Журнал

ФНС об электронном документообороте. Виды ЭП и правила хранения документов

ФНС России разработала методические рекомендации по внедрению электронного документооборота (ЭДО) для организаций и физических лиц.

Документ содержит 10 разделов, охватывающих ключевые аспекты ЭДО: виды, преимущества, особенности внедрения, хранение электронных документов, типы электронных подписей и процедуру их получения.

Рекомендации также включают анализ типичных ошибок при внедрении ЭДО и способы их устранения. В конце статьи представлен чек-лист по теме статьи.

Что такое ЭДО и кому он нужен?

ЭДО - это система обмена электронными документами между организациями, физлицами и госорганами, заменяющая традиционный бумажный документооборот.
ЭДО необходим:
  1. Организациям всех форм собственности для оптимизации внутренних процессов и взаимодействия с контрагентами.
  2. Индивидуальным предпринимателям для упрощения отчетности и коммуникации с клиентами и поставщиками.
  3. Физическим лицам для удобного взаимодействия с государственными органами и коммерческими организациями.
  4. Государственным органам для повышения эффективности работы с гражданами и юридическими лицами.

Какие виды ЭДО существуют?

ФНС выделяет несколько видов ЭДО, каждый из которых предназначен для решения специфических задач документооборота.
  1. Внутренний ЭДО: используется для обмена документами внутри организации.
  2. Внешний ЭДО: применяется для обмена документами между организациями.
  3. Отраслевой ЭДО: специализированные системы для определенных отраслей (например, для медицины или строительства).
  4. B2G ЭДО: для взаимодействия бизнеса с государственными органами.
  5. Роуминг ЭДО: обмен документами между пользователями разных операторов ЭДО.

Каковы преимущества внедрения ЭДО?

Внедрение ЭДО предоставляет ряд существенных преимуществ, повышающих эффективность работы организации и снижающих издержки.
  1. Экономия времени: ускорение процессов обмена и обработки документов.
  2. Снижение затрат: уменьшение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов.
  3. Повышение безопасности: защита документов от потери, повреждения и несанкционированного доступа.
  4. Улучшение контроля: возможность отслеживать статус документов в реальном времени.
  5. Экологичность: сокращение использования бумаги способствует защите окружающей среды.

Как правильно хранить электронные документы?

Хранение электронных документов должно обеспечивать их сохранность, неизменность и возможность проверки подлинности в течение установленных законом сроков.
  1. Используйте надежные системы хранения данных с регулярным резервным копированием.
  2. Обеспечьте защиту от несанкционированного доступа с помощью современных средств информационной безопасности.
  3. Сохраняйте метаданные документов, включая информацию об электронной подписи.
  4. Регулярно проводите проверку целостности и читаемости хранимых документов.
  5. Соблюдайте установленные законодательством сроки хранения для различных типов документов.
🔍 Пример: Компания “ГаммаФинанс” внедрила систему хранения электронных документов с шифрованием и ежедневным резервным копированием. Это позволило обеспечить 100% сохранность документов и успешно пройти налоговую проверку, предоставив все необходимые документы в электронном виде.

Какие виды электронной подписи существуют и как ее получить?

Существует три вида электронной подписи (ЭП), каждый из которых имеет свой уровень юридической значимости и области применения.
  1. Простая электронная подпись (ПЭП): используется для несложных операций, например, для входа в личный кабинет.
  2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП): применяется для внутреннего документооборота и некоторых видов внешнего взаимодействия.
  3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): имеет наивысшую юридическую силу и используется для официального документооборота, включая взаимодействие с государственными органами.
Для получения УКЭП необходимо:
  1. Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр.
  2. Подготовить необходимые документы (паспорт, СНИЛС, ИНН).
  3. Подать заявление на выпуск УКЭП.
  4. Получить носитель с ключом электронной подписи.

Используемые нормативные акты

  • Методические рекомендации ФНС по внедрению электронного документооборота в целях обеспечения популяризации использования электронного документооборота среди граждан и организаций РФ
  • Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи”
  • Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ “Об утверждении формата представления документов (чеков) в электронной форме”
2024-10-07 11:51 Новости Прочее