя. Список лиц, имеющих право подписи, целесообразно довести до сведения поставщиков для исключения споров о полномочиях.
В какой срок покупатель должен подписать УПД?
Законодательно срок подписания УПД покупателем не установлен. Стороны определяют его договором или соглашением об электронном документообороте.
В договоре обычно фиксируют срок, в течение которого покупатель должен осмотреть и принять товар, результат работ, услугу. Этот срок определяется на основании пункта 2 статьи 513, пункта 1 статьи 720, статьи 783 ГК РФ. В течение согласованного срока покупатель проверяет соответствие полученного условиям договора и подписывает УПД.
При отсутствии договоренностей применяются разумные сроки исходя из характера товара, работ, услуг. Для скоропортящихся товаров это несколько часов или дней, для сложного оборудования — несколько недель с учетом времени на проведение испытаний.
Несвоевременное подписание УПД покупателем не влияет на налоговые последствия для обеих сторон. Продавец признает выручку в момент отгрузки независимо от подписания документа покупателем. Покупатель получает право на вычет НДС при наличии правильно оформленного счета-фактуры, выставленного продавцом.
